Факт вывоза, объёмы ТКО, фото с адреса, обращения клиентов и заявки на подключение договора — по QR-коду в одной системе. Рассказываем, как регоператор выстроил прозрачную работу с юрлицами.
пробуйте 14 дней бесплатно
Наведите порядок в заявках АХО и эксплуатации за 1 час
Типовые заявки уже настроены в системе 🔥
Быстрый старт
О клиенте
«Зелёная Миля» — региональный оператор по обращению с твёрдыми коммунальными отходами (ТКО) на территории Советско-Гаванского и части Ванинского районов Хабаровского края.
Со стороны работа нашего клиента может казаться простой: мусоровоз приехал, забрал отходы и поехал дальше.
На практике за каждым вывозом стоит цепочка связанных процессов: диспетчер принимает и распределяет заявки, водитель фиксирует факт вывоза и объём ТКО, бухгалтерия готовит документы для расчётов, юристы ведут договоры.
«В работе регоператора сложно всё: от отчётности до организации процессов» — Сергей Павленко, заместитель генерального директора по развитию ИТ «Зелёной Мили»
По закону «Зелёная Миля» обслуживает и жителей, и бизнес. У каждого направления своя специфика, но в этом кейсе подробно расскажем о работе с юрлицами.
Для регоператора это коммерчески значимый участок. Важно точно учитывать объём вывезенного ТКО, быстро находить и подключать новые организации и разбирать вопросы по начислениям. Любой пробел в этих процессах оборачивается прямыми финансовыми потерями.
Раньше все данные хранились в разных источниках: на бумаге, в мессенджерах и таблицах, сейчас — в Wave Service.
Подробнее о том, как мы вместе с командой заказчика всё организовали, чтобы сделать работу с юрлицами прозрачной — рассказываем в этой статье.
Проект в цифрах
| 1500+ юрлиц | 26 машин | Десятки сотрудников |
|---|---|---|
от небольших ИП, | собственный транспорт и | водители, диспетчеры, |
Как строилась работа с юрлицами до автоматизации, и где возникли проблемы
Работа с организациями в «Зелёной Миле» строится по двум сценариям:
| Вывоз по графику | Вывоз по заявке |
|---|---|
Когда в договоре прописан чёткий график | Когда компания просит забрать отходы |
Каждый день диспетчер собирал заявки, строил маршруты и отправлял экипажи в рейс. На месте водители забирали мусор, получали подписи и везли бумаги в офис компании. Оттуда заборные листы шли в бухгалтерию для выставления счетов.
В теории всё кажется простым и понятным. Но на практике клиент столкнулся со следующими проблемами:
#1. Факт вывоза и объём было сложно зафиксировать, а любая ошибка могла помешать корректно выставить счёт клиенту
Регоператору критически важно точно учитывать объём вывезенного мусора: если данные неполные или неточные, часть выполненной работы сложнее подтвердить и корректно включить в счёт.
Ранее, чтобы подтвердить факт вывоза с конкретного адреса и зафиксировать объём, водители отправляли фото в мессенджерах, звонили диспетчерам и заполняли бумажные заборные листы. Последние доставляли больше всего проблем.
Заборный лист работал как первичный документ. На месте водитель должен был найти представителя клиента и получить подпись.
«Иногда человека по организации ищешь полчаса, просто чтобы получить одну подпись» — Сергей Павленко
Для офиса сложность была в другом. Водитель ориентировался на вывески («магазин Цветы», «Ленина, 2»), а бухгалтерии для счетов нужен ИНН и точное юрлицо — эти данные водители должны были заполнять на точке вывоза вместе с представителем организации.
Если информации в листе не хватало, команде приходилось сверять адреса, расспрашивать водителей и диспетчеров.
«Бумага — такая вещь: сегодня есть, а завтра потерялась. Где-то не донесли, где-то забыли вписать контрагента. Когда после первого месяца работы пошли безымянные листки, пришёл очень жёсткий запрос на автоматизацию» — Сергей Павленко
#2. На вопрос «почему столько?» нельзя было ответить за пару кликов
Разногласия с юрлицами возникали редко, но если у клиента появлялись сомнения в сумме счёта, компании нужно было быстро представить доказательства.
Информацию приходилось собирать по разным источникам: фотографии лежали в мессенджерах, объёмы — в бумажных заборных листах, а информация о рейсе — в таблице у диспетчера. Ответ даже на простой вопрос отнимал массу времени.
#3. Хаос в заявках на вывоз из четырёх разных каналов
Каждый день «Зелёная Миля» принимает около 20–30 заявок на вывоз мусора. Объём средний, но все обращения шли из разных каналов: через сайт, по телефону, электронной почте, в мессенджерах или при личном визите в офис.
Благодаря ответственности диспетчера заявки не терялись, но сводить это в единый план — тяжёлая, рутинная задача. Отдельная сложность возникала, когда человек оставлял неполные или размытые данные.
«Бывает, ошибаются в номере. Диспетчер пытается дозвониться, человек не берёт трубку — заявку отменяем. Или пишут: „Вокзальный проезд 4, депо 3“ — по карте непонятно, где искать. А то и вовсе: „У нас 100 квадратных метров мусора“. Но нам нужен объём в кубометрах и тип отходов» — Сергей Павленко
#4. Часть юрлиц оставалась вне коммерческого учёта. Регоператору не хватало инструментов, чтобы их отследить
По закону компании обязаны заключать договор на вывоз ТКО с регоператором, но этот переход не всегда происходит быстро: кто-то не знает порядок, а кто-то уклоняется от оформления и продолжает вывозить отходы вне коммерческого учёта.
Часть потенциальной договорной базы остаётся вне системной работы и не приносит ожидаемого экономического эффекта.Такие случаи важно не терять. «Зелёной Миле» нужно видеть организации, которые ещё не заключили договор, фиксировать обращения от тех, кто сам хочет подключиться, и передавать информацию дальше в работу. Если вести это в заметках, звонках и переписках, часть данных может потеряться.
Почему выбрали Wave Service
Команда «Зелёной Мили» выбирала между собственной разработкой и готовыми решениями.
Создавать своё решение с нуля — это несколько месяцев работы. Готовые же отраслевые решения не подходили по разным причинам: где-то не устраивал бюджет, а где-то интерфейс был слишком сложным для водителей на маршруте.
Wave Service привлёк балансом возможностей, мобильного приложения и QR-кодами.
«Зашёл на сайт, посмотрел и понял, что штатный функционал, если его немного подкорректировать, практически все наши потребности закроет. Ещё я считаю, что для водителей нет ничего удобнее QR-кода, а у Wave Service есть и мобильное приложение, и всё это работает в связке» — Сергей Павленко
Внедрение: как система стала рабочим инструментом для регоператора ТКО
Внедрение проходило поэтапно: команда «Зелёной Мили» постепенно переводила в систему процессы, которые раньше жили в бумаге, звонках, переписках и таблицах.
Такой подход помог не ломать привычную работу, а аккуратно собрать в Wave Service ключевые данные по вывозам и работе с юрлицами.
Сейчас Wave Service помогает регоператору решать несколько управленческих задач:
- фиксировать факт вывоза и объём ТКО прямо на адресе
- повышать прозрачность работы с юрлицами, в том числе быстрее разрешать спорные ситуации по вывозам на основе зафиксированных данных
- собирать данные по плановым и внеплановым вывозам в одном месте
- работать с автоматической отчётностью по вывозам, объёмам и производительности водителей
- выстраивать единый процесс для диспетчеров, водителей, бухгалтерии и юристов — от заявки до фактического вывоза и отчётов
Ниже подробно проведём вас по всем этапам и заодно расскажем, какие амбициозные задачи ставим на будущее.
Этап 1. Вместо 30 минут на подпись — пара кликов. Водитель сканирует QR-код на точке, руководитель проверяет в отчёте
Для водителей переход в Wave Service начался с обучения. Руководителям удалось быстро показать команде реальную пользу:
«Первое время сопротивлялись: „Зачем нам это надо? Это сложно“. Объясняли: ребята, вы экономите своё время, добавляете прозрачность работе, и спорных ситуаций потом не будет. Через три дня сказали: „Какая хорошая система! Нам не надо никого искать“. Теперь вопросы другие: „Почему нет QR-кода на эту организацию?“» — Сергей Павленко
Как это работает
Водитель приезжает на точку, сканирует QR-код, указывает объём мусора, делает фото и отправляет данные в систему.
Фиксация вывоза в мобильном приложении: водитель указывает объём и отправляет данные сразу с адреса.
Ему не нужно искать представителя организации ради подписи. Система сама связывает вывоз с нужным адресом и договором.
QR-коды разместили на контейнерах или на площадках для вывоза. Были и опасения, что в условиях дальневосточных морозов и специфики работы с ТКО, они будут постоянно теряться. На практике полёт нормальный: теряются редко, а распечатать и привязать новый — дело пары минут. Работу не тормозит.Заявки с фотофиксацией сохраняются и попадают на проверку руководителю. Он сверяет данные и при необходимости корректирует цифры. Для компании это важно: фактический объём напрямую влияет на расчёты с клиентами. Если объём занизили, забыли записать или не привязали к нужному юрлицу, выполненная работа может не попасть в счёт полностью.
Также настроили дополнительные отчёты. Например, «Объём вывоза за день» показывает, у каких организаций забирали мусор, когда и в каком количестве. В основном с этим отчётом работает бухгалтерия.
В конце месяца бухгалтер выгружает отчёт, видит фактический объём вывоза по юрлицу и на основе этих данных выставляет счета.
Здесь видно, как данные с точек превращаются в точную бухгалтерскую таблицу: у кого вывезли мусор, когда и в каком объёме
Этап 2. Прозрачность для клиентов: историю вывоза видно по QR-коду — без лишних уточнений
Если у клиента «Зелёной Мили» возникает вопрос по вывозу, ему больше не нужно связываться с командой нашего заказчика — достаточно отсканировать QR-код.
Как это работает
Человек сканирует код и видит историю по своему адресу: даты вывозов, объёмы, фото, а также может оставить заявку — и всё без установки приложения. Это разгружает команду «Зелёной Мили» от лишних звонков с уточнениями «а был ли вывоз?», потому что все данные под рукой.
Не «кажется, вывоз был», а понятная история по адресу, которую можно открыть в любой момент без уточнений у команды «Зелёной Мили»
«В плане такой системы и прозрачности работы мы, как я понимаю, передовики. Кажется, пока такого ни у кого нет» — Сергей Павленко
На практике такой подход здорово выручает. Команде не нужно собирать подтверждения по чатам и заборным листам.
«Клиент написал: „Слишком много нам насчитали“. Я за пару кликов выгрузил отчёт за период, отправил с фотографиями. Люди смотрят — и больше не звонят» — Сергей Павленко
Когда возникают вопросы по счёту, не нужно восстанавливать события — подтверждения уже лежат в отчёте
Этап 3. Заявки на вывоз: всё попадает в систему — от QR-кода до звонка
Мы упоминали, что заявки на вывоз приходили из разных каналов: по телефону, почте, в мессенджерах или при личном визите в офис.
Полностью заменить всё на Wave Service мы пока не пытались. Советская Гавань — уютный, небольшой городок, и многие привыкли решать вопросы лично.
Поэтому «Зелёная Миля» пошла по такому пути:
- Если клиент уже пользуется QR-кодами, он сканирует на своей точке и сам создаёт заявку на внеплановый вывоз.
- Если клиент звонит или пишет через сайт или по старинке, эту заявку в систему заносит диспетчер «Зелёной Мили».
Неважно, откуда пришёл запрос — с QR-кода, по телефону или через сайт. В работе он всё равно оказывается в одном списке
После создания заявки диспетчер распределяет её на конкретного водителя. Заявка не теряется среди сообщений и не живёт отдельной строкой в Excel: она видна в общем списке, по ней понятен следующий шаг.
Руководитель «Зелёной Мили» ожидает, что такой подход сократит время на обработку и распределение заявок до 10–15 минут: когда обращение уже заведено в системе, диспетчеру остаётся выбрать исполнителя и передать задачу, без лишних окон, пересылок и ручной сборки таблиц.Итоговая цель — не убрать телефон и почту раз и навсегда, а сделать так, чтобы независимо от канала заявка попадала в систему.
Когда плановые вывозы и разовые заявки начали фиксировать в Wave Service, для руководства «Зелёной Мили» собрали обзорный дашборд. Он помогает смотреть на процессы в единой управленческой картине.
Например, руководитель может отслеживать ситуацию отдельно по плановым вывозам и разовым заявкам: сколько кубометров вывезли за период, какие дни самые загруженные, с каких адресов чаще приходят заявки и пр.
Ещё один важный срез — работа водителей. На одном экране система показывает выработку по каждому сотруднику: сколько выездов он совершил и какой объём перевёз.
«Вкладка „Вывоз объёма по водителям“ очень понравилась в плане премирования: кто-то сделал больше, кто-то меньше. Мы как раз начинаем рассматривать этот вопрос» — Сергей Павленко
Срез помогает быстро сравнить выработку по водителям и опираться на данные, когда речь заходит о нагрузке и премировании
Этап 4. Работа с юрлицами: обращение на подключение договора попадает юристу, адрес без вывозов — в отчёт
Заявки на подключение
Если организация сама хочет заключить договор, представители могут отправить заявку через Wave Service. Для этого создали отдельный тип обращения — он доступен по QR-коду, который команда «Зелёной Мили» использует в письмах и листовках.
Заявка на заключение договора в мобильной версии Wave Service. Чтобы открыть и заполнить, устанавливать приложение не нужно. После отправки система передаёт данные ответственному юристу
Так входящий интерес не остаётся в звонках, переписках или устных договорённостях. Заявка попадает в систему и автоматически направляется юристу для дальнейшей договорной работы.
Точки без вывозов
Помимо подключения новых организаций, важно было решить ещё одну задачу — наладить контроль действующих договоров и вовремя подсвечивать в системе адреса, по которым работа фактически не ведётся, то есть заявок на вывоз нет.
Для этого собрали отдельный дашборд: руководитель выбирает период, и если по конкретному объекту в системе нет зафиксированных вывозов — строка автоматически подсвечивается красным. Так команда быстрее замечает адреса, которые требуют проверки, и не тратит время на ручную сверку.
Так руководитель сразу видит адреса, которые требуют проверки, и не тратит время на ручной поиск или сверку
Результаты
| 4 месяца | 2500+ | 33 | 160 |
|---|---|---|---|
команда работает | раз зафиксировали | водителей и | адресов вывоза |
- «Зелёная Миля» с нами уже 4 месяца. Глядя на статистику, радуемся тому, как бережно и системно команда заказчика внедряла инструмент. Руководители плавно и без спешки перестраивали процессы, давая сотрудникам время на адаптацию.
Рост числа заявок в системе. По графику видно, как систему плавно внедряли в работу: команда адаптировалась, и количество зафиксированных через приложение вывозов стабильно росло
- Через Wave Service уже прошло больше 2500 плановых вывозов ТКО. Если ранее водители на точке в отдельных случаях тратили по 30 минут на заполнение заборных листов, то сейчас этот шаг полностью убрали. Водитель сканирует QR-код и заполняет только объём ТКО, все остальные нужные для счетов данные система заполняет автоматически.
- На данный момент в Wave Service завели 160 адресов вывоза. По всем из них водители уже работают через QR-код. Это ещё не вся база точек вывоза. Команда добавляет новые адреса, проверяет настройки и расширяет контур работы.
- Недавно «Зелёная Миля» проверила ещё один сценарий: отправила юрлицам рассылку с QR-кодов на заявку для заключения договора. В результате в систему поступило 8 обращений на подключение — это 8 будущих клиентов, которые сразу попали в договорную работу.
- Постепенно к новому формату подключаются и клиенты «Зелёной Мили»: отправляют заявки на вывоз, обращаются по вопросам заключения договора и смотрят историю вывозов по своему адресу.
«С QR-кодом появляется прозрачность: клиент может посмотреть, что, когда и зачем вывозили. Конечно, есть организации — я их называю староверы — которые пока хотят работать по старинке: звонить по телефону, получать всё на бумаге. Но мы постепенно показываем, как работает новый формат» — Сергей Павленко
- Сильная сторона этого проекта — активная вовлечённость заказчика. «Зелёная Миля» точно знает, какие метрики им нужны, а мы с радостью подхватываем идеи и настраиваем дашборды под реальные задачи.
Всего получилось больше 10 отчётов для разных целей: руководитель, бухгалтер и диспетчер используют их каждую неделю, чтобы сверять данные, контролировать процесс и принимать решения не вслепую, а на основе точных цифр.
«Wave Service нам однозначно нравится: система уже на 70% закрыла наши потребности, оказалась очень гибкой под общий процесс. Для Дальнего Востока это вообще что-то новое — автоматизация до нас доходит тяжело» — Сергей Павленко
Что дальше: идеи и планы
-
Автоматическое формирование календаря вывоза для диспетчера
Следующий шаг — подготовка ежедневного плана вывозов. Сейчас у диспетчера сходятся разные потоки: плановые вывозы по графику, внеплановые заявки от клиентов.
В ближайшее время соберём эти данные в единый список вывозов на день: для плановых заявки будут создаваться автоматически по расписанию, которое задаётся в системе для каждого адреса, а внеплановые — по дате, которую укажет диспетчер.
Так у диспетчера будет общая картина на день: какие адреса нужно обслужить по графику, какие заявки добавились вне плана и что нужно распределить между водителями и подрядчиками.
Руководитель «Зелёной Мили» считает этот сценарий одним из ключевых для дальнейшей работы с юрлицами: так система закроет 95% потребностей команды в этом направлении.
-
Фиксация точек без договора
Ещё в планах — упростить работу с организациями, которые не заключили договор на вывоз ТКО. Аудитор «Зелёной Мили» сможет зафиксировать такую точку через мобильное приложение: добавить фото, адрес и геолокацию.
После отправки информация попадёт в Wave Service и станет доступна юристу и руководителю на отдельном дашборде. Так потенциальные клиенты не будут оставаться в заметках и переписках — их можно будет проверить и передать дальше в договорную работу.
Из разрозненных адресов и названий получается понятный список: что заметили, где находится точка и как дальше с ней работать
-
Борьба со свалками
Команда «Зелёной Мили» готовит социальную инициативу: жители смогут сообщать о несанкционированных свалках, просто сканируя QR-коды. Все обращения будут автоматически собираться в Wave Service.
-
Обращения от физических лиц
Пока основной фокус проекта — работа с юрлицами, но заказчик уже смотрит на шаг вперёд и обдумывает, как выстроить работу с физлицами. Точный формат взаимодействия ещё предстоит найти.
-
Интеграция с 1С
В перспективе собранные в Wave Service данные (адреса, объёмы, статусы) будут напрямую передаваться в 1С. Это позволит автоматически формировать расчётные документы без лишнего ручного переноса между системами.
Мы благодарны команде «Зелёной Мили» и лично Сергею Павленко за доверие, инициативность и стремление к инновациям.
В кейсе показали, как Wave Service может работать у регионального оператора: водители фиксируют объёмы по QR-коду, данные с адресов попадают в систему и превращаются в понятные отчёты для руководителя, бухгалтерии и юристов.
Когда информация не теряется на бумаге, в чатах и ручных таблицах, проще сверять объёмы, выставлять счета, разбирать спорные ситуации и видеть, где договорная работа требует внимания. А значит — эффективнее выстраивать работу и расчёты с юрлицами.
Если хотите примерить этот сценарий на свои процессы вывоза ТКО — давайте знакомиться. Проведём демо, разберём вашу схему работы и покажем, что можно настроить под ваши процессы.
