Клиент — производственная компания

Наш клиент — крупная производственная компания в Санкт-Петербурге.

Знаем, что для контекста полезны детали сотрудничества, но мы соблюдаем NDA. Поэтому в этом кейсе делаем упор на проблемы заказчика и на предложенное нами решение, чтобы продемонстрировать возможности модуля «Инвентаризация».

Так вы сможете оценить ситуацию со стороны профессионального опыта и примерить этот кейс на процессы вашей компании.

Проблемы до внедрения Wave Service

Клиент обратился к нам с проблемой устаревших процессов инвентаризации — долго, много бумажной работы и постоянная путаница в обращениях с ТМЦ.

Кратко: как ранее проходила инвентаризация

  1. Руководители выпускали приказ о проведении инвентаризации и назначали ответственных исполнителей. Как правило, на объектах заказчика за процедуру отвечали 8 человек.
  2. Затем печатались инвентаризационные описи ТМЦ для каждого исполнителя.
  3. Исполнители приступали к инвентаризации и подробно заполняли акты о проведении процедуры.
  4. Последним этапом менеджеры формировали табличные отчёты и проводили сравнение данных с учётом компании.

Бюрократизированный процесс тормозил процедуру и имел ряд минусов:

  • Беспорядок в записях и высокий риск потерять информацию.

    Вполне объяснимое последствие, так как инвентаризацией занимаются 8 человек. Сотрудники отвлекались от основных обязанностей на время сверок и поиска информации в бумажных журналах. Руководителям приходилось вручную собирать все отчёты, акты и накладные по разным сотрудникам, чтобы составить общую картину учёта в компании. К тому же, некоторые журналы могли потеряться вместе с данными.

  • Невозможно было быстро найти данные о статусах ТМЦ и их месторасположении.

    Информация о ТМЦ фиксировалась в бумажных актах, на поиск которых уходило время.

  • Сложно установить, кому и когда передавался объект, и как менялись ответственные.

    Здесь играет роль высокий риск влияния человеческого фактора на процесс. Если имущество передаётся или перемещается, это часто нигде не фиксируется или же информация теряется среди бумаги и электронных таблиц.

  • Сохранялась высокая вероятность потери, краж и несвоевременных закупок.

    Количество ТМЦ клиента превышало 35 000 объектов — сюда относились и небольшие предметы, инвентарь и расходники. Учёт этих ТМЦ — сложная задача, особенно когда под рукой только бумажные журналы. В результате сохранялась высокая вероятность что-либо потерять или не учесть.

Решение

Анализ проблем помог нам предложить заказчику оптимальное решение — полностью автоматизировать процедуру инвентаризации и сделать процесс прозрачным, понятным и доступным для сотрудников.

Рассказываем по этапам, что мы сделали и как это повлияло на бизнес-процессы.

Внедрили модуль «Имущество»

Для начала внедрили многофункциональный модуль «Имущество», в который перенесли всю детальную информацию о ТМЦ. Другими словами, мы настроили единый реестр управления списком имущества.

У клиента появилась возможность искать и сортировать данные по требуемым критериям, отслеживать и контролировать все действия над ТМЦ. Например, на поиск шуруповёрта — где он находится, как он выглядит, и кто несёт за него ответственность — уйдёт меньше минуты.

Модуль «Имущество» в системе Wave Service Модуль «Имущество» в системе Wave Service

На этапе внедрения клиент предоставил нам данные о ТМЦ — всего в компании на тот момент было 36 000 объектов. Мы помогли импортировать данные в систему, чтобы сэкономить время и свести к минимуму риск что-либо пропустить.

Сейчас заказчик самостоятельно добавляет новые ТМЦ по мере необходимости. Такие функции доступны сотрудникам с соответствующими правами.

При добавлении нового объекта указывается вся описательная информация для дальнейшей работы.

Важно: признаки для описания ТМЦ настраиваются. В зависимости от специфики бизнеса можно настроить любые поля.

Пример формы описания ТМЦ Пример формы описания ТМЦ

После того как мы внесли все ТМЦ в систему, сразу же приступили к маркировке QR-кодами.

Маркировка — это главный инструмент учёта ТМЦ в системе Wave Service. В отличие от аналогичных решений мы используем QR-коды, которые стали уже вполне привычными для людей. Важно: не нужно никакого дополнительного оборудования, QR-код считывается камерой любого смартфона.

Все QR-коды генерируются автоматически, а распечатать их можно на любых принтерах термоэтикеток — например, PROTON TTP-4206.

Затем все полученные QR-коды размещаются на ТМЦ.

Пример размещения QR-кода на ТМЦ

Пример размещения QR-кода на ТМЦ

При сканировании QR-кода с ТМЦ пользователь увидит карточку объекта с детальной информацией о ТМЦ.

Пример формы просмотра информации о ТМЦ Пример формы просмотра информации о ТМЦ

Автоматизировали процесс инвентаризации

Перед внедрением заказчик обозначил график регламентного проведения инвентаризации, а мы настроили расписание. Так, система автоматически заводит задачи на проведение инвентаризации для ответственных сотрудников в нужную дату и время.

Информация наглядно представлена в мобильном приложении в соответствии с правами доступа.

Уведомление об инвентаризации в Wave Service

Уведомление об инвентаризации в Wave Service

Важно: система позволяет проводить и внеплановую инвентаризацию. Здесь тоже нет ничего сложного — руководители могут создать заявку через веб-версию, мобильное приложение или путём сканирования QR-кода.

Заявка на проведение инвентаризации в Wave Service Заявка на проведение инвентаризации в Wave Service

После получения заявки ответственный сотрудник получает уведомление на мобильный телефон и приступает к работе.

Для удобства исполнителей инвентаризация проводится через мобильное приложение. В задаче указана локация, где нужно провести инвентаризацию, и инструкции в виде списка ТМЦ для учёта.

Инвентаризация с помощью мобильного приложения

Инвентаризация с помощью мобильного приложения

Исполнитель сканирует QR-коды на объектах по списку. Приложение автоматически вычёркивает найденные ТМЦ. Если в помещении находится лишний объект — система автоматически создаёт заявку на перемещение.

Если же исполнитель не нашёл объект из списка — заводится заявка о его отсутствии. Так мы сохраняем порядок учёта и детально отслеживаем все ТМЦ.

В конце процедуры при отсутствии проблем исполнитель закрывает заявку, а руководитель может просмотреть аналитику и отчёт в системе.

Аналитика по инвентаризациям в Wave Service Аналитика по инвентаризациям в Wave Service

Статусы ТМЦ

Для прозрачной аналитики заказчику важны статусы ТМЦ. Статусы отслеживают и фиксируют, где находятся ТМЦ и в каком они состоянии.

Все статусы настраиваются под требования клиента. В нашем кейсе, например, обозначены следующие статусы:

  • Обычный — ТМЦ находится в указанном месте и исправна.
  • Списан — объект списан по причинам, которые указываются в комментариях и подкрепляются актами.
  • Продан — объект был продан, и это тоже фиксируется подписанной накладной.
  • Передан в аренду — указывается арендатор и новое местоположение ТМЦ.
  • Перемещён — описываются причины перемещения и указывается новое местоположение ТМЦ.
  • Возвращён — если в ходе инвентаризации ТМЦ находилась не на своём месте, её возвращают и отмечают в системе.

Как это работает на практике Например, если в ходе инвентаризации исполнитель на нашёл в объект, который по регламенту должен находится в помещении, система создаёт заявку «Отсутствует объект».

Смена статуса ТМЦ в ходе инвентаризации

Смена статуса ТМЦ в ходе инвентаризации

В таком случае заявка попадает руководителю или ответственному лицу на смену статуса. Например, сломался монитор — этот объект можно списать или отправить исполнителя на поиски, если причины списания неясны.

Руководитель проверяет информацию и принимает решение о смене статуса. При необходимости процесс подтверждается актами или накладными с подписью ответственного. А система хранит информацию в истории изменений.

Таким образом мы соблюдаем полную подотчётность и фиксируем любые операции над ТМЦ: утери, возвраты, поломки и прочее.

Акты и накладные

Акты и накладные формируются по внутренним порядкам компании. Доступны в виде экспорта документа в форме PDF.

При необходимости пользователь может распечатать документ из системы и подписать. А затем прикрепить скан.

Например, когда статус ТМЦ меняется на «списан», ответственному нужно прикрепить акт списания. Весь документооборот доступен в отчётах.

Пример формы добавления отчётных документов Пример формы добавления отчётных документов

Передача ТМЦ

В системе за каждой ТМЦ закрепляется материально ответственное лицо. Передать ответственность за объект может только администратор или руководитель — для этого есть специальная роль.

Пример формы отслеживания ответственных и пользователей ТМЦ Пример формы отслеживания ответственных и пользователей ТМЦ

Также помимо ответственных можно отметить пользователей. Как правило, это разные люди. Все изменения можно отследить в истории.

История всех изменений и операций с ТМЦ История всех изменений и операций с ТМЦ

Такой учёт полезен, например, при увольнении сотрудника или при частой передаче имущества от одного сотрудника к другому.

Результат

Система позволила компании сделать процесс инвентаризации быстрым и прозрачным. Отчёты детально показывают расположение ТМЦ и все операции, которые с ними совершались. Сводятся к минимуму потери объектов, ошибки и путаница в данных. Акты и накладные сразу отражаются в системе рядом с нужными ТМЦ.

В цифрах

  • Площадь объекта клиента — 25 000 м2
  • За год инвентаризацию с помощью Wave Service провели 400 раз
  • Система помогла отследить 1582 объекта, которые отсутствовали на положенных местах в ходе инвентаризации
  • И ещё 285 ТМЦ вернулись на свои места после несанкционированных перемещений
  • 291 раз зафиксирован запрос на изменение статуса ТМЦ — списание, перемещение и удаление

Руководители видят полностью прозрачную картину всех операций над ТМЦ — какие объекты списывались, а какие требовали обязательного перемещения в другое помещение. Любая смена статуса зафиксирована актом или накладной, которые хранятся в системе. Увеличен контроль за местоположением ТМЦ — всё на своих местах в исправном состоянии.

Рекомендуем к прочтению

Баннер: Вежливые ответы в один клик

Продукт

Вежливые ответы в один клик: как мы помогаем управляющим компаниям держать планку высокого сервиса

Рассказываем, почему мы решили добавить шаблоны быстрых ответов для исполнителей и как ими пользоваться.

читать 5 минут1 сентября 2022
Баннер: кейс применения Service desk в коворкинге

Кейс

Сервисные офисы и коворкинги: стильно, модно, а как обслуживать? Поможет Service desk

Нужна ли система автоматизации гибким рабочим пространствам? Рассказываем на примере сервисного офиса CASE.

читать 9 минут18 августа 2022
Баннер: Service desk или WhatsApp с Excel

Продукт

Service desk или WhatsApp* с Excel. Как управляющей компании автоматизировать внутренние задачи и выжить

Многие УК работают с внутренними задачами в мессенджерах и таблицах Excel. Разбираемся, когда пора от этого отказаться.

читать 12 минут5 августа 2022

Пробуйте бесплатно 30 дней

Начните использовать
современный инструмент
для обслуживания вашей недвижимости.
Начните использовать современный инструмент для обслуживания вашей недвижимости.
Начните использовать современный инструмент для обслуживания вашей недвижимости.
Начните использовать современный инструмент
для обслуживания вашей недвижимости.
YouTube
YouTube
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А