Система управления заявками

Система заявок, которая превращает обращения в управляемый сервис

Каждая заявка сразу попадает к нужному исполнителю, выполняется в срок и остаётся под контролем — от создания до результата.

Что меняется, когда заявки работают в системе, а не в чатах и таблицах

Все обращения попадают в единый процесс — без разрозненных чатов, почты, звонков и ручного распределения.

Маршрутизация заявок по типам, объектам и исполнителям

Заявка сразу попадает туда, где её должны обработать

Заявка не теряется и не «гуляет» между сотрудниками — не нужно писать в чаты, почту и звонить, чтобы её передали дальше. Сразу понятно, куда она попала и кто должен её взять в работу.

Требования по заявке на экране мобильного телефона

Исполнители сразу понимают, что нужно сделать

В заявке сразу есть вся нужная информация, чтобы начать работу. Не приходится уточнять детали, возвращать задачи на доработку или тратить время на лишнюю коммуникацию.

Понятно, кто отвечает и когда будет результат

По каждой заявке видно, кто за неё отвечает и на каком она этапе. Сроки не теряются, задачи не зависают, а руководитель в любой момент понимает, что происходит.

Система заявок нужна не просто для приёма обращений. Она нужна, чтобы каждое обращение доходило до нужного человека, выполнялось в срок и оставалось прозрачным для контроля.

За счёт чего заявки не теряются, выполняются в срок и остаются под контролем

В основе системы — четыре опоры: быстрое создание заявки, автоматическое назначение, управляемое выполнение и подтверждённый результат.

Создание заявки без установки приложения и лишних действий

Заявку можно создать без мобильного приложения — достаточно отсканировать QR-код и открыть понятную форму в браузере. Пользователю не нужно разбираться в сложном интерфейсе, проходить лишние шаги или устанавливать отдельный сервис только ради одного обращения.

QR-КОДЫ

БЕЗ ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРОСТОЙ ИНТЕРФЕЙС

Создание заявки по QR-коду без установки приложения

Автоматическое назначение исполнителей и контроль сроков

Система сама направляет заявку по нужному маршруту — с учётом типа обращения, локации, приоритета и внутренних регламентов. По каждой заявке видно, кто отвечает за выполнение, в какие сроки нужно отреагировать и где возникают просрочки.

МАРШРУТЫ

SLA

ИСПОЛНИТЕЛИ

Автоматическая маршрутизация заявок по типу, локации и SLA

Работа с заявкой внутри процесса, а не в почте с лишней коммуникацией

Коммуникация по заявке остаётся внутри системы: можно обсуждать детали, ставить задачи, менять сроки, переназначать исполнителей, эскалировать, отправлять на проверку или отклонять выполнение. Это помогает доводить до результата не только типовые, но и нестандартные кейсы.

ЭСКАЛАЦИЯ

ГИБКАЯ ОБРАБОТКА

Коммуникация, обсуждение и обработка нестандартных кейсов внутри заявки

Подтверждение результата и аналитика по всем заявкам

Результат по заявке можно подтверждать фотофиксацией, сканированием QR-кода в точке выполнения или геолокацией. А собранные данные используются в типовых отчётах и BI-аналитике, чтобы видеть сроки, качество сервиса, повторные обращения и любые другие показатели по вашим процессам.

ФОТО

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

ОТЧЁТЫ

Как выглядит процесс работы с заявкой

От подачи обращения до подтверждения результата — без потери контекста и ручного контроля на каждом этапе.

Создание заявки с обязательными полями и фото

1. Создание заявки

Заявитель создаёт обращение через форму или QR-код, указывает нужные параметры, описание проблемы и при необходимости прикладывает фото.

Автоматическое распределение заявки по маршруту

2. Назначение исполнителя

Система определяет нужный маршрут, назначает исполнителя или подрядчика и запускает контроль сроков по SLA.

3. Выполнение и коммуникация

Участники процесса получают уведомления, уточняют детали в чате, меняют статусы и прикладывают комментарии без перехода в сторонние мессенджеры.

Фотоотчёты и контроль результата по заявке

4. Контроль результата

История действий, сроки, фотофиксация и итоговый статус сохраняются в системе. Руководитель и заявитель видят, как именно была закрыта задача.

Дополнительные возможности, которые усиливают контроль и удобство работы с заявками

Эти функции дополняют основные механизмы системы и помогают гибко настраивать процессы под разные объекты и команды.

Гибкие формы заявок под разные типы задач

Для каждого типа заявки можно задать свои поля, обязательные данные, комментарии и требования к фотофиксации. Это помогает сразу получать корректную информацию без дополнительных уточнений.

Структура объектов: здания, этажи, помещения

Иерархия объектов и привязка к локациям

Создавайте структуру объектов: здания, этажи, помещения и зоны. Это позволяет точно определять место проблемы и автоматически учитывать локацию при маршрутизации заявок.

Уведомления и напоминания во всех ключевых каналах

Система отправляет уведомления о новых заявках, смене статусов и приближении дедлайнов через Telegram, SMS, email, push в браузере и мобильном приложении.

Работа с заявками через мобильное приложение

Мобильное приложение для исполнителей

Исполнители получают задачи, меняют статусы, общаются в чате и прикладывают фото прямо на объекте. Это ускоряет выполнение и снижает зависимость от офиса.

Подтверждение выполнения заявки по QR-коду или геолокации

Контроль выполнения без фиктивных закрытий

Закрыть заявку можно только на месте — через сканирование QR-кода или по геолокации. Это исключает фиктивные отчёты и даёт реальное понимание, что задача действительно выполнена там, где нужно.

Отчёты и BI-аналитика по заявкам

Используйте готовые отчёты или настраивайте собственные через BI-конструктор. Можно анализировать сроки, качество выполнения, повторные обращения и любые показатели по вашим процессам.

сравнение

Чем система заявок отличается от чатов, звонков и таблиц

Когда обращения собираются в разных каналах, процесс зависит от памяти сотрудников и ручного контроля. В системе заявок всё фиксируется автоматически.

Критерий	Чаты и звонки	Excel и почта	Wave Service
Где хранится история заявки	Разрозненно	Частично	В одной карточке
Кто отвечает за выполнение	Не всегда понятно	Нужно проверять вручную	Ответственный назначается по правилам
Контроль сроков и SLA	Нет	Только вручную	Автоматический контроль
Привязка к объекту или зоне	Теряется в переписке	Нужно заполнять вручную	Через локации и QR-коды
Подтверждение результата	Непрозрачно	Зависит от дисциплины	Фото, статусы, история действий

Критерий	Чаты и звонки	Excel и почта	Wave Service
Где хранится история заявки	Разрозненно	Частично	В одной карточке
Кто отвечает за выполнение	Не всегда понятно	Нужно проверять вручную	Ответственный назначается по правилам
Контроль сроков и SLA	Нет	Только вручную	Автоматический контроль
Привязка к объекту или зоне	Теряется в переписке	Нужно заполнять вручную	Через локации и QR-коды
Подтверждение результата	Непрозрачно	Зависит от дисциплины	Фото, статусы, история действий

← свайпните для просмотра →

Для каких сценариев подходит система управления заявками

Эксплуатация и техобслуживание

Поломки оборудования, технические инциденты, заявки по инженерным системам и контроль сроков устранения.

Уборка и сервисные обращения

Жалобы на качество уборки, запросы на расходники, повторные обращения по зонам и контроль подрядчиков.

Любые сервисные обращения и запросы

Система подходит для любых сценариев, где нужно принимать и обрабатывать заявки: от эксплуатации и клининга до клиентских обращений в ритейле и сервисе.