Современный офис: что это и кто его обитает

Если загуглить «современный офис», поисковик выдаст красивые картинки и модные описания по типу «просторные пространства для творческой энергии», «удобные массажные кресла», «матча на кокосовом», «зона релаксации» и прочие трендовые идеи в красивой обёртке.

Современный офис. Фото Unsplash: Austin Distel Современный офис

А ещё современный офис — это не просто красивая картинка со стильным интерьером и бликами на чистых зеркалах. Это многофункциональная территория, где работают десятки или даже сотни людей.

Для того чтобы работа сотрудников приносила результат, необходимо всегда заботиться о том, что их окружает и насколько им комфортно в офисе.

Ксения Пузанкова, HR-менеджер WaveAccess

«Зачастую дома работать сложно, всегда есть на что отвлечься: стирка, готовка и дети, которые всегда требуют внимания. Поэтому многие предпочитают работать в офисе. А мы следим за тем, чтобы всем было уютно: цветы, чай-кофе-печеньки — и всё, что создаёт приятную рабочую атмосферу» — Ксения Пузанкова, HR-менеджер WaveAccess

Команда Wave Service больше трёх лет помогает офисам становиться комфортными и уютными для арендаторов, сотрудников и даже для тех, кто просто заходит в гости.

Мобильный Servicedesk для управляющих офисами
Современный способ оцифровать процессы обслуживания, сделать офис комфортным и повысить лояльность сотрудников и арендаторов.
empty image
ЗаявкиТО и ППРЧек-листыИнвентаризацияОбходыОбъявления и не только

За три года мы собрали статистику заявок от пользователей нашей системы и решили посмотреть на данные под необычным углом — раскрыть карты специалистам отдела АХО и HR-менеджерам — всем, кто заботится о комфорте изнутри.

Расскажем, о каких проблемах сотрудники могут умалчивать, к чему это приводит, и как service desk помогает предотвратить недовольство на ранних этапах.

О чём думают HR- и офис-менеджеры

В среднем человек проводит на работе 10 часов в день. Задача офиса-менеджера — организовать рабочую среду так, чтобы каждая минута в офисе была комфортной.

О чём думают руководители О чём думают руководители

Что важно сотрудникам для комфортной и продуктивной работы

  • Вкусно поесть в комфортных условиях
  • Работать в чистоте и порядке
  • Быть уверенными в своей безопасности
  • Иметь возможность отдохнуть в спокойной обстановке
  • Не отвлекаться на ремонт рабочей техники
  • Быть на одной волне с коллегами И в этом списке лишь базовые потребности, о которых думают офис-менеджеры при организации рабочего пространства.

Спойлер: даже если все пункты соблюдены, что-то всегда может пойти не так.

О чём молчат сотрудники, и почему это плохо

Мир офисных сотрудников и их руководителей часто сильно отличается. Когда одни уверены, что всё в офисе идёт хорошо, вторые — молчаливо злятся, копят обиды или только тихо мечтают о чём-то, что можно улучшить.

Непонимание между руководителями и сотрудниками Непонимание между руководителями и сотрудниками

Мы не берёмся разгадывать тонкую натуру человека, но одно знаем точно: многие сотрудники не желают рассказывать даже о мелких проблемах. Кто-то стесняется, а кто-то боится — что бы ни было, итог всегда один: раздражение со временем только растёт. Чем дольше сотрудник молчит, тем напряжённее атмосфера в коллективе и на проектах.

Здесь не будет вывода, который не стыдно скопипастить. Скажем по-простому: без обратной связи — грустно. Так вы не увидите слабые места в обслуживании офиса, и вам будет труднее обрести репутацию компании, которая по-настоящему заботится о сотрудниках.

Собрали для вас пару коротких историй, которые отлично иллюстрируют проблему молчания сотрудников. Мораль тут простая: молчание — не золото, комфорт — очень важен, а простое мобильное приложение — отличный слушатель.

История про злой автобус

У нашего клиента есть корпоративная развозка сотрудников. В теории это удобно всем: и сотрудники точно знают, как доберутся до работы; руководители уверены, что никто не опоздает.

В жизни всё оказалось иначе, и внимательный service desk то и дело получал жалобы от совсем бытовых, скажем, несоблюдение расписания, до устрашающих — кого-то ударили по голове.

Например, если к запаху бензина в салоне обычный городской житель может отнестись с терпением и промолчать, то это делать больше не надо — всегда можно пожаловаться QR-коду, что и делают сотрудники.

Пример 1: заявка-жалоба в приложении Wave ServiceПример 2: заявка-жалоба в приложении Wave Service
Пример 1: заявка-жалоба в приложении Wave Service
Пример 1: заявка-жалоба в приложении Wave Service
Пример 2: заявка-жалоба в приложении Wave Service

Жалобы сотрудников на неприятные запахи в автобусах

А дальше история становится серьёзнее.

Сотрудники сообщают о незакреплённых пассажирских креслах, протечках и поездках с ветерком — и дело явно не в мощном кондиционере.

Жалоба сотрудника на неисправность дверей автобуса

Жалоба сотрудника на неисправность дверей автобуса

Открытые двери во время движения — прямая угроза безопасности сотрудников, но, как оказалось, не самое страшное, что может произойти.

Бывали и случаи, когда персонал получал реальные травмы.

Пример 1: жалоба на нарушение мер безопасностиПример 1: жалоба на нарушение мер безопасности
Пример 1: жалоба на нарушение мер безопасности
Пример 1: жалоба на нарушение мер безопасности
Пример 1: жалоба на нарушение мер безопасности

Жалобы сотрудников на неадекватное поведение водителя

Вывод: автобус в этом рассказе явный антигерой. Но у этой истории добрый конец. Компания собирает обратную связь, видит всю ситуацию и принимает верное решение по исправлению проблем.

В результате мы даже увидели позитивные оценки от сотрудников. Кто-то благодарил за новые автобусы, а кто-то — за настоящее человеческое поведение водителей.

Заявка с благодарностью в приложении Wave Service

Заявка с благодарностью в приложении Wave Service

Пролитый кофе, испорченный ковролин, сбежавший сотрудник

Ситуация: мы запустили очередной пилот в новой компании и начали собирать обратную связь.

Управляющие объектом поделились интересным, но грустным случаем. До внедрения service desk альтернативного канала связи не было. Как-то ранним утром сотрудник пролил кофе — целый стакан, который упал на ковровое покрытие. Весь пол был залит, ковролин — испорчен.

Герой нашей истории запаниковал, сильно расстроился и даже убежал с места неприятности, не сказав ничего.

Растерянность сотрудников от произошедшей ситуации Растерянность сотрудников от произошедшей ситуации

Ситуация вроде бы бытовая и жизненная — со всеми случается. Однако настроение других сотрудников и нашего героя было испорчено.

Управляющие подчеркнули, что если бы был такой сервис — всё бы это решили очень просто и быстро: оставить заявку, излить душу текстом с фотографией, извиниться без личных контактов и лишней суеты.

Кстати, наша статистика эту гипотезу подтверждает. В системе уже зафиксированы подобные заявки. Сотрудники сообщают о ситуации, извиняются, проблема быстро решается, а настроению и рабочей атмосфере ничего не угрожает.

Вывод: с помощью цифрового инструмента можно незаметно и изящно выйти из неловкой ситуации, и все остаются спокойными.

Как Wave Service помогает руководителям и сотрудникам быть на одной волне и слышать друг друга

Сейчас Wave Service используют в каждом 7-ом бизнес-центре класса «А» в Санкт-Петербурге. Мы помогли и продолжаем помогать офисам становиться комфортнее и уютнее — наши QR-коды каждый день сканируют на 157 000 кв.м.

Наши исследования показывают, что офисные сотрудники ежедневно сталкиваются с мелкими бытовыми проблемами. Далеко не все говорят об этом напрямую, зато в современном мире есть простые и удобные альтернативные каналы связи, которые всегда под рукой.

Всегда проще увидеть на примерах, поэтому составили для вас нехитрую статистику. Ниже много цифр и данных, но мы разбавим их своими наблюдениями. Надеемся, вам это пригодится.

Если у вас бизнес-центр площадью 5000 м2, вот что в нём может происходить за год:

  • 30 раз вам пожалуются на работу кондиционера

    Для Wave Service это неожиданное число. Мы были уверены, что конфликт между теми, кому всегда холодно, а кому — жарко, выглядит куда серьёзнее. Получается, мемы в интернете нам врут?

  • 805 неприятностей случится на кухнях

    12 раз сломается кофемашина, 87 раз прольётся кофе, 3 ковролина придётся спасать химчисткой.

  • 91 раз что-то сломается в кабинетах

    Например, 7 дверных ручек и 30 единиц мебели.

  • В уборных 52 раза кому-то не хватит расходников

    Тут всё просто: туалетная бумага, мыло и полотенца заканчиваются чаще, чем планировалось.

  • В зонах отдыха все стараются отдохнуть, и, как правило, эти помещения особых хлопот не доставляют

    Всего 120 раз за год там что-то произойдёт: сломается, закончится, разольётся.

  • А ещё 11059 раз в бизнес-центр закажут гостевой пропуск

    Самая популярная заявка, которая не отражает проблемы, но подсвечивает, насколько это удобно для посетителей и сотрудников бизнес-центра.

Вот в чём дело: если все эти заявки обрабатывались вручную, вы бы и не узнали о существовании таких проблем. Неизвестно и то, как решались бы такие неприятности, насколько комфортно чувствовали бы себя сотрудники. А Wave Service помогает всё это проявить и наблюдать полную картину происходящего.

«Чем больше компания, тем сложнее HR-менеджерам собирать обратную связь. Wave Service — полезное приложение. Людям проще рассказать, что им не нравится, ведь не надо думать, куда пойти, что написать. К тому же, вступать в прямой контакт любят далеко не все» — Ксения Пузанкова, HR-менеджер WaveAccess

Если и вы хотите достичь взаимопонимания с сотрудниками и избежать неприятных ситуаций с помощью альтернативного канала связи — напишите нам.

Мы по опыту уже знаем: простое в использовании мобильное приложение точно услышит каждого и поможет вам держать лояльность сотрудников на высоком уровне. Кстати, мы собрали подробное исследование по проблемам сотрудников в офисе — вдруг, вы ещё не устали от цифр :)

А если вам интересно посмотреть на то, как это работает в реальном офисе, оставьте заявку на гостевой визит — подробно расскажем и покажем.

Рекомендуем к прочтению

Баннер: Вежливые ответы в один клик

Продукт

Вежливые ответы в один клик: как мы помогаем управляющим компаниям держать планку высокого сервиса

Рассказываем, почему мы решили добавить шаблоны быстрых ответов для исполнителей и как ими пользоваться.

читать 5 минут1 сентября 2022
Баннер: кейс применения Service desk в коворкинге

Кейс

Сервисные офисы и коворкинги: стильно, модно, а как обслуживать? Поможет Service desk

Нужна ли система автоматизации гибким рабочим пространствам? Рассказываем на примере сервисного офиса CASE.

читать 9 минут18 августа 2022
Баннер: Service desk или WhatsApp с Excel

Продукт

Service desk или WhatsApp* с Excel. Как управляющей компании автоматизировать внутренние задачи и выжить

Многие УК работают с внутренними задачами в мессенджерах и таблицах Excel. Разбираемся, когда пора от этого отказаться.

читать 12 минут5 августа 2022

Пробуйте бесплатно 30 дней

Начните использовать
современный инструмент
для обслуживания вашей недвижимости.
Начните использовать современный инструмент для обслуживания вашей недвижимости.
Начните использовать современный инструмент для обслуживания вашей недвижимости.
Начните использовать современный инструмент
для обслуживания вашей недвижимости.
YouTube
YouTube
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А