Нужна ли система автоматизации гибким рабочим пространствам? Рассказываем на примере сервисного офиса CASE.
О кейсе
Цель
Автоматизировать типовые задачи обслуживания.
Результат
Внедрили систему Wave Service для автоматизации рутинных задач. Теперь во всех зонах сервисного офиса есть новый канал связи резидентов и администраторов. Резиденты бронируют переговорные и сообщают о проблемах через QR-коды, а администраторы собирают обратную связь и отслеживают статистику в едином приложении.
Рабочее пространство 21 века для компаний и фрилансеров
По статистике РБК, средний уровень заполняемости коворкингов и гибких офисов в Москве и Санкт-Петербурге на конец 2020 показал рекордный рост до 70-75%.
Пандемия COVID-19 и массовые переходы на удалённую работу только усилили интерес к современным решениям для организации рабочих пространств.
Современное рабочее пространство
В гибком офисе место найдётся всем и на любой бюджет: фрилансеры чаще арендуют рабочее место open space, компании — отдельные офисные блоки.
Отсюда и разница в названиях на просторах поисковиков.
На рынке СНГ коворкингом принято считать общую зону с рабочими местами. А гибким или сервисным офисом — многофункциональный офис с более комфортными условиями аренды для компаний.
Андрей Никифоров
Руководитель отдела продаж в Wave Service
Привет, я Андрей. С радостью помогу вам.
Обычно отвечаю до конца дня.
Кто создаёт атмосферу и удобство в гибких пространствах
Гибкое пространство — это не только стул, стол и доступ к интернету. Такие офисы прежде всего любят за атмосферу и комфортные условия во всём.
Удобное рабочее место, возможность по-настоящему отдохнуть за чашкой вкусного кофе в стильных лаунджах, а после работы поучаствовать в мастер-классах или просто пообщаться с единомышленниками. Для компаний предусмотрены краткосрочные условия аренды — так бизнесы оптимизируют расходы и используют рабочие места только в случае необходимости.
Ещё удобно и то, что не нужно нанимать администраторов и переживать о wi-fi, техническом оснащении, услугах клининга, ремонта и оплаты счетов. Пока вы работаете в располагающей атмосфере, управляющая компания гибкого пространства заботится о вашем комфорте и решает рутинные задачи обслуживания так, что вы часто этого даже не замечаете.
По опросам РБК, коворкинги начинают активнее внедрять интеллектуальные решения для снижения нагрузки на персонал и минимизации контактов в постковидное время. Онлайн-бронирование мест и переговорных, мобильное управление офисом, система бесконтактного доступа — это уже не роскошь, а необходимость для управляющей компании.
Мы в Wave Service понимаем, насколько важно сейчас быстро реагировать на любые вызовы и передавать рутинные задачи технологиям, и готовы со своей стороны предложить решение.
Как Wave Service помогает сервисному офису CASE
В мае 2022 года мы начали сотрудничество с гибким офисом CASE.
О клиенте
Сервисный офис «CASE»
Деятельность
Аренда, организация гибкого рабочего пространства для компаний и фрилансеров.
Описание
В CASE оборудовано 220 рабочих мест для компаний и фрилансеров
Площадь сервисного офиса — 1200 м²
Сервисное обслуживание на уровне бизнес-центра класса А в центре Санкт-Петербурга
CASE — это гибкий офис на 220 рабочих мест в центре Санкт-Петербурга. Здесь есть отдельные кабинеты, open space, трансформируемые переговорные, ресепшн, общая кухня, coffee-point, лаундж-зона, игровая комната и душевая.
CASE относится к гибким офисам среднего размера, но даже здесь есть длинный список рутинных задач, которые всегда должны выполняться оперативно.
«Пока вы будете заниматься любимым делом и развивать свой бизнес, мы позаботимся о комфорте — возьмём все административно-бытовые вопросы на себя» — сервисный офис CASE
Чем приложение Wave Service нравится резидентам
С начала сотрудничества во всех зонах пространства CASE на видных местах появились QR-коды Wave Service для оперативной передачи информации о проблемах сотрудникам коворкинга.
QR-код Wave Service в сервисном офисе CASE
Если раньше необходимо было прерывать работу и идти к администратору, сейчас можно отсканировать QR-код и завести заявку, не отходя от рабочего места.
Резиденты положительно реагируют и на то, что приложение не надо устанавливать. По опыту знаем — не всем нравится, когда их заставляют установить что-то на телефон. С Wave Service это и необязательно :)
Достаточно отсканировать QR-код, откроется мини-приложение, в котором можно завести заявку.
Приложение Wave Service для сервисного офиса CASE
Как приложение помогает администраторам
Для управляющих система Wave Service тоже стала отличным помощником.
Резиденты активнее сообщают о проблемах и делятся обратной связью — ведь это удобно, потому что телефон всегда под рукой. Так администраторы лучше понимают своих клиентов и видят полную картину обслуживания, которая нередко кроется в мелочах.
Например, статистика Wave Service показывает, что вопросы климата и температуры в коворкингах особенно важны. Если в классических офисах из общего числа заявок только около 8% приходится на климат, то в коворкингах в среднем доля заявок этого типа составляет уже 36%.
Простое и удобное приложение помогает привлекать современную аудиторию — все знают, как зуммеры и миллениалы любят решать вопросы через приложения и чаты:) Чем меньше личных контактов и коммуникаций на пути к результату – тем комфортнее для резидента, особенно это актуально в постковидное время.
Система позволяет эффективно распределить ресурсы и снизить нагрузку на персонал. Заявки по уборке, климату или ремонту сразу приходят ответственным исполнителям, поэтому администраторы продолжают заниматься развитием пространства, не отвлекаясь на рутинные задачи.
Автоматизация типовых задач обслуживания
Управляющие CASE на ежедневной основе следят за чистотой, исправностью мебели, техники, климатом и всем, что влияет на комфорт резидента. Сейчас им в этом активно помогает наш service desk:
Поддержание чистоты и порядка
Ежедневная уборка — это обязательная практика в CASE. Однако нередко бывают ситуации, когда кто-то может случайно пролить кофе или что-то рассыпать. Чтобы оперативно всё исправить, достаточно отсканировать QR-код в нужной зоне и завести заявку на уборку.
Пристальный контроль за состоянием всей техники
Администрация коворкинга следит и за состоянием всей техники. Так в ответственный момент презентации у вас не сломается проектор, принтер не испортит печать важного документа, а на кухне всегда будет горячий чай или кофе. Если же резидент заметит проблему, он также может сообщить об этом через приложение.
Проверка мебели и порядка рабочей зоны
Здесь тоже всегда поддерживается порядок. Удобные для работы столы и мягкие стулья всегда должны быть в исправном состоянии. Если что-то сломалось, в приложении предусмотрена заявка на ремонт, которая сразу же придёт ответственному сотруднику коворкинга.
Регулировка температуры
Для поддержания комфортного температурного режима всегда исправно работает система кондиционирования и вентиляции. Если в помещении становится слишком жарко или холодно, резиденты могут запросить регулировку кондиционеров через QR-код.
Контроль освещения
Управляющие заботятся и о правильном уровне освещённости для длительной работы за компьютером. Заявки на любой ремонт освещения закрываются быстро, поэтому ни одна перегоревшая лампочка не повлияет на работу резидента.
Пополнение расходников
Маркеры, ручки, мелки, бумага, чай-кофе-снеки — всё это всегда должно быть в наличии. Когда чего-то не хватает, можно также сообщить об этом через приложение.
Постоянный доступ к интернету
Тут много говорить не приходится. Высокоскоростной интернет и его бесперебойная работа в наше время — это обязательное условие. К интернету можно подключиться по QR-коду.
«Такие инструменты это уже must have для каждого коворкинга и бизнес-центра. Системы позволяют арендаторам и резидентам быстро доносить информацию до сотрудников, и главное — ни одна заявка не потеряется.» — Юлия Дернова, управляющая сервисного офиса CASE
Автоматизация бронирований
Помимо рутинных задач с заявками, мы автоматизировали бронирование переговорных комнат. Арендаторы открывают приложение, выбирают помещение и удобное время для совещания, разговора с клиентом или презентации.
Бронирование переговорных в приложении Wave Service
Все заявки фиксируются в системе. Администрация CASE видит подробные отчёты и аналитику в веб-приложении.
В будущем это поможет структурировать рабочее время сотрудников и оценить эффективность эксплуатации пространства, а затем принять стратегические решения по развитию. Например, если какую-либо переговорную используют редко, её можно превратить в рабочее место для новых резидентов, и наоборот.
Что ещё возможно автоматизировать в гибридном офисе с помощью Wave Service
Пока наше сотрудничество с CASE только набирает обороты: мы оптимизировали только самые нужные процессы, и, конечно, надеемся, что дальше — больше.
Вот, например, как ещё Wave Service может помочь гибким офисам с автоматизацией процессов:
Проведение плановых обходов, уборок, техобслуживания по чек-листам.
Плановые мероприятия — это возможность действовать на опережение и решать проблемы до того, как их заметят резиденты вашего пространства.
Через систему это ещё удобнее — заранее настроенное расписание и чек-листы сокращают время на организацию и проведение обходов. Если, например, на маршруте обхода зафиксированы неисправности, система сразу заведёт соответствующие заявки на их устранение. В обходе обнаружена перегоревшая лампочка? Не проблема, заявка на замену уже пришла ответственному сотруднику.
Учёт товарно-материальных ценностей и проведение инвентаризаций.
Так вы всегда будете знать, в каком состоянии находится техника, мебель, нужно ли увеличивать или уменьшать запасы канцтоваров, кофе и снеков.
Функциональность бронирования также можно расширить.
Помимо переговорных мы можем добавить бронирование рабочих мест, парковок и даже оборудования — например, проекторов или очков виртуальной реальности.
Интеграция с системой контроля и управления доступа (СКУД).
Резиденты смогут получить круглосуточный доступ к рабочему месту без обязательного присутствия администратора в ночную смену. Доступ к рабочему месту через мобильное приложение также добавляет удобства клиентам и экономит ваши ресурсы.
Wave Service легко адаптировать под новые форматы рабочих пространств. Мы понимаем, насколько важно сейчас оставаться гибкими и уметь быстро отвечать на все вызовы нашего времени — и система Wave Service всё это умеет.
Если вам интересно узнать больше о том, как можно автоматизировать работу в вашем гибком пространстве — напишите нам. Мы подробно расскажем, как Wave Service помогает оцифровать обслуживание, поддерживать сервис на высоком уровне и оперативно реагировать на любые проблемы.
