Система заявок для АХО и офиса

Покажите сотрудникам, что о них заботятся: они оставляют заявку и видят, как её выполняют

QR-код висит прямо в помещении — сотрудник сканирует его и пишет, что случилось. Заявка сразу уходит ответственному, сотрудник видит, на каком она этапе, а в конце получает фото результата.

Записаться на демо Посмотреть план внедрения

Демо — 30 минут на примере ваших объектов. Оплата помесячная: не подойдёт — просто откажетесь

Нам доверяют

Все заявки и ответы — в одном месте

№ 2860 · только чтоАнонимноОткрыто

Пополнить расходники

Закончились бумажные полотенца

Санузел ‹ 2 этаж ‹ Главный офис

Уже несём

Срок: сегодня до 12:00

№ 2859 · 10 минут назадАнонимноВ работе

Сообщить о неисправности

Холодно, батарея еле тёплая

Раздевалка ‹ Цех 3

Мастер уже идёт

Срок: сегодня до 14:00

№ 2858 · час назадАнонимноЗакрыто

Неисправность вентиляции

Не работает вентиляция

Душевая ‹ АБК-2

Готово, проверьте, пожалуйста

Закрыто · час назад★★★★★

Каждый получает ответ: взяли, делаем, готово

С чем сталкиваются службы АХО

Узнаёте свою ситуацию?

Заявки теряются по дороге, а отвечать за них и за репутацию службы приходится вам.

Пишут кто кудаНе видно, что стало с заявкойНе знают, куда писать

Как сейчас

Кто-то пишет в общий чат, кто-то на почту, кто-то звонит

Обращения разбросаны, и часть теряется по дороге.

Каналов связи, как обычно, куча: кто-то пишет на почту, кто-то звонит на телефон — это всё не фиксируетсяЗаказчик — о том, как было до нас

Что изменится первым

Все заявки собираются в одном списке, и каждую сразу получает ответственный

Ответственный — это исполнитель, например электрик или уборщица, или диспетчер, если работу у вас распределяет он. А вы видите, сколько заявок, на каких объектах и что происходит с каждой.

Как сейчас

Человек написал, а ответа нет: взяли ли, починили ли — непонятно

Написав пару раз, люди перестают: «всё равно не работает».

У людей не было доверия к тому, что если они пожалуются… заявка не улетит в никудаЗаказчик — о том, почему начали искать систему

Что изменится первым

Человек видит, что заявку взяли, а когда всё сделано — получает фото

Люди этим пользуются. Люди видят, что в ответ на их заявки что-то меняетсяЗаказчик — через полтора года работы

Как сейчас

Сотрудник видит, что что-то сломалось, но не знает, кому об этом сказать

Искать, кому написать, долго — проще промолчать и подождать, вдруг решится само.

Я не знаю, кому писать, я не знаю, кому звонить на этот счётЗаказчик — о том, как рассуждают сотрудники

Что изменится первым

Достаточно навести камеру на табличку с QR-кодом — куда отправить заявку, система знает сама

Людям на удалённых территориях нужно было легко подавать заявки… Сканировал QR-код, и всё в телефонеЗаказчик — о том, какую систему искали

Как это работает

Четыре шага — и человек знает, что его услышали

Заявка по QR-коду в телефоне сотрудника: форма открылась после сканирования таблички

Навёл камеру на QR

На табличке — QR-код этого помещения, место уже указано. Остаётся пара слов и фото, без приложения

Настройка типа заявки в Wave Service: ответственный и срок выполнения

Заявка — у ответственного

Тип заявки сам определяет, кому она уходит и в какой срок

Приложение исполнителя: заявка с кнопкой «Взять в работу» и чат с фото

Исполнитель берёт и закрывает

Взять в работу, уточнить в чате, закрыть с фото

Окно «Оцените работу» после выполнения заявки

Человек видит результат

Приходит «Ваша заявка выполнена» и просьба оценить работу

QR-код демо-объекта: наведите камеру телефона

Попробуйте сами

Отправьте заявку так, как это сделает ваш сотрудник

Это займёт меньше минуты, форма откроется прямо в браузере телефона.

Наведите камеру телефона на QR-кодОткройте форму кнопкой ниже — она такая же, как у сотрудника после сканирования QR-кода
Выберите, что случилось, и напишите пару слов — помещение уже указано по QR-коду
Отправьте — на демо найдём вашу заявку и покажем, как её видит исполнитель

Открыть форму, как после сканирования Записаться на демо

1:16Как это работает в офисеВидео на Rutube

План внедрения

Внедрение берём на себя: от вас — только решения

Купить систему заявок несложно. Сложно её внедрить: описать типы заявок, решить, кто за что отвечает, и сделать так, чтобы сотрудники начали пользоваться. Всё это — наша работа: от каталога заявок до заметных табличек с QR-кодом в каждом помещении.

1Настройка2Запуск на первых объектах3Первые недели4Расширение и сопровождение

Настройка

Регламент собираем мы — вам остаётся поправить под себя

Делаем мы

Собираем каталог заявок под ваши помещения: 400 типов помещений и 2 338 типов заявок
Настраиваем по вашим правилам, кому уходит каждая заявка
Готовим документы для службы безопасности
Оформляем таблички в вашем фирменном стиле и готовим файлы для печати

От вас: список объектов и ответственных — и выбрать нужное из каталога

Каталог заявок

Санузел

Закончилась бумага

Протечка

Не работает сушилка для рук

Нужна уборка

Переговорная

Не включается проектор

Закончились маркеры

Душно, не работает кондиционер

Запуск на первых объектах

Проверяете на малом, без риска для репутации службы

Делаем мы

Начинаем с одного-двух объектов
Подсказываем, где повесить таблички с QR-кодом: в точках притяжения — у лифтов, в столовой, у кофемашин
Даём готовый текст анонса для сотрудников
Обучаем исполнителей: взять заявку и закрыть её с фото

От вас: развесить таблички и разослать анонс по своим каналам

Душевая · АБК-2 · 3 этаж

Здесь что-то не так? Сообщите, исправим

Наведите камеру и сообщите о проблеме

WAVESERVICE.RU

Первые недели

Первая заявка от сотрудника обычно приходит в первые дни

Делаем мы

Смотрим, с каких табличек приходят заявки, а мимо каких проходят
Подсказываем, в каких точках притяжения добавить таблички с QR-кодом
Если поток начнёт гаснуть, говорим об этом первыми

От вас: быстро закрывать первые заявки — на них смотрят все

Заявки по дням после запуска

↓ Первая заявка от сотрудника

запуск

Наша подсказка: в столовой пишут редко — добавьте таблички на столы

Расширение и сопровождение

Новый объект не приходится выстраивать заново

Делаем мы

Подключаем новые объекты по образцу первых
Помогаем добавить типы заявок под новые сервисы для сотрудников
Помогаем настроить отчёты для руководства

Дальше с вами персональный менеджер — один человек, который знает ваши объекты

Головной офис работает

Завод работает

Склад подключаем по образцу

Ваш персональный менеджерПодключает объекты, помогает с отчётами

45+компаний работают с Wave Service

35 000+помещений с QR-кодами

1 млн+заявок в год

Если сравнить

Звонок, почта, чат или система заявок — в чём разница

У привычных способов есть слабые места: где-то заявки теряются, где-то до службы доходят не все.

	Звонок, почта, чатНе видно, что стало с заявкой	Бесплатный QR, форма или ботПринимает, но не распределяет	Своя разработкаДолго и дорого	Универсальная система заявокСделана для ИТ или выездного сервиса	Wave ServiceКанал под ключ для службы АХО
Кто запускает и рассказывает сотрудникам	—	Вы сами	Ваш ИТ и вы	Вы сами	Мы: каталог заявок, таблички с QR-кодом, анонс
QR знает своё помещение и что в нём бывает	—	Одна форма на всё	Если заложите в разработку	Настраивать самим	Да: в санузле — бумага и протечка, в переговорной — проектор и кондиционер. Заявка сразу уходит ответственному
Понятно, откуда приходят заявки, а откуда — нет	—	Нет	Если заложите в разработку	Зависит от системы	Да, по каждому QR-коду
Сообщить может каждый, там, где увидел	Если знает, кому звонить или писать	Если найдёт ссылку	Нужна учётная запись	QR есть, но удобство сотрудника — не главное	QR на каждом помещении, без приложения
Можно сообщить анонимно	По телефону — условно	Да	Если заложите в разработку	Зависит от настройки	Да, включается по желанию
Сотрудник видит, что заявку взяли и закрыли	Нет	Нет	Да, если есть учётная запись	Да	Да, с фото и оценкой
Все заявки в одном списке	Нет	Собирает, но не ведёт	Да	Да	Да
Все объекты на одном экране	Нет	Нет	Да	Да	Да, новые объекты по образцу

Сравнение по открытым описаниям и опыту наших клиентов.

Если сомневаетесь

Что обычно смущает перед внедрением

Коротко отвечаем здесь, подробно — на демо.

«У нас уже есть 1С, Битрикс или Jira»

Интеграцию с вашими системами делаем отдельной услугой. А сотрудники получают простой способ сообщить о проблеме.

«Служба безопасности не пропустит»

Готовим документы для ИБ. Данные хранятся в России, способ входа подбираем под ваши правила, систему можно поставить на ваш сервер.

«Хлынет поток, а служба не успеет»

Начинаем с одного направления и одного-двух объектов и расширяемся, когда служба готова. Так запускаются многие наши заказчики.

«Люди так и будут звонить и писать в чат»

Подскажем, где повесить таблички с QR-кодом, и дадим готовый текст анонса. Видно, с каких табличек приходят заявки, а мимо каких проходят, — такие подскажем перевесить. Когда люди видят, что заявки закрывают, они начинают пользоваться сами.

«Исполнители не разберутся»

Им нужно два действия: взять заявку и закрыть её с фото. Это не сложнее, чем заказать такси.

«Отчёт покажет и наши провалы»

Сейчас службу оценивают по слухам и отдельным жалобам. С отчётом — по всей работе: сколько решили и как быстро.

Через три месяца

Забота, которую видно, — и картина, которую не стыдно показать наверх

Для компании

Сотрудники видят, что их заявки выполняют, — и начинают доверять службе
Заявки не теряются: у каждой есть ответственный и срок
На каждую заявку уходит меньше времени: она сразу попадает к ответственному

Для вас

Руководство видит работу службы в цифрах, а не узнаёт о ней из жалоб
На любой вопрос сверху — факты: когда пришло, кто взял, когда закрыли
Есть чем защитить команду: видно, сколько работы у каждого

Дашборд «Качество обслуживания»: новые заявки, просрочки, график по дням и оценки

с часа до 5 минутобработка одной заявкиИнсайт Комкон

1 850+заявок, 70% закрывают в срокWILO RUS

с 4,0 до 4,8средняя оценка столовойWILO RUS

Заявки теперь создают и наши «синие воротнички», что было очень важно. Сейчас это универсальная и демократичная история для всех

АТАлёна Толстыхадминистративный менеджер WILO RUS

Не только заявки

В той же системе можно вести и другие задачи службы

Обычно начинают с заявок, а остальное подключают постепенно.

Сервисы для сотрудников

Зонт в дождь, кофе в переговорную, гостевой пропуск, оценка обеда — через тот же QR-код, что и заявки

Подробнее →

Меню сервисов по QR-коду в телефоне: зонт, промокод, идеи и заказ напитков в переговорную

Обходы и чек-листы

Переговорные, кухни и санузлы проверяют по чек-листу в телефоне. Найденное сразу уходит в работу — до того, как кто-то пожалуется

Подробнее →

Чек-лист обхода в мобильном приложении: пункты с ответами «Да» и «Нет»

Контроль клининга

Замечания к уборке приходят с фото, подрядчик видит их сам

Подробнее →

Список заявок подрядчика по уборке в мобильном приложении

Бронирование

Переговорные, рабочие места и парковки — по QR-коду и в приложении

Подробнее →

Бронирование переговорной в мобильном приложении: описание и расписание

Учёт мебели и техники

Что где стоит и в каком состоянии. Инвентаризация по QR-кодам, без бумажных описей

Подробнее →

Результат инвентаризации по QR-коду: что нашлось в помещении, а что нет

Учёт материалов

Исполнитель отмечает в заявке лампы, краску или кабель. Видно, сколько ушло по помещениям и что осталось на складе

Подробнее →

Материалы в заявке в мобильном приложении исполнителя

Ещё до внедрения

Поможем согласовать проект: для каждой службы подготовим обоснование

Чтобы вам не пришлось собирать аргументы самим, готовим материалы для каждого, кто участвует в решении.

Руководству

Обоснование бюджета и истории похожих компаний

Службе безопасности

Документы: где хранятся данные, кто имеет доступ, как входят пользователи

ИТ

Как Wave Service работает рядом с вашими системами и вариант на вашем сервере

Закупке

Коммерческое предложение и техническое задание — под ваши правила закупки

С нами надёжно

Серверы в России

Сертифицированный ЦОД в России — или ваш собственный сервер

152-ФЗ

В реестре операторов персональных данных Роскомнадзора

Реестр российского ПО

Можно покупать там, где иностранный софт под запретом

Персональный менеджер

Для крупных компаний — выделенный специалист поддержки

Истории клиентов

Как запускали канал заявок похожие компании

Инсайт Комкон

Офис

С Google-формы на систему — а сотрудники даже не заметили переезда

Как было
Сами собрали QR-коды на Google-формах: заявка уборщице падала ей на почту, технику — ему. Работало, но по отчётам было трудно понять, кто чем занят и как быстро выполняются заявки.
Повод
Импортозамещение: привычные инструменты стали недоступны, понадобилось решение из реестра российского ПО.
Что было важно
Чтобы сотрудникам не пришлось ставить приложение и осваивать новое, а команде АХО было удобно — кому с телефона, кому с компьютера.
Как сделали: тот же QR-код и анонимные заявки — для сотрудников ничего не поменялось. Команда АХО работает кто в приложении, кто в веб-версии.

Что стало

1 ч → 5 минна обработку одной заявки

4 000+заявок и задач АХО за 9 месяцев

Wave Service позволяет быстро получать информацию о том, кем заявка взята в работуТатевик Оганнисян, административный директор

Читать кейс полностью

WILO RUS

Завод

Третий запуск QR-кодов — первый, которому поверили

Как было
Дважды запускали QR-коды: сначала сайт с одним общим кодом, потом систему от управляющей компании. Заявки терялись в общей почте, статуса не было видно — и сотрудники перестали верить, что по QR-коду что-то сделают.
Повод
Эксплуатацию перевели в штат — права на ошибку больше не было.
Чего опасались
Что рабочие склада и производства не станут разбираться: корпоративной почты у них нет.
Как сняли: анонимные заявки по QR-коду без приложения, таблички везде — от санузлов до корпоративных шаттлов, и оповещение по всем каналам в первые месяцы.

Что стало

1 850+заявок за полтора года

4,63средняя оценка выполнения от сотрудников

Заявка падает сразу на исполнителя. Это очень здорово освобождает время для более важных задачАлёна Толстых, административный менеджер

Читать кейс полностью

Частые вопросы о системе заявок для АХО

Нужно ли устанавливать приложение, чтобы оставить заявку?

Нет. Сотрудник наводит камеру телефона на QR-код в помещении, выбирает, что случилось, и отправляет — место определяется по коду.

Что нужно установить исполнителям и руководителю?

Исполнители работают в приложении для телефона: оно есть в App Store, Google Play, RuStore и AppGallery. Руководителю достаточно браузера на компьютере.

Можно ли сообщить о проблеме анонимно?

Да, анонимная подача включается по желанию. Это помогает там, где люди боятся жаловаться.

Пропустит ли нас служба безопасности?

Готовим пакет документов для ИБ. Данные хранятся в России, система — в реестре российского ПО. Если облако вам не подходит, поставим систему на ваш сервер.

Сколько занимает внедрение?

Обычно от пяти дней до месяца. Каталог заявок, настройку и таблички с QR-кодом берём на себя, а больше всего времени уходит на согласования внутри компании, поэтому срок зависит от ваших процедур. После запуска первые заявки от сотрудников обычно приходят в первые дни.

Как устроена оплата и можно ли отказаться?

Оплата помесячная, и начать можно с одного-двух объектов. Если система не приживётся, просто откажетесь — дальше платить не придётся.

Кто делает таблички с QR-кодом?

Можем мы, а можете и сами — прямо в Wave Service: выбираете шаблон, добавляете логотип, и через пару минут готовы файлы для типографии, хоть на один кабинет, хоть на всё здание. Табличка не прибита к кабинету: переехало помещение — код переносится без перепечатки.

У нас уже есть сервис-деск. Зачем ещё одна система?

Сервис-деск обычно сделан для ИТ, и с перегоревшей лампой туда идут редко. Wave Service собирает все обращения к службе АХО в одном списке — в том числе от тех, у кого нет корпоративной почты. И запускаем её сами — от каталога заявок до табличек в каждом помещении.

Можно ли подключить подрядчика?

Да. Подрядчик видит замечания в системе и отвечает на них, а вы видите, как он справляется.

Можно ли связать Wave Service с 1С или другой системой?

Да, интеграцию с вашими системами делаем отдельной услугой. Расскажите на демо, что у вас уже работает, — предложим вариант.

Подойдёт ли Wave Service небольшому офису?

Лучше всего система работает там, где сотрудников несколько сотен и больше, особенно если объектов несколько. В небольшом офисе до службы АХО обычно проще дойти, чем писать заявку.

Демо

Покажем, как это будет работать у вас

30 минут на примере ваших объектов: какие типы заявок, где повесить таблички с QR-кодом, как объявить сотрудникам и что увидит руководство. Если поймём, что система вам не подходит, скажем сразу.

Оплата помесячная: если система не приживётся, просто откажетесь.

Каталог заявок

Пришлём каталог заявок для ваших помещений

Пока рано для демо? Начните с каталога: в нём типы заявок для санузлов, переговорных, кухонь и других помещений. С ним проще понять, как всё будет устроено, и обсудить с коллегами.