Переходите на современный уровень обслуживания вместе с Wave Service
Бесплатно 14 дней 🔥
Быстрый старт
Как появились чаты по заявкам, и что умеет новый инструмент
Контекст
Тренд последних лет в управлении и обслуживании коммерческой недвижимости — клиентоориентированность. Заказчики становятся требовательнее к срокам и качеству, поэтому сервис становится тем преимуществом, которое выделяет компанию на фоне конкурентов.
«Чтобы компания выжила, сохранила привлекательность для новых клиентов и была эффективна, нужно делать акцент на сервисах, быть клиентоориентированными. Игроки на рынке конкурируют и по локации, и по цене — но сервис, это то, с чем конкурировать сложно» — Юлия Гаврилова, HR-директор УК «Теорема»
Wave Service предоставляет специалистам все необходимые инструменты для обеспечения высокого уровня сервиса. Система автоматизирует работу с заявками, инвентаризацией, бронированием переговорных, заказом пропусков, ТО и ППР.
В этой статье мы расскажем о чатах по заявкам — новом инструменте для быстрого и удобного взаимодействия.
Инструменты обратной связи
Успешная работа в сфере обслуживания недвижимости невозможна без эффективной коммуникации. Пользователи привыкли решать вопросы быстро и в пару касаний, не тратя время на долгие объяснения.
Wave Service предлагает специалистам ряд инструментов для оперативного взаимодействия и сбора обратной связи:
WS Мессенджер — внутренний мессенджер помогает сотрудникам быстро решать рабочие вопросы, координировать задачи и всегда оставаться на связи между собой.
Оперативное решение рабочих вопросов: опыт использования мессенджера в бизнес-центре «Лидваль» 90% внутренних задач — оцифровано: как УК «Теорема» использует мессенджер в работеШаблоны ответов экономят время сотрудников и поддерживают единый стандарт общения, формируя у клиентов положительный опыт взаимодействия.
Комментарии и оценки позволяют собирать качественную обратную связь и совершенствовать уровень предоставляемых услуг.
Однако коммуникация с заявителями — арендаторами, резидентами, сотрудниками — требует особых решений.
Казалось бы, удобная форма подачи заявки с подробным описанием, фотографиями и комментариями должна закрыть все вопросы. Но практика показала, что даже при тщательном заполнении формы заявки могут возникать ситуации, требующие дополнительных уточнений.
Пример заполненной формы заявки в мобильном приложении
Специфика задач такова, что не всегда удаётся предусмотреть все нюансы заранее. Неисправности могут быть нетипичными, описания — неполными, а срочность — играть ключевую роль.
В таких случаях оперативная связь с заявителем становится критически важной. Поэтому мы разработали чаты по заявкам — новый инструмент для быстрой и удобной коммуникации между заявителями и исполнителями в рамках конкретной заявки.
Полноценная среда рабочей коммуникации
Чат по заявке — это прямая линия между заявителем и исполнителем, которая помогает оперативно решить вопросы и сократить время работы над конкретной заявкой, а также повысить уровень доверия и лояльности.
В новом инструменте вся переписка ведётся строго в рамках созданной заявки, что исключает путаницу, не мешает аналитике и способствует быстрому решению задач.
| Возможности | Описание |
|---|---|
| Доступность чата в рамках открытой заявки | Пока заявка открыта, чат доступен для переписки между исполнителями и заявителем. Для этого в каждой заявке вы найдёте новую иконку перехода в чат. |
| Привычный формат мессенджера | Отправляйте текстовые сообщения, фотографии. |
| Уведомления о новых сообщениях | Получайте SMS и push-уведомления о новых сообщениях в чате, чтобы не пропустить важную информацию. |
| Отдельные уведомления о начале переписки | Даже если у заявителя не установлено приложение, он получит SMS о том, что исполнитель начал переписку. |
| Добавление участников | Исполнители могут добавлять в чат других сотрудников управляющей компании, чтобы оперативно решать вопросы, требующие участия нескольких специалистов. |
| Отдельная вкладка для чатов | Все чаты по заявкам доступны на отдельной вкладке в мобильном приложении Wave Service – исполнители легко найдут нужный чат и не перепутают его с другими. Мы позаботились о том, чтобы чаты с заявителями визуально отличались от внутренних чатов в WS Messenger. Разный фон, чёткое отображение должностей участников – всё для того, чтобы общение было максимально понятным и комфортным. |
Как работать с чатами по заявкам: показываем на скриншотах
По каждой заявке можно начать переписку, где удобно делиться фотографиями, уточнять детали, а также привлекать коллег для оперативного решения задач. Уведомления приходят в пуши и СМС — важная информация точно не затеряется.
Пример. Если вы исполнитель
Ситуация: арендатору нужно повесить картину в кабинете, и он создаёт заявку в Wave Service. Иван Петрович, мастер по мелкому ремонту, получает уведомление и открывает заявку.
Пример заполненной формы заявки в мобильном приложении
В форме задача описана, но исполнителю всё равно не хватает деталей. 
Даже при тщательной постановке задачи могут остаться вопросы
Без возможности быстро связаться с заявителем Ивану Петровичу пришлось бы, например, добираться до арендатора, чтобы задать уточняющие вопросы, а потом уже возвращаться за инструментом (а если компания расположена на огромной территории — это ещё сложнее).
Чаты помогают избежать лишних действий. Исполнитель, не тратя времени, напрямую пишет арендатору через приложение. Понимает, что ему нужно, и выдвигается с правильным инструментом на задачу.
Пример чата по заявке
Чаты по заявкам — гибкие. Если к переписке нужно привлечь коллег, например, клининг-менеджера для уборки строительной пыли, исполнитель может легко сделать это прямо в чате.
Возможность подключать к чату других исполнителей
Пример. Если вы заявитель
Ситуация: вы — арендатор, и вам нужно повесить картину. Вы создаёте заявку, но система показывает, что для таких задач установлен длительный SLA — 3 дня.
SLA по заявке
У вас скоро мероприятие, и важно, чтобы картина была уже на месте. 3 дня на монтаж вносит неопределённость в расписание: «Придёт ли мастер, когда я буду в офисе? Получится ли у него управиться за 2 часа?».
Ранее в такой ситуации оставалось просто ждать, либо выяснять детали через УК. Сейчас вы можете напрямую связаться с мастером, уточнить время его приезда и спокойно планировать день.
Пример чата с исполнителем
В центре поддержки вы можете найти подробную инструкцию по работе с чатами по заявкам.
Высокий уровень сервиса — достижимый стандарт, а не привилегия избранных. Всё начинается с мелочей, а мелочи проще всего решать с помощью оперативной и продуманной коммуникации.
Здесь и помогает Wave Service — система комплексной автоматизации, созданная для оптимизации процессов, повышения качества обслуживания и выстраивания клиентоориентированного подхода.
Запишитесь на демо. Проконсультируем, продемонстрируем возможности системы и разработаем план внедрения. Первые результаты вы увидите уже через 2 недели!
