Какие программы нужны офис-менеджеру в 2026 году

В статье вы найдёте список инструментов, которые пригодятся в работе офис-менеджера. Умение ориентироваться в мире IT и прикладного программного обеспечения — весомый плюс для современного специалиста АХО, ведь вам предстоит взаимодействовать с разными цифровыми решениями.

Новичку необязательно знать всё досконально. Главное — иметь представление о том, какие инструменты существуют, и какие задачи они помогают решать. Это поможет вам быстрее адаптироваться, эффективнее выполнять свои обязанности и чувствовать себя увереннее.

Для удобства мы разбили список на две категории: базовые программы, без которых не обойдётся ни один офис-менеджер, и программы для тех, кто хочет достичь большего в своей карьере.

Если вы хотите расти в АХО, решать интересные задачи, усиливать навыки и продвигаться по карьере — скачайте карту развития в профессии. Подготовили вместе с экспертами АХО: собрали ключевые навыки, обязанности и полезные ресурсы.

Какие основные программы нужно знать офис-менеджеру: список и рекомендации

Работа с документами

Программы для работы с документами: тексты, таблицы, презентации

1. Текстовые редакторы

   • Microsoft Word. Платная и наиболее известная программа для работы с документами. Базовый курс видеоуроков по программе Microsoft Word.
   • Google Документы. Бесплатный аналог Microsoft Word, работает прямо в браузере. Удобен для совместной работы и быстрого обмена файлами. Google Документы для начинающих
   • LibreOffice Writer. Бесплатная программа для работы с текстовыми документами различных форматов, включая .doc и .docx.

2. Электронные таблицы

   • Microsoft Excel. Популярная платная программа для работы с электронными таблицами. Курс по Excel для начинающих
   • Google Таблицы. Бесплатный онлайн-инструмент для работы с таблицами. Обучение Google-таблицам за 60 минут
   • LibreOffice Calc. Бесплатная программа с широким функционалом, похожим на Excel.

3. Презентации

   Чтобы наглядно представить отчёт о проделанной работе, рассказать о новых правилах работы офиса или подготовить инструкцию для сотрудников — пригодятся программы для создания презентаций.

   • PowerPoint. Классическая программа для презентаций. Входит в платный пакет Microsoft Office. Обучение работе с PowerPoint для Windows
   • Google Презентации. Бесплатный онлайн-инструмент для создания презентаций. Бесплатный курс по созданию презентаций
   • LibreOffice Impress. Бесплатная программа для создания презентаций.
   • Miro. Онлайн-доска для визуализации идей. Как работать с онлайн-доской Miro

4. PDF

   Файлы в формате PDF часто используются для отправки документов. Вам понадобятся программы для их просмотра и печати.

   • Foxit Reader. Бесплатная альтернатива Adobe Acrobat Reader.
   • Sumatra PDF. Ещё одна бесплатная программа для просмотра PDF.
   • Sejda PDF. Условно-бесплатная программа для просмотра, редактирования, объединения и разделения PDF-документов.

5. Архиватор

   Архиватор — незаменимый инструмент, когда нужно отправить большое количество файлов, например, по почте. Например, 7-Zip.

6. Редакторы изображений

   Не всегда рядом есть дизайнер, а задачи по редактированию изображений возникают у офис-менеджера нередко.

   • Paint / Paint.NET. Простые и бесплатные графические редакторы, встроенные в Windows.
   • GIMP — хорошая альтернатива платному Photoshop.

Программы для скриншотов

Инструменты для скриншотов пригодятся, когда нужно быстро показать что-то на экране, сохранить информацию для себя или передать коллегам.

1. Lightshot. Простая и бесплатная программа для создания скриншотов отдельных областей экрана с возможностью редактирования и быстрой отправки.
2. Ножницы. Простой инструмент для создания скриншотов, встроенный в операционную систему Windows. Позволяет делать снимки всего экрана, отдельных окон или произвольных областей.
3. Скриншотер Яндекс.Диск. Чтобы работать с этой программой, установите Яндекс.Диск на ваш компьютер. Инструкция от Яндекса

Сервисы для составления инструкций

Офис-менеджеру важно доступно объяснять коллегам, как пользоваться офисной техникой, работать с внутренними сервисами, заполнять документы. Специальные сервисы помогают с этой задачей.

Например, Confluence. Это платформа для совместной работы, которая хорошо подходит для создания и хранения инструкций и другой документации. Есть бесплатная версия.

Инструменты для эффективной коммуникации

Инструменты для рабочей коммуникации: почта, корпоративные мессенджеры, видеосвязь

• Почтовые клиенты

  Например, Яндекс.Почта или Mail.ru. Вам предстоит много работать с электронной почтой: вести деловую переписку, создавать шаблоны писем, организовывать рассылки, работать с вложениями и фильтрами. Деловая переписка: базовые принципы

• Корпоративные мессенджеры

  Например, Пачка.

  Вам не нужно становиться экспертом по настройке корпоративных мессенджеров — этим занимается IT-отдел. Достаточно понимать основы и уметь использовать основные функции.

• Программы для видеоконференций

  Например, Zoom, Skype или Google Meet. Пригодятся для проведения онлайн-встречи с коллегами и партнёрами.

Облачные сервисы для совместной работы

Например, Яндекс.Диск.

Облачные сервисы для хранения файлов помогают офис-менеджерам эффективно организовать работу с документами. Вся важная информация — договоры, отчёты, презентации, сканы документов — хранится в одном надёжном месте и доступна с любого устройства.

Как начать работать в Яндекс Диске

Система электронного документооборота (СЭД)

Наиболее известные СЭД

Одна из обязанностей офис-менеджера — ведение документооборота: подготовка отчётов, регистрация корреспонденции и т.д.

Системы электронного документооборота (СЭД) помогают автоматизировать эти процессы. С помощью СЭД вы сможете создавать и обрабатывать документы, отслеживать их статус, настраивать маршруты согласования.

• 1С:Документооборот Как быстро освоить 1С:Документооборот
• Directum Обучение по работе с СЭД Directum
• DocsVision

Инструменты цифровизации: для тех, кто хочет большего

Система управления сервисными и техническими заявками

Забота о сотрудниках — главная задача офис-менеджера. От вашей работы зависит комфорт в офисе.

Организовать перенос мебели, проконтролировать ремонт техники и качество уборки, следить за расходниками — все эти задачи играют важную роль в создании продуктивной и приятной атмосферы.

И здесь вам пригодятся специализированные решения для АХО. Одно из таких — Wave Service.

Система помогает принимать заявки от сотрудников, распределять их между исполнителями, контролировать сроки и видеть статус каждой задачи.

Сотрудники отправляют обращения через QR-код, а офис-менеджер видит все заявки в одном интерфейсе: кто отвечает, что уже сделано, где есть просрочка и какие задачи повторяются чаще всего.

Кроме заявок, в Wave Service есть инструменты для инвентаризации, учёта расходных материалов, бронирования помещений и других административно-хозяйственных процессов.

Wave Service подойдёт офис-менеджерам, специалистам АХО и руководителям, которым нужно навести порядок в офисных сервисах без Excel, чатов и ручного контроля.

Посмотрите вебинар, чтобы получить базовое представление о том, как работают Service desk системы, и узнать больше о возможностях Wave Service.

Программа для управления закупками и учёта

Контроль поставок, учёт материалов, оптимизация расходов — все эти задачи сейчас решают с помощью специализированных программ.

Например, 1С:Предприятие. Позволяет вести бухгалтерский и управленческий учёт, автоматизировать процессы закупок (от формирования заявок до контроля оплаты) и управлять складскими запасами.

• 1С для начинающих
• 1С для офис-менеджера

Полезные статьи по организации закупок:

• Основные алгоритмы снабжения
• Как организовать закупку канцтоваров

Программы для организации командировок

В некоторых компаниях в обязанности офис-менеджера входит организация командировок: бронирование билетов и гостиниц, оформление документов, контроль расходов.

• Яндекс Командировки. Платформа для организации командировок, интегрированная с сервисами Яндекс.Go для бизнеса. Позволяет бронировать транспорт, проживание и даже организовывать питание сотрудников в поездках.
• ELMA КЭДО ( модули «Отпуска» и «Командировки»). Система электронного документооборота с функционалом для управления командировками. Помогает автоматизировать процессы согласования поездок, оформления приказов, подготовки авансовых отчётов.
• Ракета. Цифровая платформа для организации командировок и управления расходами. Предлагает инструменты для бронирования, отчётности, аналитики и контроля затрат на командировки.

Системы управления автопарком

Если в обязанности офис-менеджера входит контроль автопарка компании, ему нужно разбираться в специализированных программах.

• 1С: Управление автотранспортом. Решение для автоматизации учёта и управления автомобилями компании. Позволяет контролировать расходы на ГСМ, следить за сроками ТО, формировать путевые листы и т.д.
• ANTOR LogisticsMaster. Система для управления транспортной логистикой, которая также включает в себя функционал для управления автопарком.

---

Надеемся, этот обзор поможет вам лучше ориентироваться в мире цифровых инструментов для офис-менеджеров.

Остались вопросы? Свяжитесь с нами, мы всегда готовы помочь!

Полезные материалы для специалистов АХО:

• Вебинар: «Программы для АХО»
• Кто такой современный специалист АХО
• 5 причин, зачем АХО нужна автоматизация