В статье вы найдёте список инструментов, которые пригодятся в работе офис-менеджера. Умение ориентироваться в мире IT и прикладного программного обеспечения — весомый плюс для современного специалиста АХО, ведь вам предстоит взаимодействовать с разными цифровыми решениями.
Новичку необязательно знать всё досконально. Главное — иметь представление о том, какие инструменты существуют, и какие задачи они помогают решать. Это поможет вам быстрее адаптироваться, эффективнее выполнять свои обязанности и чувствовать себя увереннее.
Для удобства мы разбили список на две категории: базовые программы, без которых не обойдётся ни один офис-менеджер, и программы для тех, кто хочет достичь большего в своей карьере.
Какие основные программы нужно знать офис-менеджеру: список и рекомендации
Работа с документами
Программы для работы с документами: тексты, таблицы, презентации
- Текстовые редакторы
Microsoft Word. Платная и наиболее известная программа для работы с документами.
Базовый курс видеоуроков по программе Microsoft Word.Google Документы. Бесплатный аналог Microsoft Word, работает прямо в браузере. Удобен для совместной работы и быстрого обмена файлами.
Google Документы для начинающихLibreOffice Writer. Бесплатная программа для работы с текстовыми документами различных форматов, включая .doc и .docx. Позволяет открывать, редактировать и сохранять файлы, созданные в Microsoft Word.
- Электронные таблицы
Microsoft Excel. Популярная платная программа для работы с электронными таблицами. В Excel удобно, например, формировать простые отчёты или вести базу контактов сотрудников.
Курс по Excel для начинающихGoogle Таблицы. Бесплатный онлайн-инструмент для работы с таблицами, аналог Excel. Позволяет совместно работать с документами в режиме реального времени.
Обучение Google-таблицам за 60 минутLibreOffice Calc. Бесплатная программа с широким функционалом, похожим на Excel. Поддерживает все распространённые форматы, включая .xls и .xlsx, и позволяет открывать и редактировать файлы, созданные в Microsoft Excel.
- Презентации
Чтобы наглядно представить отчёт о проделанной работе, рассказать о новых правилах работы офиса или подготовить инструкцию для сотрудников — пригодятся программы для создания презентаций.
PowerPoint. Классическая программа для презентаций. Входит в платный пакет Microsoft Office.
Обучение работе с PowerPoint для WindowsGoogle Презентации. Бесплатный онлайн-инструмент для создания презентаций с возможностью совместной работы.
Бесплатный курс по созданию презентацийLibreOffice Impress. Бесплатная программа для создания презентаций, совместимая с файлами Microsoft PowerPoint.
Tome. Сервис для создания интерактивных презентаций с использованием возможностей нейросети. Позволяет быстро генерировать основу для презентации по запросу.
Miro. Этот инструмент не подойдёт для создания классических презентаций, Miro — это онлайн-доска для визуализации идей.
Как работать с онлайн-доской Miro
Файлы в формате PDF часто используются для отправки документов. Вам понадобятся программы для их просмотра и печати.
Foxit Reader. Бесплатная альтернатива популярного Adobe Acrobat Reader.
Sumatra PDF. Ещё одна бесплатная программа для просмотра PDF.
Sejda PDF. Условно-бесплатная программа, которая предлагает большинство необходимых функций бесплатно. Просматривать, редактировать, объединять или разделять PDF-документы — Sejda PDF отлично справится с базовыми задачами офис-менеджера.
- Архиватор
Архиватор — незаменимый инструмент, когда нужно отправить большое количество файлов, например, по почте.
Например, 7-Zip. Популярный бесплатный архиватор, который позволяет создавать и распаковывать архивы различных форматов.
- Редакторы изображений
Не всегда рядом есть дизайнер, а задачи по редактированию изображений возникают у офис-менеджера нередко: то нужно изменить размер фотографии, то сделать простую листовку, то добавить текст на поздравительный плакат к Новому году. Базовые знания графических редакторов помогут справиться с этими задачами самостоятельно.
Paint / Paint.NET. Простые и бесплатные графические редакторы, встроенные в Windows. Подойдут для выполнения базовых операций с изображениями.
GIMP — хорошая альтернатива платному Photoshop для решения большинства задач, с которыми может столкнуться офис-менеджер. С помощью GIMP вы сможете подправить макет, изменив дату акции или текст предложения, уменьшить размер или разрешение фотографии для отправки в типографию.
Программы для скриншотов
Инструменты для скриншотов пригодятся, когда нужно быстро показать что-то на экране, сохранить информацию для себя или передать коллегам.
Lightshot. Простая и бесплатная программа для создания скриншотов отдельных областей экрана с возможностью редактирования и быстрой отправки.
Ножницы. Простой инструмент для создания скриншотов, встроенный в операционную систему Windows. Позволяет делать снимки всего экрана, отдельных окон или произвольных областей.
Скриншотер Яндекс.Диск. Чтобы работать с этой программой, установите Яндекс.Диск на ваш компьютер.
Инструкция от Яндекса
Сервисы для составления инструкций
Офис-менеджеру важно доступно объяснять коллегам, как пользоваться офисной техникой, работать с внутренними сервисами, заполнять документы. Специальные сервисы помогают с этой задачей.
Например, Confluence. Это платформа для совместной работы, которая хорошо подходит для создания и хранения инструкций и другой документации. Есть бесплатная версия.
Инструменты для эффективной коммуникации
Инструменты для рабочей коммуникации: почта, корпоративные мессенджеры, видеосвязь
- Почтовые клиенты
Например, Яндекс.Почта или Mail.ru. Вам предстоит много работать с электронной почтой: вести деловую переписку, создавать шаблоны писем, организовывать рассылки, работать с вложениями и фильтрами. Деловая переписка: базовые принципы
- Корпоративные мессенджеры
Например, Пачка. Вам не нужно становиться экспертом по настройке корпоративных мессенджеров — этим занимается IT-отдел. Достаточно понимать основы и уметь использовать основные функции.
- Программы для видеоконференций
Например, Zoom, Skype или Google Meet. Пригодятся для проведения онлайн-встречи с коллегами и партнёрами.
Облачные сервисы для совместной работы
Например, Яндекс.Диск.
Облачные сервисы для хранения файлов помогают офис-менеджерам эффективно организовать работу с документами. Вся важная информация — договоры, отчёты, презентации, сканы документов — хранится в одном надёжном месте и доступна с любого устройства. Как начать работать в Яндекс Диске
Система электронного документооборота (СЭД)
Наиболее известные СЭД
Одна из обязанностей офис-менеджера — ведение документооборота: подготовка отчётов, регистрация корреспонденции и т.д.
Системы электронного документооборота (СЭД) помогают автоматизировать эти процессы. С помощью СЭД вы сможете создавать и обрабатывать документы, отслеживать их статус, настраивать маршруты согласования.
- 1С:Документооборот Как быстро освоить 1С:Документооборот
- Directum Обучение по работе с СЭД Directum
- DocsVision
Инструменты цифровизации: для тех, кто хочет большего
Система управления сервисными и техническими заявками
Забота о сотрудниках — главная задача офис-менеджера. От вашей работы зависит комфорт сотрудников в офисе.
Организовать перенос мебели, проконтролировать ремонт техники и качество уборки, следить за расходниками — все эти задачи играют важную роль в создании продуктивной и приятной атмосферы.
И здесь вам пригодятся системы Service Desk. Они помогают принимать и распределять заявки, назначать ответственных, контролировать сроки выполнения и отслеживать статус, не тратя время на бесконечные напоминания и поиск информации.
Специалистам АХО мы рекомендуем Wave Service для автоматизации административно-хозяйственных задач.
Наша система создана с учётом специфики АХД и объединяет в себе инструменты для управления заявками, инвентаризации, учёта расходных материалов, бронирования и других административно-хозяйственных процессов. Продукт возьмёт на себя рутину, освободив ваше время для важных задач.
Посмотрите вебинар, чтобы получить базовое представление о том, как работают Service desk системы, и узнать больше о возможностях Wave Service.
Программа для управления закупками и учёта
Контроль поставок, учёт материалов, оптимизация расходов — все эти задачи сейчас решают с помощью специализированных программ.
Например, 1С:Предприятие. Позволяет вести бухгалтерский и управленческий учёт, автоматизировать процессы закупок (от формирования заявок до контроля оплаты) и управлять складскими запасами. 1С для начинающих 1С для офис-менеджера
Полезные статьи по организации закупок:
Программы для организации командировок
В некоторых компаниях в обязанности офис-менеджера входит организация командировок: бронирование билетов и гостиниц, оформление документов, контроль расходов.
Яндекс Командировки. Платформа для организации командировок, интегрированная с сервисами Яндекс.Go для бизнеса. Позволяет бронировать транспорт, проживание и даже организовывать питание сотрудников в поездках.
ELMA КЭДО ( модули «Отпуска» и «Командировки»). Система электронного документооборота с функционалом для управления командировками. Помогает автоматизировать процессы согласования поездок, оформления приказов, подготовки авансовых отчётов.
Ракета. Цифровая платформа для организации командировок и управления расходами. Предлагает инструменты для бронирования, отчётности, аналитики и контроля затрат на командировки.
Системы управления автопарком
Если в обязанности офис-менеджера входит контроль автопарка компании, ему нужно разбираться в специализированных программах.
1С:Управление автотранспортом. Решение для автоматизации учёта и управления автомобилями компании. Позволяет контролировать расходы на ГСМ, следить за сроками ТО, формировать путевые листы и т.д.
ANTOR LogisticsMaster. Система для управления транспортной логистикой, которая также включает в себя функционал для управления автопарком.
Надеемся, этот обзор поможет вам лучше ориентироваться в мире цифровых инструментов для офис-менеджеров.
Остались вопросы? Свяжитесь с нами, мы всегда готовы помочь!
Полезные материалы для специалистов АХО:
