Подготовили кейс с УК «Теорема». Рассказываем, как и зачем стоит автоматизировать выдачу временных пропусков в бизнес-центры.
О кейсе
Цель
Упростить выдачу временных пропусков для посетителей бизнес-центров.
Результат
Автоматизировали выдачу временных пропусков. Теперь сотрудники и арендаторы заводят пропуска через приложение, а посетители проходят по QR-коду — и всё без очередей и журналов на пункте охраны.
Контекст: знакомство и раннее сотрудничество с УК «Теорема»
«Теорема» — управляющая компания и надёжный девелопер в Санкт-Петербурге.
О клиенте
Управляющая компания «Теорема»
Деятельность
Аренда, девелопмент, эксплуатация коммерческой и загородной недвижимости.
Результат 25-летней работы
10 комфортабельных бизнес-центров класса А и B+ с высокой заполняемостью
440 тысяч квадратных метров офисных, торговых и складских площадей в управлении
Сервисное обслуживание на уровне класса А, прекрасная инженерная оснащённость и развитая инфраструктура
11 наград за реализацию проектов
Сотрудничество с УК «Теорема» началось в 2019 году.
В то время наша компания WavePoint взяла на поддержку продукт smart.space. Это система для взаимодействия собственников, арендаторов и представителей управляющих компаний. Основная задача продукта — повысить качество и скорость обслуживания через использование QR-кодов в помещениях.
Здесь можно почитать подробнее о том, как связаны Wave Service и smart.space и почему мы встали на путь универсального Service desk.
Сейчас УК «Теорема» — это ключевой заказчик Wave Service (брендированная версия: приложение «Теорема» и один из главных генераторов идей по развитию продукта.
Временные пропуска: проблемы и поиск решения
Управляющая компания «Теорема» серьёзно относится к пропускной системе на своих объектах. Чтобы не допустить проблем с безопасностью, в бизнес-центрах предусмотрены временные и постоянные пропуска.
Для сотрудников УК и арендаторов существуют постоянные пропуска. Процедура оформления стандартная для многих компаний, проводится разово через отделы кадров и службу безопасности.
С временными пропусками ситуация сложнее.
По статистике Wave Service, в будний день объекты «Теоремы» посещают примерно 1300 человек, которым необходим временный пропуск. Среди них курьеры, доставщики воды, гости арендаторов и грузчики.
Оформление временных пропусков по старинке вызывает неприятные ассоциации:
- отстоять очередь к охране
- заполнить бумажный журнал
- предъявить личные документы
- подождать, пока всё проверят
- не потерять временную карту-пропуск
- и не заразиться COVID
И всё для того, чтобы, например, доставить документы.
Такая ситуация плохо отражалась на лояльности к управляющей компании, и попросту вызывала раздражение посетителей и потенциальных клиентов. И уже в 2016 году «Теорема» занялась поиском решения.
Чтобы централизовать поток заявок на пропуска, процесс организовывали так: арендаторы обращались к менеджерам отдела аренды, и те уже вручную занимались оформлением пропусков. Но со временем количество бизнес-центров и арендаторов росло, и этот подход стал неэффективным.
«Мы управляем 10 бизнес-центрами — это очень большой поток людей, около тысячи разных бизнесов. У сотрудников УК уходило много времени на оформление временных пропусков. И руководство компании приняло решение оптимизировать эту задачу» — Марина Холдобо, директор по маркетингу УК «Теорема»
Главное условие «Теоремы» для потенциального решения — всё должно быть подконтрольно:
Прозрачно. Управляющая компания должна всегда знать, кто и зачем приходил в бизнес-центр.
Удобно. Посетители не должны нервничать и стоять в очередях у службы охраны, чтобы получить пропуск.
Что не устраивало в ранних решениях
Первоначально выдача пропусков осуществлялась по SMS через систему контроля и управления доступом (СКУД). На тот момент в УК уже использовали систему Nedap AEOS.
Чтобы запросить пропуск, необходимо было отправить SMS по предельно точному алгоритму: с верным указанием целей посещения, личного номера заявителя и контактов гостя.
Пропуск выдавался только в том случае, если номер заявителя был в базе проверенных контактов «Теоремы». Для этого арендаторы предварительно писали в отдел аренды с просьбой одобрить их контакты для получения пропусков.
Пропуска по SMS оказались не самым удобным решением для пользователей:
Строгая форма заполнения требовала много времени и предельной точности: необходимо знать, куда отправить сообщение и какие данные указать.
Если заявитель допускал ошибку, система не разрешала дальнейшую выдачу пропуска. Процедуру приходилось выполнять заново.
В ранней версии smart.space существовал только один вид пропуска — гостевой — для тех, кто приходил к арендаторам бизнес-центров: курьеры, покупатели, грузчики и т.д. Это не закрывало всех потребностей УК, поэтому большую часть нагрузки всё ещё брал на себя отдел аренды.
Как мы помогли
В конце 2019 команда Wave Service вместе с «Теоремой» приступили к доработке приложения, и сейчас оно успешно применяется во всех бизнес-центрах УК.
«Это технологичное решение, которым активно пользуются и сотрудники УК, и арендаторы. Всё в системе прозрачно и подконтрольно. Так мы точно уверены в безопасности на своих объектах» — Марина Холдобо, директор по маркетингу УК «Теорема»
Мы интегрировали нашу систему через API со СКУД «Теоремы» и добавили новые типы пропусков.
Сейчас пропускная система для посетителя функционирует просто: ему приходит SMS с данными для входа, на этом всё взаимодействие заканчивается.
SMS с временным пропуском в бизнес-центр
На входе в бизнес-центр рядом с турникетами на вход стоят автоматы для печати пропусков. Так у посетителя есть выбор: распечатать QR-код по PIN-коду из SMS, либо отсканировать QR-код с телефона.
Для арендаторов процесс тоже удобен: нужно просто открыть приложение и завести заявку без дополнительного согласования в отделах аренды.
Это уже вполне привычно для арендаторов, так как они используют приложение и для других типов заявок — например, для уборки или ремонта.
Заказ гостевых пропусков в приложении Wave Service
Что получилось
Благодаря слаженной работе с «Теоремой», мы смогли облегчить работу отдела аренды и службы охраны.
- Ранее на пропускных пунктах объектов «Теоремы» работали 2 охранника, чтобы избежать большого скопления очередей. Сейчас достаточно одного сотрудника, поскольку пропала необходимость проверять документы и записывать информацию о госте — всё уже есть в системе.
- В рабочий день через приложение оформляют около 1300 пропусков. В выходной — около 150 пропусков.
- Пропуск в среднем оформляется за 3 минуты.
Менеджерам отдела аренды больше не нужно вручную обрабатывать запросы на временный пропуск. Арендаторы активно заказывают гостевые пропуска самостоятельно через приложение: за день стало обрабатываться втрое больше заявок. Насколько это оказалось удобно — показываем на графике ниже.
Динамика заказа временных пропусков в УК «Теорема»
Как сейчас заводятся пропуска в системе
- Арендатор заводит заявку «Оформить пропуск» в мобильном приложении.
- Система проверяет наличие прав и корректность заполнения данных.
- Если всё в порядке, заявка подтверждается. Если что-то не так, заявка отклоняется и обязательно указывается причина. В обоих случаях арендатору приходит push-уведомление.
- Посетителю приходит SMS с QR-кодом, который и служит пропуском в бизнес-центр.
- Посетитель прикладывает QR-код к турникету на пункте охраны и проходит без заполнения бумажных журналов и предъявления документов.
- Специалист службы охраны на мониторе видит всю информацию: кто этот человек, к кому он пришёл и с какой целью.
Важный нюанс: чтобы пользователь мог завести эту заявку, у него должны быть определённые права. Права и роли назначаются управляющей компанией.
Когда заезжают новые арендаторы, они подают список сотрудников и указывают, какие права требуются пользователям. Менеджеры отдела аренды единожды обрабатывают информацию и назначают права. Если у арендатора есть такие права, ему доступна заявка «Заказать пропуск» с выбором нужного типа пропуска.
Что мы автоматизировали
Сейчас в системе «Теоремы» есть несколько видов заявок на выдачу пропуска:
Пропуск для гостя
Самая популярная заявка.
Всего за период с 2020-2022 после доработок приложения было заведено более 570 тысяч заявок на оформление гостевого пропуска.
Пропуск для выноса или доставки товарно-материальных ценностей курьерами
Ещё одна популярная и важная заявка в системе — 50 тысяч пропусков этого типа за три года использования.
Используется при заезде/выезде арендаторов из помещений. Так грузовой лифт используется только по назначению, а сотрудники УК уверены, что у арендатора нет долгов по аренде, и он может спокойно выехать.
В заявке перечисляется список ТМЦ для учёта в охранном пункте. Это просто и удобно для охраны: специалист сверяет имущество по готовому списку и не тратит время на заполнение бумажной отчётности.
Пропуск для выноса товарно-материальных ценностей арендаторами
Используется при переезде арендаторов из бизнес-центров. Через Wave Service заведено более 9 тысяч заявок.
Наша статистика однозначно подтверждает, что автоматизация пропускной системы — это выгодное решение. Так, вы экономите значительное количество собственного времени и ресурсов, повышаете лояльность к вашей управляющей компании и выглядите современно и высокотехнологично для арендаторов.
Если вы используете на своих объектах систему контроля и управления доступом, и назрела задача автоматизировать оформление временных пропусков, напишите нам. Предложим оптимальный вариант для вашего бизнеса и поможем всё настроить.
