Делимся радостной новостью! У нас появился специализированный мессенджер для управляющих, специалистов АХО, офис- и HR-менеджеров.
Предыстория: как мы пришли к идее разработать собственный мессенджер
В 2022 году команда Wave Service задалась важным вопросом:
Команда Wave Service задаётся важным вопросом
И для этого мы стали ещё активнее изучать потребности целевой аудитории, общаться с текущими и новыми клиентами. В общем, выявляли, что ещё такого можно автоматизировать в сфере обслуживания недвижимости, какие данные превратить в цифру и зафиксировать в системе. Всё по проверенным продуктовым практикам :)
Цифры, которые нам совсем не нравились
Сотрудники АХО, HR-менеджеры и управляющие бизнес-центрами — ядро нашей целевой аудитории — пользуются системой Wave Service в основном для обработки внешних заявок.
Например, обращения от арендаторов, резидентов или посетителей. Формула простая: «Есть заявка в системе, мы её через систему и решаем». Такие заявки составляют примерно 30% от общего количества всех рабочих задач обслуживающего персонала.
Около половины всех рабочих задач, чаще внутренние заявки, решаются через мессенджеры, тот же WhatsApp*.
На примере:
При обходе помещения офис-менеджер замечает, что кто-то пролил кофе. Это как раз та проблема, о которой проще сообщить сотрудникам в переписке, чем создавать заявку. И мы согласны.
Сравните:
Сравнение: как создаются заявки в системе Wave Service и в привычном чате
Оставшиеся неоцифрованные задачи — это допустимый порог адекватности: неприятности, которые исправляются за секунды по телефону или простым движением руки. Например, пополнить бумагу в принтере, если пачка лежит рядом. На такие заявки в системе претендовать сложно.
Распределение всех задач обслуживания недвижимости
Но мы же стремимся создать продукт, который закроет сразу большую часть потребностей в процессах обслуживания и эксплуатации.
- Продвигаем идеи прозрачной аналитики
- Быстрого поиска информации о качестве работы сотрудников
- Качественной обратной связи с арендаторами/гостями/резидентами
- И всего, что поможет принимать верные решения по оптимизации бизнес-процессов и поддержанию высокой планки обслуживания.
В общем, мы за это:
Что важно команде Wave Service
А когда половина задач решается через чаты, система не раскрывает своей ценности.
Ожидания и реальность :(
Решение было на поверхности — нужно придумать что-то, что заменит привычные чаты в рабочих процессах, и автоматизирует передачу данных в систему.
Так и появился WS Messenger: как WhatsApp*, но удобнее
Создание отраслевого мессенджера внутри системы Wave Service — это то решение, которое поможет вести учёт внутренних задач и повысить пользу системы для клиентов.
Гордость команды Wave Service
Одна из основных концепций WS Messenger — быть таким же удобным для переписки как WhatsApp* или Telegram. Но изобретать велосипед и конкурировать с классными решениями смысла нет, а вот перенять у них лучшие практики — идея хорошая. То есть фото, видео, смайлики, ответы и группы — и всё, к чему мы так привыкли в онлайн-общении.
И, конечно, дополнить нужными для управляющих и сервисных компаний функциями — например, единый список сотрудников, возможность создания, обсуждения и закрытия задач прямо через чат в процессе работы.
Активно работаем с возражениями
Как типовая УК решает внутренние задачи и отслеживает работу сотрудников в обычных чатах
- Есть хаотичные чаты в WhatsApp* или Telegram, где состоят какие-то сотрудники. Например, специалисты по ремонту, менеджеры по клинингу, грузчики и электрики.
- Администратор на объекте замечает проблему и сообщает в общий чат детали.
- Кто-то по негласным зонам ответственности берёт задачу в работу, потом отписывается по готовности.
- У администратора информация сохраняется в переписке.
При этом:
- Нет контроля времени выполнения задачи
- Нет отчётности о проделанной работе
- Да и заявка не попадает в общую статистику, поэтому оценить эффективность работы становится сложно.
Если руководителю понадобится отчёт о том, кто что сделал в такой-то день, придётся вручную всё доставать из чата. В среднем, на объекте 5000 м² это может занимать 2.5 часа в неделю.
Как создаются заявки в чате WhatsApp*
И как мы предлагаем выстроить работу с помощью WS Messenger
- Перед началом работы в WS Messenger удалите WhatsApp*. Ну, ладно, мы неудачно шутим...
На самом деле, советуем уже при внедрении перестать пользоваться популярными мессенджерами для работы и создать все нужные чаты в специализированном мессенджере.
В списке доступных контактов для общения будут только ваши коллеги. Это удобно, потому что единый список всегда под рукой у руководителя, и обратиться к любому сотруднику можно за пару кликов.
Единый список сотрудников в WS Messenger
- Создать чаты по рабочим вопросам можно так же, как и в привычном мессенджере:
Создать группу 
добавить контакты из списка готово.
Плюс в том, что личные контакты не перемешиваются с рабочими — в отраслевом мессенджере их просто нет.
А ещё в WS Messenger при создании чата можно выбрать его тип. Например: чат клининга или электрики. К каждому чату привязывается перечень работ, «тип заявки».
- Для клининга — вынос мусора, влажная уборка
- Для электрики — замена лампочек, проверка проводов
- И ещё множество вариаций под ваши процессы обслуживания
Задачи, которые обсуждаются в этом чате, будут автоматически распределены по выбранному типу заявки.
Создание тематических чатов в WS Messenger
- Если на объекте обнаружен инцидент, то о нём сообщают в нужном чате.
Например, уже известный нам кот оторвал жалюзи администратор пишет в чат специалистов по ремонту о проблеме.
Как создаются задачи в WS Messenger
- Дальше зависит от настроек. Задачи могут назначаться автоматически на ответственного сотрудника, либо руководитель может выбрать из списка.
После того как сотрудник берёт задачу в работу, статусы видны в этом же чате и дублируются push-уведомлениями.
Задачи в WS Messenger
- Весь процесс от создания заявки до оценки работы фиксируется системой и попадает в отчёты.
Отслеживание задач из WS Messenger в отчётах
Кому и почему пригодится отраслевой мессенджер
Wave Service создаёт продукт для тех, кто заботится о недвижимости и сотрудниках, поэтому и целимся прежде всего на управляющих, специалистов АХО и HR-менеджеров.
И вот в чём мы видим ценность WS Messenger:
- Вы не тратите время и деньги на обучение сотрудников: мессенджер легко внедрить, не нужно привыкать и долго настраивать.
- Личные переписки отделены от рабочих — все чаты организованы, никакой путаницы и случайной отправки сообщения не тому человеку.
- Управляете внутренними задачами привычным образом — через чат: открываете заявку, обсуждаете и выполняете работу с полным контролем исполнения в чате.
- Добавляете статистику к рабочим обсуждениям — вся информация о ходе выполнения задач сохраняется в единой базе данных. Автоматические отчёты расскажут всё о созданных, выполненных и просроченных задачах в разрезе каждого сотрудника.
- Формируете честный KPI сотрудников на основе достоверных данных: через систему проходит до 80% рабочих задач — и это без внедрения сложных программных продуктов.
- Сохраняете уверенность в сохранности данных с российской разработкой. Все данные хранятся на территории РФ.
Вместо вывода: сравнение с популярными мессенджерами
Мы никогда не выступали против популярных чатов. Это классные инструменты, которые тоже сыграли роль в создании WS Messenger.
Использование популярных мессенджеров в решении рабочих задач опасно тем, что со временем нарастёт хаос — что-то потеряется или забудется. Статус задач толком не отслеживается, и какие-то улучшения планировать невозможно.
Пока компания маленькая, ничего особо страшного не произойдёт. Но уже на этом этапе важно запланировать автоматизацию и искать эффективные ИТ-решения, чтобы избежать проблем в будущем.
В таблице подвели итоги статьи и сравнили мессенджеры в работе.
Сравнение WS Messenger с популярными мессенджерами в рабочих процессах
Мы уже тестируем мессенджер, собираем обратную связь и планируем добавлять новые функции. В общем, делаем всё, чтобы продукт максимально проявил свою ценность, и первоначальная идея удобного отраслевого чата была достигнута.
Решение о том, нужен ли такой мессенджер — принимать только вам. А если мы всё-таки заинтересовали, напишите нам. Сейчас предлагаем специальные условия для ранних клиентов.
Наше желание скорее поработать с новыми клиентами
*WhatsApp принадлежит компании Meta, признанной экстремистской организацией и запрещённой в Российской Федерации.
