Делимся радостной новостью! У нас появился специализированный мессенджер для управляющих, специалистов АХО, офис- и HR-менеджеров.

Предыстория: как мы пришли к идее разработать собственный мессенджер

В 2022 году команда Wave Service задалась важным вопросом:

Команда Wave Service задаётся важным вопросом.png Команда Wave Service задаётся важным вопросом

И для этого мы стали ещё активнее изучать потребности целевой аудитории, общаться с текущими и новыми клиентами. В общем, выявляли, что ещё такого можно автоматизировать в сфере обслуживания недвижимости, какие данные превратить в цифру и зафиксировать в системе. Всё по проверенным продуктовым практикам :)

Цифры, которые нам совсем не нравились

Сотрудники АХО, HR-менеджеры и управляющие бизнес-центрами — ядро нашей целевой аудитории — пользуются системой Wave Service в основном для обработки внешних заявок.

Например, обращения от арендаторов, резидентов или посетителей. Формула простая: «Есть заявка в системе, мы её через систему и решаем». Такие заявки составляют примерно 30% от общего количества всех рабочих задач обслуживающего персонала.

Около половины всех рабочих задач, чаще внутренние заявки, решаются через мессенджеры, тот же WhatsApp*.

На примере:

При обходе помещения офис-менеджер замечает, что кто-то пролил кофе. Это как раз та проблема, о которой проще сообщить сотрудникам в переписке, чем создавать заявку. И мы согласны.

Сравните:

Creating request (Как создаются заявки в системе Wave Service).pngКак создаются заявки в привычном чате
Creating request (Как создаются заявки в системе Wave Service).png
  • iconicon
Creating request (Как создаются заявки в системе Wave Service).png
Как создаются заявки в привычном чате

Сравнение: как создаются заявки в системе Wave Service и в привычном чате

Оставшиеся неоцифрованные задачи — это допустимый порог адекватности: неприятности, которые исправляются за секунды по телефону или простым движением руки. Например, пополнить бумагу в принтере, если пачка лежит рядом. На такие заявки в системе претендовать сложно.

Распределение всех задач обслуживания недвижимости.png Распределение всех задач обслуживания недвижимости

Но мы же стремимся создать продукт, который закроет сразу большую часть потребностей в процессах обслуживания и эксплуатации.

  • Продвигаем идеи прозрачной аналитики
  • Быстрого поиска информации о качестве работы сотрудников
  • Качественной обратной связи с арендаторами/гостями/резидентами
  • И всего, что поможет принимать верные решения по оптимизации бизнес-процессов и поддержанию высокой планки обслуживания.

В общем, мы за это:

Что важно команде Wave Service.png Что важно команде Wave Service

А когда половина задач решается через чаты, система не раскрывает своей ценности.

Ожидания и реальность :(.png Ожидания и реальность :(

Решение было на поверхности — нужно придумать что-то, что заменит привычные чаты в рабочих процессах, и автоматизирует передачу данных в систему.

Так и появился WS Messenger: как WhatsApp*, но удобнее

Создание отраслевого мессенджера внутри системы Wave Service — это то решение, которое поможет вести учёт внутренних задач и повысить пользу системы для клиентов.

Гордость команды Wave Service.png Гордость команды Wave Service

Одна из основных концепций WS Messenger — быть таким же удобным для переписки как WhatsApp* или Telegram. Но изобретать велосипед и конкурировать с классными решениями смысла нет, а вот перенять у них лучшие практики — идея хорошая. То есть фото, видео, смайлики, ответы и группы — и всё, к чему мы так привыкли в онлайн-общении.

И, конечно, дополнить нужными для управляющих и сервисных компаний функциями — например, единый список сотрудников, возможность создания, обсуждения и закрытия задач прямо через чат в процессе работы.

Активно работаем с возражениями.png Активно работаем с возражениями

Как типовая УК решает внутренние задачи и отслеживает работу сотрудников в обычных чатах

  1. Есть хаотичные чаты в WhatsApp* или Telegram, где состоят какие-то сотрудники. Например, специалисты по ремонту, менеджеры по клинингу, грузчики и электрики.
  2. Администратор на объекте замечает проблему и сообщает в общий чат детали.
  3. Кто-то по негласным зонам ответственности берёт задачу в работу, потом отписывается по готовности.
  4. У администратора информация сохраняется в переписке.

При этом:

  • Нет контроля времени выполнения задачи
  • Нет отчётности о проделанной работе
  • Да и заявка не попадает в общую статистику, поэтому оценить эффективность работы становится сложно.

Если руководителю понадобится отчёт о том, кто что сделал в такой-то день, придётся вручную всё доставать из чата. В среднем, на объекте 5000 м² это может занимать 2.5 часа в неделю.

Как создаются заявки в чате WhatsApp*.png

Как создаются заявки в чате WhatsApp*

И как мы предлагаем выстроить работу с помощью WS Messenger

  1. Перед началом работы в WS Messenger удалите WhatsApp*. Ну, ладно, мы неудачно шутим...

На самом деле, советуем уже при внедрении перестать пользоваться популярными мессенджерами для работы и создать все нужные чаты в специализированном мессенджере.

В списке доступных контактов для общения будут только ваши коллеги. Это удобно, потому что единый список всегда под рукой у руководителя, и обратиться к любому сотруднику можно за пару кликов.

Единый список сотрудников в WS Messenger

Единый список сотрудников в WS Messenger

  1. Создать чаты по рабочим вопросам можно так же, как и в привычном мессенджере:

Создать группу icon добавить контакты из списка icon готово.

Плюс в том, что личные контакты не перемешиваются с рабочими — в отраслевом мессенджере их просто нет.

А ещё в WS Messenger при создании чата можно выбрать его тип. Например: чат клининга или электрики. К каждому чату привязывается перечень работ, «тип заявки».

  • Для клининга — вынос мусора, влажная уборка
  • Для электрики — замена лампочек, проверка проводов
  • И ещё множество вариаций под ваши процессы обслуживания

Задачи, которые обсуждаются в этом чате, будут автоматически распределены по выбранному типу заявки.

Настройка тематического чата в WS MessengerВыбор типа заявок для чата.pngТематические чаты в WS Messenger.png
Настройка тематического чата в WS Messenger
  • iconicon
Настройка тематического чата в WS Messenger
Выбор типа заявок для чата.png
  • iconicon

Создание тематических чатов в WS Messenger

  1. Если на объекте обнаружен инцидент, то о нём сообщают в нужном чате.

Например, уже известный нам кот оторвал жалюзи icon администратор пишет в чат специалистов по ремонту о проблеме.

Как создаются задачи в WS Messenger.png

Как создаются задачи в WS Messenger

  1. Дальше зависит от настроек. Задачи могут назначаться автоматически на ответственного сотрудника, либо руководитель может выбрать из списка.

После того как сотрудник берёт задачу в работу, статусы видны в этом же чате и дублируются push-уведомлениями.

Статус задачи в WS Messenger.pngPush-уведомления из мессенджера.png
Статус задачи в WS Messenger.png
  • iconicon
Статус задачи в WS Messenger.png
Push-уведомления из мессенджера.png

Задачи в WS Messenger

  1. Весь процесс от создания заявки до оценки работы фиксируется системой и попадает в отчёты.

Отслеживание задач из WS Messenger в отчётах.png Отслеживание задач из WS Messenger в отчётах

Кому и почему пригодится отраслевой мессенджер

Wave Service создаёт продукт для тех, кто заботится о недвижимости и сотрудниках, поэтому и целимся прежде всего на управляющих, специалистов АХО и HR-менеджеров.

И вот в чём мы видим ценность WS Messenger:

  • Вы не тратите время и деньги на обучение сотрудников: мессенджер легко внедрить, не нужно привыкать и долго настраивать.
  • Личные переписки отделены от рабочих — все чаты организованы, никакой путаницы и случайной отправки сообщения не тому человеку.
  • Управляете внутренними задачами привычным образом — через чат: открываете заявку, обсуждаете и выполняете работу с полным контролем исполнения в чате.
  • Добавляете статистику к рабочим обсуждениям — вся информация о ходе выполнения задач сохраняется в единой базе данных. Автоматические отчёты расскажут всё о созданных, выполненных и просроченных задачах в разрезе каждого сотрудника.
  • Формируете честный KPI сотрудников на основе достоверных данных: через систему проходит до 80% рабочих задач — и это без внедрения сложных программных продуктов.
  • Сохраняете уверенность в сохранности данных с российской разработкой. Все данные хранятся на территории РФ.

Вместо вывода: сравнение с популярными мессенджерами

Мы никогда не выступали против популярных чатов. Это классные инструменты, которые тоже сыграли роль в создании WS Messenger.

Использование популярных мессенджеров в решении рабочих задач опасно тем, что со временем нарастёт хаос — что-то потеряется или забудется. Статус задач толком не отслеживается, и какие-то улучшения планировать невозможно.

Пока компания маленькая, ничего особо страшного не произойдёт. Но уже на этом этапе важно запланировать автоматизацию и искать эффективные ИТ-решения, чтобы избежать проблем в будущем.

В таблице подвели итоги статьи и сравнили мессенджеры в работе.

Сравнение WS Messenger с популярными мессенджерами в рабочих процессах.png Сравнение WS Messenger с популярными мессенджерами в рабочих процессах

Мы уже тестируем мессенджер, собираем обратную связь и планируем добавлять новые функции. В общем, делаем всё, чтобы продукт максимально проявил свою ценность, и первоначальная идея удобного отраслевого чата была достигнута.

Решение о том, нужен ли такой мессенджер — принимать только вам. А если мы всё-таки заинтересовали, напишите нам. Сейчас предлагаем специальные условия для ранних клиентов.

Наше желание скорее поработать с новыми клиентами.png Наше желание скорее поработать с новыми клиентами

*WhatsApp принадлежит компании Meta, признанной экстремистской организацией и запрещённой в Российской Федерации.

icon

Пробуйте бесплатно 30 дней

Начните использовать
современный инструмент
для обслуживания вашей недвижимости.
Начните использовать современный инструмент для обслуживания вашей недвижимости.
Начните использовать современный инструмент для обслуживания вашей недвижимости.
Начните использовать современный инструмент
для обслуживания вашей недвижимости.
iconicon
iconicon
iconicon

Техподдержка

support@waveservice.app+7 (921) 449-67-86
iconicon

С 9:00 до 18:00 МСК в рабочие дни.
Ответим в течение 2-x часов
по любому удобному каналу связи.

icon
icon
icon

+7 (812) 600-20-11

г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А

Техподдержка

support@waveservice.app+7 (921) 449-67-86
iconicon

С 9:00 до 18:00 МСК в рабочие дни.
Ответим в течение 2-x часов
по любому удобному каналу связи.

Мобильное приложение

icon
icon
icon
icon

Отсканируйте код, чтобы загрузить

Техподдержка

support@waveservice.app+7 (921) 449-67-86
iconicon

С 9:00 до 18:00 МСК в рабочие дни.
Ответим в течение 2-x часов
по любому удобному каналу связи.

Мобильное приложение

icon

Отсканируйте код,
чтобы загрузить

icon
icon
icon

+7 (812) 600-20-11

г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А