Разбираемся вместе с вами, кто такой современный специалист административно-хозяйственного отдела.
Поговорим про обязанности, задачи и функции сотрудников АХО. Покажем, какие навыки стоит развивать человеку, который несёт ответственность за комфорт работы всей организации. В конце наметим дорожную карту развития компетенций.
Для специалистов АХО мы готовим и вебинары. Если вы ищете способ увеличить эффективность вашего отдела с помощью инструментов автоматизации, посмотрите наш бесплатный вебинар.
АХД, АХУ, АХС — или как ещё называют административно-хозяйственный отдел
На данный момент нет регламентированного названия для отдела, который занимается административно-хозяйственной деятельностью, поэтому в компаниях часто встречаются разные вариации.
У одного из наших клиентов заботой об офисе и сотрудниках занимается целый департамент, отсюда АХД — административно-хозяйственный департамент.
В некоторых компаниях есть АХС — административно-хозяйственная служба.
И не так часто, но всё же встречается АХУ — административно-хозяйственное управление.
Чаще всего можно встретить аббревиатуру АХО — административно-хозяйственный отдел, её мы и будем использовать в статье.
Задачи этих служб/департаментов/отделов могут отличаться в зависимости от специфики организации, но все они отвечают за административно-хозяйственную деятельность компании.
Получается, сотрудники АХО — это главные люди, которые отвечают за комфорт в организации, чтобы всё было «как дома». Они занимаются задачами, которые направлены на создание комфортных условий для эффективной работы всех сотрудников и организации. Например, закупки вкусного чая, оплата корпоративного такси, исправная работа кофемашины — это всё тоже в зоне ответственности АХО.
Состав административно-хозяйственного отдела
Состав АХО во многом зависит от размера компании: в небольших организациях часто в отделе есть только офис-менеджеры, которые подчиняются генеральному директору. В компаниях покрупнее в АХО могут входить квалифицированные инженеры, специалисты по снабжению, хендимены и т.п.
Вот так может выглядеть АХО в крупной компании:
Пример состава АХО в крупной компании
Руководитель АХО, или административный директор занимается эффективной организацией работы сотрудников АХО.
Часто руководителя АХО ещё называют менеджером АХО. Это название пришло к нам из западной традиции управления офисами и ещё не совсем прижилось в России. В статье мы опираемся на принятую в российских компаниях терминологию, поэтому менеджер АХО — это всё тот же руководитель с тем же списком задач и обязанностей.Администраторы и управляющие (руководители среднего звена), среди которых есть заведующие хозяйством (завхозы), отвечают за контроль организации уборки, ремонтные работы, приобретение расходных материалов и поддержание рабочего состояния офисной техники.
В некоторых компаниях в отдел АХО могут входить инженеры. Они занимаются плановыми проверками и техобслуживанием систем здания (отопление, вентиляция, электроснабжение). На инженерах лежит ответственность за работу инфраструктуры предприятия, включая внутреннюю и внешнюю сети, обслуживание лифтов и систем безопасности.
Электрики, сантехники, такелажники, хэндимены и кофе-леди — линейный персонал отдела, как правило, подчиняются завхозам или офис-менеджеру. В некоторых компаниях эти задачи могут отдавать на аутсорс.
Современные офис-менеджеры — основа АХО в небольших компаниях
Современный офис-менеджер заслуживает отдельного пункта в нашей справке о специалистах АХО.
Как уже отметили выше, нередко в небольших компаниях все задачи, связанные с административно-хозяйственной деятельностью, ложатся на плечи одного только офис-менеджера.
Обязанности офис-менеджера заключаются в управлении линейным персоналом, закупках канцелярии и прочих расходников, приветствии клиентов или сотрудников. Офис-менеджеры обычно «на подхвате» и выполняют задачи от руководителей. Ещё могут заниматься вопросами аренды и документооборота.
Взаимодействие АХО с другими отделами
Административно-хозяйственный отдел внутри компании подчиняется генеральному директору и оказывает сервисные услуги для всех подразделений организации.
Кому подчиняется АХО внутри компании
Внутри компании АХО тесно взаимодействует с другими отделами. Например:
- Финансовый отдел, или бухгалтерия
Совместно планируют бюджет, финансирование закупок и услуг, ведут учёт расходов на хозяйственные нужды и работу со счетами.
- Отдел кадров и HR
Вместе работают над организацией рабочих мест, согласованием графиков мероприятий, организацией командировок, планированием корпоративных мероприятий и встреч.
- Юридический отдел
Специалисты АХО обращаются к отделу для юридической поддержки вопросов, связанных с недвижимостью, договорами с поставщиками и контрактами.
- ИТ-отдел
ИТ-отдел помогает в поддержке и обслуживании офисной техники и программного обеспечения.
- Производственные/операционные подразделения
Такие подразделения помогают обеспечивать необходимыми материалами, инструментами и управлением рабочими пространствами в зависимости от специфики организации.
Обязанности, функции и задачи сотрудника АХО
Мы проанализировали более 100 объявлений работодателей на hh.ru, и делимся с вами кратким резюме обязанностей сотрудника АХО.
В зависимости от специфики организации, задачи могут меняться.
- Управление и организация обслуживания
В эти обязанности, как правило, входят работы по ремонту и благоустройству, контроль за инфраструктурой, организация рабочего пространства.
- Техническое обслуживание и эксплуатация
Всё, что касается эксплуатации помещений и инженерных систем: контроль работы внешних инженерных служб, проведение профилактических работ, соблюдение мер пожарной безопасности — тоже становится обязанностью АХО. В некоторых компаниях эти задачи разделяют между другими отделами.
- Взаимодействие с внешними структурами
АХО также отвечает за работу с подрядчиками и органами государственного надзора, контрактации, взаимодействие с управляющими компаниями.
- Административные задачи и документооборот
Здесь выделим ведение учёта хозяйственной деятельности, инвентаризации, закупки и контроль исполнения договоров.
- Безопасность и соблюдение стандартов
Совместно с отделом охраны труда АХО следит за чистотой и порядком в офисе, организовывает дезинфекцию помещений и проводит инструктажи с персоналом о мерах предосторожности, поддерживая здоровую и безопасную рабочую среду.
- Логистическая поддержка
Часто офис-менеджеры ответственны за организацию командировок, контроль курьерской службы, обслуживание корпоративного транспорта.
- Финансовое планирование и учёт
Административный директор согласовывает бюджетирование деятельности отдела, ведёт контроль расходов и управляет денежными потоками.
Задачи и обязанности специалиста АХО
Навыки современного специалиста АХО
Мы уже выяснили, что обязанности АХО разноплановые, теперь разберёмся, какими навыками нужно обладать, чтобы успешно развиваться в этой сфере.
- Клиентоориентированность — умение работать исходя из потребностей клиентов и сотрудников.
Как правило, те, кто воспринимают клиентоориентированность просто как термин для красивого описания процессов, не всегда задумываются о том, что это такое на практике, то есть могут выполнять свою работу посредственно.
Когда сотрудник точно знает, как применять клиентоориентированный подход, это ощущается всеми «обитателями» компании.
Например, когда в офисе настроено освещение, всегда есть вкусные снеки и даже подставки для зонтов — работать приятнее.
Навыки: эмпатия, внимание к деталям, предугадывание потребностей, коммуникативные навыки, понимание специфики деятельности компании.
- Ведение переговоров — способность достигать соглашений, умение находить компромиссы и убеждать.
Представьте, что управляющая компания бизнес-центра, где вы арендуете офис, решила повысить арендную плату без видимых на то причин. Вам нужно суметь договориться так, чтобы это решение отменили. Подкованный в переговорах специалист сумеет грамотно оптимизировать расходы отдела.
- Решение проблем
Например, HR-отдел организовал мероприятие на свежем воздухе, АХО же отвечает за перевозку сотрудников. Утром вам сообщают, что корпоративный автобус не приедет. Что будете делать? Специалист, который понимает, как действовать в подобных ситуациях, нередко на вес золота :)
Навыки: креативность, аналитическое мышление, адаптивность.
- Обмен опытом — готовность учиться у других и делиться собственными практиками и знаниями.
Если сотрудник АХО посещает профильные мероприятия — бизнес-завтраки, вебинары, мастер-классы — в его арсенале появляются новые идеи по улучшению процессов и поддержанию комфортной рабочей атмосферы. Например, на мероприятиях часто разбирают виды освещения, поставщиков кофе, бюджетную, но качественную канцелярию.
Навыки: открытость новому, умение слушать.
- Самоорганизация и инициативность
Инициатива, вопреки популярной поговорке, ценится. В случае административно-хозяйственного отдела инициатива проявляется в нахождении новых способов для улучшения рабочего пространства, самостоятельной организации работы без необходимости в контроле.
Навыки: тайм-менеджмент, планирование, инициативность, ответственное отношение к задачам.
- «Уверенный пользователь ПК» и понимание основ цифровизации
Раньше в резюме хорошо смотрелся пункт «владение ПК». Сейчас же работодателей интересует, насколько специалист понимает, как с помощью различных ИТ-инструментов можно оптимизировать процессы, отойти от рутины, ускорить работу в целом.
Для этого сотрудникам АХО нужно разбираться в различных ИТ-решениях и программах: например, 1С, системы для командировок, СКУД и сервис-деск.
Навыки: пакет программ MS Office, понимание основ цифровизации, 1С, СЭД, решения для командировок, бронирований и заказа такси, СКУД, СЭД и сервис-деск.
- Знание законодательства
Понимание трудового кодекса, норм и правил, связанных с обслуживанием здания и безопасностью, в том числе пожарной.
Сотрудника АХО точно не должны пугать аббревиатуры вроде ГОСТ Р 7.0.97-2016 для распорядительной документации.
Помимо перечисленных навыков, сотрудникам АХО важно на уверенном уровне владеть знаниями в документообороте, управлении закупками, складском учёте и деловом общении.
Вывод тут простой: компетентный в ключевых навыках специалист, который умеет найти подход к организационным вопросам, становится ключевой фигурой в эффективном управлении и развитии компании.Дорожная карта развития в профессии
Попробуем изобразить путь становления эксперта административно-хозяйственного отдела. Подобные дорожные карты часто используют в других отраслях, например, в ИТ, потому что так проще понять, что нужно изучать, чтобы стать профессионалом.
Так как задачи, обязанности и функции специалистов АХО в разных индустриях и компаниях могут сильно отличаться, мы попытались собрать общую картину без упоминания нюансов. Ступени роста обозначили привычной градацией от новичка до эксперта.
Дорожная карта развития специалиста АХО
Где специалисту АХО учиться новому
Современный специалист АХО всегда старается быть на «ты» с технологиями, открыт новому, ищет и предлагает ИТ-решения для развития своего отдела.
Мы по опыту общения с клиентами знаем, как важно таким людям развиваться в профессии, и ниже перечислим, где они стараются подчерпнуть новые знания, чтобы на практике эффективно заботиться об офисе и сотрудниках.
Курсы
Помимо профильных образовательных программ, например, переподготовки и повышения квалификации, на помощь кадрам административно-хозяйственного отдела приходят краткосрочные курсы по развитию конкретных навыков и компетенций. Сюда можем отнести семинары по организации работы отдела и документообороту.
Обмен опытом
Конференции, мероприятия, семинары, профильные чаты и группы в соцсетях и мессенджерах — это то, что позволяет выстроить коммуникацию с коллегами из отрасли, обмениваться опытом, учиться на лучших практиках и совершенствовать процессы в компаниях.
Любимые нами вебинары тоже не стоит забывать. Пожалуй, из всего списка это самый удобный формат. Вам не нужно никуда ехать и ничего готовить, кроме чая или кофе для приятного просмотра. На вебинарах эксперты делятся полезной информацией, ведут общение с аудиторией и разбирают частые вызовы и их решения.
Не стесняясь подытожим: современный специалист АХО – это главный стратег и инноватор в оптимизации бизнес-процессов управления и обслуживания организации. Без офис-менеджеров, линейного персонала и их руководителей организация не сможет работать, поэтому их роль всегда остаётся ключевой.
