Автоматизация АХО: подробный чек-лист для выбора системы в 2026

Найти программу или комплексную систему для автоматизации АХО — задача со звёздочкой. Универсальные решения (тикет-система, ESM, BPM) не всегда учитывают специфику административно-хозяйственной деятельности, а узкоспециализированные инструменты (СЭД, СКУД, системы для командировок) подходят для отдельных задач.

В статье мы выделили 10 критериев, которые важно учесть при поиске комплексной системы автоматизации для АХО.

Не все критерии одинаково важны для каждой компании: приоритеты зависят от масштаба бизнеса и задач АХО. Собрали те, на которые чаще всего рекомендуем обращать внимание при выборе системы.

Критерий #1. Мобильное приложение с понятным интерфейсом

Контроль за состоянием помещений, взаимодействие с сотрудниками и решение внезапных проблем требуют оперативности. Мобильное приложение позволяет управлять задачами из любой точки вашего объекта, не привязываясь к рабочему месту.

На что обратить внимание при выборе:

Простой интерфейс приложения	Понятный интерфейс сократит время обучения исполнителей разных возрастов и уровня цифровых навыков. Вы сразу можете начать работать в новом инструменте.
Приложение — одно, единое для заявителей и исполнителей	На рынке есть инструменты с отдельными приложениями для отправки заявок и их обработки. Чаще это специализированные решения для похожих ниш. Для АХО удобнее, когда пользователю (будь то исполнитель или заявитель) не приходится переключаться между разными приложениями, а вся работа ведётся в одной системе.

Пример понятного интерфейса в мобильном приложении Wave Service

Критерий #2. Единая среда рабочей коммуникации — вместо WhatsApp*

Закупки, клининг, ремонт, взаимодействие с подрядчиками и сервисными компаниями — процессы, которыми сложно управлять без личного общения и переписки.

Система автоматизации должна объединять всю рабочую коммуникацию в одном месте. Если рабочие процессы даже при наличии системы ведутся в сторонних мессенджерах, эффект от автоматизации значительно снижается.

На что обратить внимание при выборе:

Критерий #3. Быстрый канал связи внутренних заказчиков и АХО

В крупных компаниях, особенно с распределёнными офисами, с АХО бывает сложно связаться: не все готовы искать офис-менеджера, писать письма, звонить или заходить на корпоративный портал с рабочего ПК.

Когда сотрудники обращаются в АХО через разные каналы, часть просьб может теряться, а руководителю сложнее понять, что беспокоит людей. Помогает простой и доступный способ сообщить о проблеме — например, QR-код в помещении.

Дизайн табличек с QR-кодами может быть любым. Инструмент отлично подходит к разным интерьерам

QR-код можно связать с конкретным помещением, чтобы сотруднику не приходилось указывать его вручную при создании заявки.

Например, если в кабинете №103 нужно убрать мусор, сотруднику достаточно отсканировать код и прикрепить фото. Местоположение определится автоматически.

Чем доступнее канал связи, тем проще АХО понимать потребности и ожидания сотрудников, и, конечно, слышать искреннее «спасибо» за работу. От этого выигрывают все обитатели комфортного офиса.

На что обратить внимание при выборе:

Простота создания заявок	Форма подачи заявки должна быть простой и мобильной. Так сотруднику не придётся тратить время на заполнение и поиск контактов.
Поддержка анонимных обращений	Конфиденциальность тоже важна в ситуациях, когда сотрудникам некомфортно обращаться лично.

Критерий #4. Service-desk для автоматического учёта и обработки сервисных заявок

Обработка заявок АХО — это рутинный и длительный процесс: принять, зафиксировать, найти исполнителя, объяснить суть задачи, подобрать инвентарь, проконтролировать выполнение. И чем больше заявок на обслуживание, тем выше риск потерять, забыть, перепутать, что в итоге приводит к хаосу и недовольству сотрудников.

Функциональность сервис-деска позволяет автоматизировать обработку заявок. А это — ключ к разгрузке специалистов АХО и повышению удовлетворённости сотрудников.

На что обратить внимание при выборе:

Автоматическая маршрутизация (назначение) на исполнителей	Система автоматически распределяет заявки согласно заданным вами правилам. Например, заявка на клининг будет направлена ответственным уборщикам.
Списки заявок по статусам и срокам	Единое место работы с открытыми заявками. Статусы, сроки и прочие детали не нужно держать в голове, всё должно быть на экране с удобной сортировкой.
Возможность вручную переназначить или эскалировать заявку	Если исполнитель заболел или возникли непредвиденные обстоятельства, нужна возможность вручную перенаправить заявку другому специалисту или эскалировать руководителю.
Уведомления и напоминания	Уведомления будут держать вас в курсе событий: новые заявки, изменение статуса, напоминания об SLA. Важна возможность гибкой настройки напоминаний.
Наглядная история событий	Всё, что происходит с заявкой, должно фиксироваться в истории. В случае форс-мажоров история событий поможет разобраться, кто и когда создавал заявку, и что происходило с ней дальше.
Сбор оценок по выполненным работам	Оценка качества работы помогает контролировать уровень сервиса и мотивировать исполнителей.

Критерий #5. Обходы с помощью смартфона

По статистике Wave Service, уборка мусора является одной из самых частых заявок в АХО. Чистые столы, полные диспенсеры и пустые мусорные корзины — это те мелочи, из которых складывается общее впечатление о чистоте и порядке — важных составляющих продуктивной рабочей среды.

График популярных заявок в системе

Чтобы предупредить поток заявок на клининг, нужно действовать на опережение. В этом специалистам АХО помогут обходы с использованием мобильных технологий.

Обходы позволяют выявлять и решать проблемы на ранней стадии, не доводя ситуацию до серьёзных неудобств. Подобные превентивные меры — это инвестиция в чистоту, порядок и комфорт офисных сотрудников.

На что обратить внимание при выборе:

Настройка расписаний	Возможность задать в системе график обходов по нужному вам расписанию: например, «утренний», «каждый четверг» или в конце рабочего дня.
Возможность проводить внеплановые проверки	Помимо плановых обходов, полезна возможность провести внеплановую проверку — например, после жалобы на качество уборки.
Настраиваемые чек-листы для проверки	Чек-листы должны настраиваться под конкретные задачи. Например, чек-лист для ежедневной уборки офиса, еженедельной проверки техники и ежемесячной инспекции безопасности.
Дополнительный контроль выполнения обхода	Контроль местоположения и фотофиксация замечаний — для этого нужно мобильное приложение. Сотрудники смогут заполнять чек-листы, подтверждать геолокацию и добавлять фото прямо на месте.
Функционал для контроля устранения замечаний	Уточните, поддерживает ли система автоматическое создание заявок на устранение замечаний. Например, если в чек-листе отмечено, что на кухне не убран мусор, система автоматически создаст заявку для клининга.
Отчётность	Автоматические отчёты и журналы обходов помогут отследить динамику, выявить проблемные зоны и оптимизировать работу АХО.

Критерий #6. Простой учёт расходников

На складе АХО должен быть порядок, чтобы закупки, хранение и выдача расходных материалов — от канцелярии до кофе и бытовой химии — не ударили по бюджету компании в неподходящий момент.

Без автоматизации учёт запасов превращается в хаос таблиц и записей, что неизбежно приводит к ошибкам и неэффективному использованию ресурсов.

Сложные системы учёта часто бывают дорогими и трудоёмкими, а простые удобны для небольших компаний, но в крупных организациях приводят к пересортице. Поэтому для склада АХО нужны гибкие решения.

На что обратить внимание при выборе:

Для работы не нужны специальные навыки	Например, в Excel при создании сложных таблиц нужно уметь работать с формулами, макросами, а иногда и разбираться в программировании. Специалисты АХО не всегда настолько подкованы технически, поэтому и инструмент нужен простой.
Автоматизация базовых процессов: поставка, списание, отчёты	Достаточно иметь возможность выбирать наименование из списка и указывать количество поступления или списания. Отчёт должен показывать динамику изменения количества и остатки на складе в конкретный момент времени.
Работа со смартфона	Удобно, если учёт можно вести с мобильного устройства, например, сканируя QR-коды на полках с товарами.

Пример, как выглядит учёт расходников в мобильной версии Wave Service

Критерий #7. Быстрое оформление гостевых пропусков

Если сотрудники регулярно встречают курьеров, организуют проход гостей и контролируют движение ТМЦ, в комплексной системе должна быть автоматизация выдачи пропусков.

На что обратить внимание при выборе:

Простая схема работы	Оформление пропуска через заявку, проход по QR-коду или его аналогам — процесс должен быть понятным как для АХО, так и для посетителей.
Интеграция с системой контроля и управления доступом (СКУД)	При выборе системы для АХО узнайте, поддерживает ли она интеграцию с вашей СКУД. *Если СКУД ещё не установлена, на её внедрение необходимо тоже выделить время и бюджет (помимо системы автоматизации АХО).

Пример, как может выглядеть оформление пропуска через мобильное приложение

Подробнее о пропусках в Wave Service рассказали в кейсе управляющей компании «Теорема». В рабочий день через приложение оформляют около 1300 пропусков: выносят ТМЦ, запускают гостей и курьеров.

Критерий #8. Отчётность о работе АХО для принятия решений на основе данных

Руководителю АХО важно понимать, насколько эффективно работает отдел: быстро ли решаются задачи, где возникают затруднения, сколько времени уходит на обработку заявок, довольны ли сотрудники качеством сервиса.

Ответы на эти вопросы — в аналитике. Но собирать данные вручную — долгий и трудоёмкий процесс, особенно в крупной компании.

Аналитика и отчёты — неотъемлемая часть любой современной системы автоматизации.

На что обратить внимание при выборе:

Готовые шаблоны	Это ваш быстрый старт: отчёты и дашборды, которые отвечают на важнейшие вопросы. Например, сколько заявок поступило за день/неделю/месяц.
Гибкая настройка «под себя»	Когда вы почувствуете себя увереннее в работе с аналитикой, вам захочется большего. Например, отслеживать занятость водителя прямо на дашборде или рассчитывать KPI сотрудников на основе собранных данных. Для этого нужна возможность адаптировать стандартные отчёты и дашборды под ваши потребности.
Возможность экспорта данных	Данные работают на вас. Поэтому важно, чтобы вы могли легко выгрузить любой отчёт в удобный формат, например, Excel.

Критерий #9. Брендирование — чтобы наделить АХО узнаваемым стилем

Фирменный стиль — важная часть корпоративной культуры. Возможность брендирования позволяет интегрировать систему в информационное пространство компании, делая её органичной частью рабочих процессов.

Знакомые логотипы, цвета и названия — например, «Забота об офисе» вместо «Сервис-деск» — помогают сотрудникам быстрее привыкнуть к системе.

Брендирование — это опциональная возможность, актуальная скорее для компаний с большим штатом и развитым HR-брендом. Система, оформленная в корпоративном стиле, может сыграть важную роль в том, насколько комфортно вам и вашим сотрудникам будет работать с новым инструментом.

Различные варианты брендирования систем в корпоративном стиле

Критерий #10. Клиентоориентированная техподдержка

При описании критериев по ходу статьи мы акцентировали внимание, что система для АХО — это простой в использовании инструмент, цифровой помощник, который забирает на себя рутину.

Под этим мы понимаем и возможность самостоятельно и без программирования настраивать систему и связь с вендором выбранного решения.

Выбирайте разработчика, который прислушивается к вашим пожеланиям, собирает обратную связь и улучшает инструмент. Вы не должны оставаться один на один с непонятными настройками — мы понимаем, у вас много других задач.

На что обратить внимание при выборе:

Услуги разработчика по настройке	Даже интуитивно понятный интерфейс не гарантирует простое начало работы. Систему нужно адаптировать под ваши процессы и грамотно внедрить. Узнайте, предлагает ли вендор услуги по настройке и внедрению. Это сэкономит ваше время и позволит избежать сложностей на начальном этапе.
«Дружелюбная» система с гибкой настройкой	Проверьте, сможете ли вы самостоятельно вносить изменения и адаптировать инструмент под ваши процессы, или же вам придётся привлекать ИТ-отдел.
Активная техподдержка — разработчик на связи и готов помогать	Уточните у вендора, в каком объёме он предлагает услуги по сопровождению. Например, с настройкой системы или обновлениями.
Возможность быстрого масштабирования	Выбирайте решение с расчётом на масштабирование. Например, для начала вы внедряете сервисные заявки. Со временем понимаете, что нужны ещё ТО и ППР или пропуска. Узнайте у вендора, насколько просто будет масштабировать систему на все процессы.
Возможности интеграций	При выборе проверьте, существуют ли интеграционные возможности с системами, которые вы уже используете в работе (например, 1С).

---

Правильно подобранная система для АХО помогает сотрудникам чувствовать заботу, а руководителю — видеть результат работы команды и контролировать затраты.

*WhatsApp принадлежит компании Meta, признанной экстремистской организацией и запрещённой в Российской Федерации.