О кейсе

case banner

Клиент

Управляющая компания «Теорема»

Цель

Упростить выдачу временных пропусков для посетителей бизнес-центров

Результат

Автоматизировали выдачу временных пропусков. Теперь сотрудники и арендаторы заводят пропуска через приложение, а посетители проходят по QR-коду — и всё без очередей и журналов на пункте охраны.

Клиент — УК «Теорема»

«Теорема» — управляющая компания и надёжный девелопер в Санкт-Петербурге.

О клиенте

case banner
logo

Деятельность

Аренда, девелопмент, эксплуатация коммерческой и загородной недвижимости

Результат 25-летней работы

  • 10 комфортабельных бизнес-центров класса А и B+ с высокой заполняемостью

  • 440 тысяч квадратных метров офисных, торговых и складских площадей в управлении

  • Сервисное обслуживание на уровне класса А, прекрасная инженерная оснащённость и развитая инфраструктура

  • 11 наград за реализацию проектов

Контекст: знакомство и раннее сотрудничество

Сотрудничество с управляющей компанией «Теорема» началось в 2019 году.

В то время наша компания WavePoint взяла на поддержку продукт smart.space. Это система для взаимодействия собственников, арендаторов и представителей управляющих компаний. Основная задача продукта — повысить качество и скорость обслуживания через использование QR-кодов в помещениях.

Здесь можно почитать подробнее о том, как связаны Wave Service и smart.space и почему мы встали на путь универсального Service desk.

Сейчас УК «Теорема» — это ключевой заказчик Wave Service (брендированная версия: приложение «Теорема» и один из главных генераторов идей по развитию продукта.

Временные пропуска: проблемы и поиск решения

Управляющая компания «Теорема» серьёзно относится к пропускной системе на своих объектах. Чтобы не допустить проблем с безопасностью, в бизнес-центрах предусмотрены временные и постоянные пропуска.

Для сотрудников УК и арендаторов существуют постоянные пропуска. Процедура оформления стандартная для многих компаний, проводится разово через отделы кадров и службу безопасности.

С временными пропусками ситуация сложнее.

По статистике Wave Service, в будний день объекты «Теоремы» посещают примерно 1300 человек, которым необходим временный пропуск. Среди них курьеры, доставщики воды, гости арендаторов и грузчики.

Оформление временных пропусков по старинке вызывает неприятные ассоциации:

  • отстоять очередь к охране
  • заполнить бумажный журнал
  • предъявить личные документы
  • подождать, пока всё проверят
  • не потерять временную карту-пропуск
  • и не заразиться COVID

И всё для того, чтобы, например, доставить документы.

Такая ситуация плохо отражалась на лояльности к управляющей компании, и попросту вызывала раздражение посетителей и потенциальных клиентов. И уже в 2016 году «Теорема» занялась поиском решения.

Чтобы централизовать поток заявок на пропуска, процесс организовывали так: арендаторы обращались к менеджерам отдела аренды, и те уже вручную занимались оформлением пропусков. Но со временем количество бизнес-центров и арендаторов росло, и этот подход стал неэффективным.

Директор по маркетингу УК «Теорема» Марина Холдобо

«Мы управляем 10 бизнес-центрами — это очень большой поток людей, около тысячи разных бизнесов. У сотрудников УК уходило много времени на оформление временных пропусков. И руководство компании приняло решение оптимизировать эту задачу» — Марина Холдобо, директор по маркетингу УК «Теорема»

Главное условие «Теоремы» для потенциального решения — всё должно быть подконтрольно:

  • Прозрачно. Управляющая компания должна всегда знать, кто и зачем приходил в бизнес-центр.

  • Удобно. Посетители не должны нервничать и стоять в очередях у службы охраны, чтобы получить пропуск.

Что не устраивало в ранних решениях

Первоначально выдача пропусков осуществлялась по SMS через систему контроля и управления доступом (СКУД). На тот момент в УК уже использовали систему Nedap AEOS.

Чтобы запросить пропуск, необходимо было отправить SMS по предельно точному алгоритму: с верным указанием целей посещения, личного номера заявителя и контактов гостя.

Пропуск выдавался только в том случае, если номер заявителя был в базе проверенных контактов «Теоремы». Для этого арендаторы предварительно писали в отдел аренды с просьбой одобрить их контакты для получения пропусков.

Пропуска по SMS оказались не самым удобным решением для пользователей:

  • Строгая форма заполнения требовала много времени и предельной точности: необходимо знать, куда отправить сообщение и какие данные указать.

  • Если заявитель допускал ошибку, система не разрешала дальнейшую выдачу пропуска. Процедуру приходилось выполнять заново.

  • В ранней версии smart.space существовал только один вид пропуска — гостевой — для тех, кто приходил к арендаторам бизнес-центров: курьеры, покупатели, грузчики и т.д. Это не закрывало всех потребностей УК, поэтому большую часть нагрузки всё ещё брал на себя отдел аренды.

Как мы помогли

В конце 2019 команда Wave Service вместе с «Теоремой» приступили к доработке приложения, и сейчас оно успешно применяется во всех бизнес-центрах УК.

«Это технологичное решение, которым активно пользуются и сотрудники УК, и арендаторы. Всё в системе прозрачно и подконтрольно. Так мы точно уверены в безопасности на своих объектах» — Марина Холдобо, директор по маркетингу УК «Теорема»

Мы интегрировали нашу систему через API со СКУД «Теоремы» и добавили новые типы пропусков.

Сейчас пропускная система для посетителя функционирует просто: ему приходит SMS с данными для входа, на этом всё взаимодействие заканчивается.

SMS с временным пропуском в бизнес-центрg

SMS с временным пропуском в бизнес-центр

На входе в бизнес-центр рядом с турникетами на вход стоят автоматы для печати пропусков. Так у посетителя есть выбор: распечатать QR-код по PIN-коду из SMS, либо отсканировать QR-код с телефона.

Для арендаторов процесс тоже удобен: нужно просто открыть приложение и завести заявку без дополнительного согласования в отделах аренды.

Это уже вполне привычно для арендаторов, так как они используют приложение и для других типов заявок — например, для уборки или ремонта.

Заявка на выдачу пропуска в приложении

Заявка на выдачу пропуска в приложении

Что получилось

Благодаря слаженной работе с «Теоремой», мы смогли облегчить работу отдела аренды и службы охраны.

  • Ранее на пропускных пунктах объектов «Теоремы» работали 2 охранника, чтобы избежать большого скопления очередей. Сейчас достаточно одного сотрудника, поскольку пропала необходимость проверять документы и записывать информацию о госте — всё уже есть в системе.
  • В рабочий день через приложение оформляют около 1300 пропусков. В выходной — около 150 пропусков.
  • Пропуск в среднем оформляется за 3 минуты.

Менеджерам отдела аренды больше не нужно вручную обрабатывать запросы на временный пропуск. Арендаторы активно заказывают гостевые пропуска самостоятельно через приложение: за день стало обрабатываться втрое больше заявок. Насколько это оказалось удобно — показываем на графике ниже.

Динамика заказа временных пропусков в УК «Теорема» Динамика заказа временных пропусков в УК «Теорема»

Как сейчас заводятся пропуска в системе

  1. Арендатор заводит заявку «Оформить пропуск» в мобильном приложении.
  2. Система проверяет наличие прав и корректность заполнения данных.
  3. Если всё в порядке, заявка подтверждается. Если что-то не так, заявка отклоняется и обязательно указывается причина. В обоих случаях арендатору приходит push-уведомление.
  4. Посетителю приходит SMS с QR-кодом, который и служит пропуском в бизнес-центр.
  5. Посетитель прикладывает QR-код к турникету на пункте охраны и проходит без заполнения бумажных журналов и предъявления документов.
  6. Специалист службы охраны на мониторе видит всю информацию: кто этот человек, к кому он пришёл и с какой целью.

Важный нюанс: чтобы пользователь мог завести эту заявку, у него должны быть определённые права. Права и роли назначаются управляющей компанией.

Когда заезжают новые арендаторы, они подают список сотрудников и указывают, какие права требуются пользователям. Менеджеры отдела аренды единожды обрабатывают информацию и назначают права. Если у арендатора есть такие права, ему доступна заявка «Заказать пропуск» с выбором нужного типа пропуска.

Что мы автоматизировали

Сейчас в системе «Теоремы» есть несколько видов заявок на выдачу пропуска:

  • Пропуск для гостя

    Самая популярная заявка.

    Всего за период с 2020-2022 после доработок приложения было заведено более 570 тысяч заявок на оформление гостевого пропуска.

  • Пропуск для выноса или доставки товарно-материальных ценностей курьерами

    Ещё одна популярная и важная заявка в системе — 50 тысяч пропусков этого типа за три года использования.

    Используется при заезде/выезде арендаторов из помещений. Так грузовой лифт используется только по назначению, а сотрудники УК уверены, что у арендатора нет долгов по аренде, и он может спокойно выехать.

    В заявке перечисляется список ТМЦ для учёта в охранном пункте. Это просто и удобно для охраны: специалист сверяет имущество по готовому списку и не тратит время на заполнение бумажной отчётности.

  • Пропуск для выноса товарно-материальных ценностей арендаторами

    Используется при переезде арендаторов из бизнес-центров. Через Wave Service заведено более 9 тысяч заявок.


Наша статистика однозначно подтверждает, что автоматизация пропускной системы — это выгодное решение. Так, вы экономите значительное количество собственного времени и ресурсов, повышаете лояльность к вашей управляющей компании и выглядите современно и высокотехнологично для арендаторов.

Если вы используете на своих объектах систему контроля и управления доступом, и назрела задача автоматизировать оформление временных пропусков, напишите нам. Предложим оптимальный вариант для вашего бизнеса и поможем всё настроить.

Рекомендуем к прочтению

Баннер: Вежливые ответы в один клик

Продукт

Вежливые ответы в один клик: как мы помогаем управляющим компаниям держать планку высокого сервиса

Рассказываем, почему мы решили добавить шаблоны быстрых ответов для исполнителей и как ими пользоваться.

читать 5 минут1 сентября 2022
Баннер: кейс применения Service desk в коворкинге

Кейс

Сервисные офисы и коворкинги: стильно, модно, а как обслуживать? Поможет Service desk

Нужна ли система автоматизации гибким рабочим пространствам? Рассказываем на примере сервисного офиса CASE.

читать 9 минут18 августа 2022
Баннер: Service desk или WhatsApp с Excel

Продукт

Service desk или WhatsApp* с Excel. Как управляющей компании автоматизировать внутренние задачи и выжить

Многие УК работают с внутренними задачами в мессенджерах и таблицах Excel. Разбираемся, когда пора от этого отказаться.

читать 12 минут5 августа 2022

Пробуйте бесплатно 30 дней

Начните использовать
современный инструмент
для обслуживания вашей недвижимости.
Начните использовать современный инструмент для обслуживания вашей недвижимости.
Начните использовать современный инструмент для обслуживания вашей недвижимости.
Начните использовать современный инструмент
для обслуживания вашей недвижимости.
YouTube
YouTube
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А