пробуйте 14 дней бесплатно
Наведите порядок в заявках АХО и эксплуатации за 1 час
Типовые заявки уже настроены в системе 🔥
Быстрый старт
В 2024 году административно-хозяйственный отдел компании ООО «Ипсос Комкон» внедрил Wave Service для работы с бытовыми заявками и автоматизации задач специалистов АХО.
Сотрудники и гости компании используют систему, например, для заказа еды в переговорные, вызова уборки, пополнения расходников. Специалисты АХО проводят обходы, отслеживают занятость водителя, работают с аналитикой. Подробнее читайте в кейсе внедрения.
В этой статье расскажем, как инициативная команда заказчика нашла новое применение для системы — и теперь Wave Service помогает контролировать то, что в офисе периодически выдаётся во временное пользование: диктофоны, зонты, книги, техника, пропуска.
Материал будет полезен специалистам АХО, администраторам, сотрудникам ИТ-поддержки и всем, кто отвечает за общие ресурсы компании.
Каждый день кто-то что-то берёт. Как в «Ипсос Комкон» теперь всё это учитывают
В офисе компании ООО «Ипсос Комкон» сотрудники регулярно берут во временное пользование различные предметы: например, диктофоны для записи интервью или зонты, заботливо предоставленные специалистами АХО для комфорта внутренних заказчиков.
Одни предметы выдают секретари, другие — охрана, а часть — специалисты ИТ‑поддержки или координаторы бизнес‑отделов. Но схема везде была одна, и если вы хоть раз что-то брали под расписку, вы её узнаете:
Есть предмет, есть ответственный, есть бумажный журнал И определённое внутреннее сопротивление, а иногда и банальная нехватка времени заполнить все нужные графы ручкой.
Ручной учёт превращает рабочий день в хаос вопросов и поисков. Именно это команда заказчика заменила QR-кодом и дашбордом
«Когда все были в офисе, что-то брать, отслеживать и напоминать было проще. Сейчас, в гибридном формате, ответственный может быть не на месте. Так у нас с ИТ-оборудованием — GoPro, смартфоны и другое. Выдать предмет может кто-то из дежурной поддержки ИТ-команды, но за учёт, пополнение, ремонт и прочее отвечает конкретный сотрудник. В итоге ему приходится постоянно сверяться и выяснять, где находится „подконтрольное“ имущество и у кого оно на руках» — Татевик Оганнисян, Административный директор ООО «Ипсос Комкон»
Так как специалисты АХО уже больше года активно использовали Wave Service, команда быстро поняла: QR-код и дашборд системы могут быстро заменить устаревшие и неудобные бумажные журналы для контроля движения часто используемых предметов.
Так в систему начали добавлять всё, что сотрудники берут во временное пользование: от книг и зонтов до ИТ-оборудования.
Каждый предмет специалисты команды заказчика промаркировали небольшим QR-кодом, они в Wave Service выступают главным звеном для связи людей и системы.
Сотрудник сканирует, и система фиксирует, кто взял и когда. При возврате — ещё один скан. Ответственный видит всё в дашборде: что сейчас на руках, что уже вернули, что задержали.
Один скан — и система знает, кто взял внешний аккумулятор и когда. Ещё один — при возврате. Тут всё просто
Системный подход упрощает рабочую рутину:
- Сотруднику не приходится искать именно ИТ-специалиста Олега, чтобы взять проектор, подстраиваться под его график или выяснять, будет ли он сегодня на месте.
Достаточно зайти в ИТ-отдел, отсканировать QR-код и забрать оборудование у дежурного — дальше можно спокойно идти по делам. Дежурному не нужно вспоминать, в каком журнале и что именно полагалось записать при выдаче — система всё фиксирует сама.
Ответственные — администраторы, охрана, ИТ или секретари — не тратят время на записи в журнале от руки, расшифровку чужого почерка и звонки коллегам с вопросами «Ты уже вернул?» или «Кто вчера взял микрофон?». Всё видно в один клик на дашборде.
Руководителю не нужно запрашивать отчёты или вчитываться в таблицы, которые кто-то должен собрать из бумажной версии в электронную, чтобы направить руководителю. В дашборде видно, какие ресурсы используются часто, что простаивает, а что пора бы уже докупить.
Это экономит время, сокращает объём ручной работы и даёт возможность быстро и наглядно отследить, как используются ресурсы.
Всё звучит просто, и так оно и есть. Даже если завтра вам нужно будет учитывать не зонты и ноутбуки, а, скажем, дрели и болгарки — это тоже можно настроить за пару кликов.
Офисная библиотека: контроль книг без головной боли для секретаря
В офисе компании есть собственная библиотека: книги по управлению, проектной работе, сервису, методологиям. Взять книгу может любой сотрудник, но хранятся они не в открытом доступе, а в шкафу у секретарей, чтобы ничего не потерялось.
Изначально, когда появилась идея сделать такую библиотеку, стало ясно: если организовать всё на бумаге, это добавит ручной работы секретарям.
Сотрудникам пришлось бы подходить лично, чтобы узнать какие книги в наличии, а ответственным — доставать весь комплект, выкладывать на стол, ждать, пока человек выберет, потом фиксировать выдачу и снова убирать книги на место.
Чтобы не превращать идею с книгами в новую рутинную задачу, в Wave Service сделали всё сразу «по уму».
«Даже небольшие и приятные инициативы вроде библиотеки требуют времени и внимания секретаря. Важно, чтобы они не ощущались как дополнительная нагрузка. Система помогает обойти этот барьер» — Татевик Оганнисян, Административный директор ООО «Ипсос Комкон»
Специалисты АХО каждую книгу промаркировали небольшими QR-кодами, а мы настроили два дашборда:
- Для ответственных
Здесь видна вся история движения книг: кто взял, когда, из какого отдела, когда вернули, кому из сотрудников стойки ресепшн лично в руки отдали. Последнее — дополнительный элемент контроля как для того, кто берёт книги, так и для того, кто их принимает.
- Публичный
Ссылка на него опубликована на корпоративном портале компании. Любой сотрудник открывает этот дашборд с телефона или с компьютера, и видит, какие книги есть, какие на руках. Сразу можно выбрать и идти за конкретной.
При этом не нужно нигде дополнительно регистрироваться и авторизовываться ни для просмотра дашборда, ни при получении книги. Никаких дополнительных подписок, регистраций и приложений.
Пример дашборда для ответственных за книги из корпоративной библиотеки в веб-версии Wave Service
Теперь всё работает быстро:
Сотрудник выбирает желаемую книгу Секретарь достаёт её Сотрудник сканирует QR-код Вписывает свою фамилию и выбирает отдел из выпадающего списка При возврате — ещё один скан и нажатие одной кнопки «Вернуть» Книга снова отображается в наличии.
Быстро, просто и с улыбкой — вот так теперь выдают книги в офисной библиотеке. Ну здорово же?
И воспринимается это не как «ещё одна задача» на плечах специалиста АХО, а как логичное продолжение того, как устроены процессы в офисе.
«Сейчас моя задача — сделать так, чтобы мои сотрудники помогали компании самыми простыми способами. Чем проще действие — выдать, просканировать, вернуть — тем легче встроить его в ежедневную рутину. А для руководителя это ещё и способ безболезненно внедрить современные сервисы» — Татевик Оганнисян, Административный директор ООО «Ипсос Комкон»
Диктофоны: система знает, кто взял и куда вернули
Диктофоны — рабочий инструмент, который постоянно в ходу. Их берут для интервью и опросов, часто передают из рук в руки. Ответственность за них лежит на координаторе бизнес-отдела.
По аналогии с книгами каждый диктофон промаркировали QR-кодом. Сотрудник берёт диктофон, сканирует и указывает фамилию. В процессе работы может и передать устройство коллеге, а уже коллега — вернуть предмет сразу на место.
То есть, вернуть его на место может не обязательно именно тот, кто изначально взял, важно куда вернули диктофон. При возврате указывается физическое местоположение, например: «в чёрной коробке».
Пример дашборда для контроля диктофонов
QR-коды можно делать разного размера, даже для таких компактных предметов, как диктофоны.
Если выбрать надёжный материал, например, плотный картон, или дополнительно защитить ламинацией — наклейка прослужит дольше. Но даже при аккуратном использовании понятно: диктофоны в ходу, и метка рано или поздно может испортиться.
Это не проблема. В системе всё устроено просто: сначала приклеили QR-код, потом отметили, что он относится к конкретному диктофону. Если метка стёрлась или отклеилась, её можно спокойно заменить за пару минут.
Гостевые пропуска: кто выдал, кому, когда — всё зафиксировано
Выдачу пропусков автоматизировали ещё на старте, мы упоминали об этом в кейсе внедрения. Сейчас раскроем в контексте общего подхода к контролю движения предметов, особенно тех, что часто переходят из рук в руки в офисе.
Временные и гостевые пропуска — это физические карточки с уникальными номерами, и сейчас каждая ещё и промаркирована QR-кодом.
Когда гость приходит в офис, сотрудник на входе — охранник, администратор или секретарь — выдаёт пропуск и просит гостя отсканировать код, указать свою фамилию и т. д.
Можно добавить комментарий, например, указать контактное лицо внутри компании. Сотрудник ресепшн в режиме онлайн видит результат заполнения в веб-версии Wave Service.
Пример дашборда для контроля временных пропусков в веб-версии Wave Service
На дашборде видно тип пропуска, дату и время выдачи и возврата, комментарии и другие подотчётные показатели. Доступ к данным тоже настраивается: сотрудники видят только то, что нужно для их работы.
Зонты: сотрудники берут и возвращают их самостоятельно, офис-менеджер просто проверяет
Учёт корпоративных зонтов — это одна из самых частых идей из зоны заботы о сотрудниках у наших клиентов. Мы даже включили её в подборку «10 идей для комфортного офиса». Если вы отвечаете за комфорт и жизнеобеспечение, рекомендуем заглянуть: там собраны кейсы ваших коллег, которые делятся своими находками для повседневной заботы о внутренних заказчиках.
В компании «Ипсос Комкон» это устроено так: каждый зонт промаркирован индивидуальным QR-кодом. Сотрудник сканирует код, отмечает, что взял зонт, и идёт домой без риска промокнуть, простыть и провести вечер в совсем плохом настроении. При возврате — ещё один скан, и система фиксирует, что зонтик вернули.
Пример дашборда для контроля корпоративных зонтов в компании заказчика
Cекретарь администрирует процесс через веб-версию Wave Service на дашборде: видит, кто взял, когда, вернул ли. Запоминать, у кого зонт и сколько времени на руках теперь не нужно, это делает система.
«Я регулярно просматриваю дашборд. Недавно был случай: сотрудница брала зонт и чуть ли не на следующий день вернула его в офис, но забыла положить в корзинку. Мы позвонили, уточнили — и вопрос решился за минуту. Система в этом смысле очень помогает: всё под контролем» — Татевик Оганнисян, Административный директор ООО «Ипсос Комкон»
ИТ-оборудование: никто не бегает с журналом даже за GoPro
Сейчас мы активно внедряем учёт ИТ-оборудования: например, презентационные ноутбуки, GoPro-камеры, внешние аккумуляторы, проекторы, смартфоны под проектные задачи.
Поскольку основная деятельность компании — маркетинговые исследования, технику используют постоянно: для съёмок, выездов, интервью, клиентских презентаций.
В офисе каждый день дежурит кто-то из ИТ-отдела, но зона ответственности у всех разная — не каждый сотрудник ведёт учёт. А тот, кто отвечает за контроль, может физически находиться вне офиса.
Раньше приходилось звонить коллегам и выяснять: взяли ли уже оборудование, вернули ли его, кто именно и когда это сделал.
Теперь проще: на дашборде видно всё сразу, у кого техника на руках, кто и когда её выдал, когда планируется возврат и кто принял обратно — если устройство уже вернули.
Алгоритм тот же, что и в других сценариях: устройство маркируют QR-кодом, действия фиксируются по скану, а статусы обновляются автоматически.
Ещё включили дополнительные уровни контроля: при возврате нужно указать Ф.И.О. того, кто принял устройство, а в дашборде отображается точное до минуты время возврата.
Если потребуется, данные можно сверить с графиком дежурств или даже с видеонаблюдением. ИТ-отделу это ощутимо упростило задачу: контроль прозрачный, централизованный и не зависит от того, находится ли ответственный сотрудник в офисе.
Пример дашборда для контроля ИТ-оборудования в веб-версии Wave Service
Для руководителей такой дашборд — отличный инструмент, чтобы быстро вникнуть в ситуацию: как часто используют технику, чего не хватает, не пора ли планировать закупки. Всё видно на одном экране и не нужно вчитываться в отчёты.
Для сотрудников дашборд это ещё и удобный способ скоординироваться: видно, у кого на руках нужный предмет. Иногда проще договориться о встрече и передать оборудование напрямую, чем ждать, пока коллега приедет в офис и вернёт.
Отсканировать QR-код можно где угодно, а если нужно — связаться с коллегой и уточнить, сможет ли он освободить устройство раньше, и тогда получится спланировать собственную работу с оборудованием.
Сегодня в системе — книги, зонты, диктофоны, камеры, гарнитуры и проекторы. Завтра могут быть специнвентарь или редкие расходники.
Wave Service легко подстраивается под специфику: техника, специнвентарь для уборки, реквизит для ивентов. Всё, что используется и передаётся между сотрудниками, можно учитывать без лишней рутины.
Приходите на демо — покажем, как это сработает именно для ваших задач.
