Ведём вас по этапам внедрения модуля «Инвентаризация» и рассказываем, как автоматизация помогает в управлении имуществом.
О кейсе
Производственная компания
Цель
Упростить процедуру инвентаризации.
Результат
Автоматизировали весь процесс инвентаризации. Теперь можно настроить расписание и автоматически создавать задачи на проведение инвентаризации. Все ТМЦ компании промаркированы уникальными QR-кодами, и при сканировании пользователь получает детальную информацию о конкретной ТМЦ. Все операции с ТМЦ, включая передачу объектов между сотрудниками, отражаются в электронной истории и могут быть зафиксированы бумажными актами и накладными.
Клиент — производственная компания
Наш клиент — крупная производственная компания в Санкт-Петербурге.
Знаем, что для контекста полезны детали сотрудничества, но мы соблюдаем NDA. Поэтому в этом кейсе делаем упор на проблемы заказчика и на предложенное нами решение, чтобы продемонстрировать возможности модуля «Инвентаризация».
Так вы сможете оценить ситуацию со стороны профессионального опыта и примерить этот кейс на процессы вашей компании.
Проблемы до внедрения Wave Service
Клиент обратился к нам с проблемой устаревших процессов инвентаризации — долго, много бумажной работы и постоянная путаница в обращениях с ТМЦ.
Кратко: как ранее проходила инвентаризация
- Руководители выпускали приказ о проведении инвентаризации и назначали ответственных исполнителей. Как правило, на объектах заказчика за процедуру отвечали 8 человек.
- Затем печатались инвентаризационные описи ТМЦ для каждого исполнителя.
- Исполнители приступали к инвентаризации и подробно заполняли акты о проведении процедуры.
- Последним этапом менеджеры формировали табличные отчёты и проводили сравнение данных с учётом компании.
Бюрократизированный процесс тормозил процедуру и имел ряд минусов:
Беспорядок в записях и высокий риск потерять информацию.
Вполне объяснимое последствие, так как инвентаризацией занимаются 8 человек. Сотрудники отвлекались от основных обязанностей на время сверок и поиска информации в бумажных журналах. Руководителям приходилось вручную собирать все отчёты, акты и накладные по разным сотрудникам, чтобы составить общую картину учёта в компании. К тому же, некоторые журналы могли потеряться вместе с данными.
Невозможно было быстро найти данные о статусах ТМЦ и их месторасположении.
Информация о ТМЦ фиксировалась в бумажных актах, на поиск которых уходило время.
Сложно установить, кому и когда передавался объект, и как менялись ответственные.
Здесь играет роль высокий риск влияния человеческого фактора на процесс. Если имущество передаётся или перемещается, это часто нигде не фиксируется или же информация теряется среди бумаги и электронных таблиц.
Сохранялась высокая вероятность потери, краж и несвоевременных закупок.
Количество ТМЦ клиента превышало 35 000 объектов — сюда относились и небольшие предметы, инвентарь и расходники. Учёт этих ТМЦ — сложная задача, особенно когда под рукой только бумажные журналы. В результате сохранялась высокая вероятность что-либо потерять или не учесть.
Узнали себя? Напишите нам, обсудим варианты решений.
Андрей Никифоров
Руководитель отдела продаж в Wave Service
Привет, я Андрей. С радостью помогу вам.
Обычно отвечаю до конца дня.
Решение
Анализ проблем помог нам предложить заказчику оптимальное решение — полностью автоматизировать процедуру инвентаризации и сделать процесс прозрачным, понятным и доступным для сотрудников.
Рассказываем по этапам, что мы сделали и как это повлияло на бизнес-процессы.
Внедрили модуль «Имущество»
Для начала внедрили многофункциональный модуль «Имущество», в который перенесли всю детальную информацию о ТМЦ. Другими словами, мы настроили единый реестр управления списком имущества.
У клиента появилась возможность искать и сортировать данные по требуемым критериям, отслеживать и контролировать все действия над ТМЦ. Например, на поиск шуруповёрта — где он находится, как он выглядит, и кто несёт за него ответственность — уйдёт меньше минуты.
Модуль «Имущество» в системе Wave Service
На этапе внедрения клиент предоставил нам данные о ТМЦ — всего в компании на тот момент было 36 000 объектов. Мы помогли импортировать данные в систему, чтобы сэкономить время и свести к минимуму риск что-либо пропустить.
Сейчас заказчик самостоятельно добавляет новые ТМЦ по мере необходимости. Такие функции доступны сотрудникам с соответствующими правами.
При добавлении нового объекта указывается вся описательная информация для дальнейшей работы.
Важно: признаки для описания ТМЦ настраиваются. В зависимости от специфики бизнеса можно настроить любые поля.
Пример формы описания ТМЦ
После того как мы внесли все ТМЦ в систему, сразу же приступили к маркировке QR-кодами.
Маркировка — это главный инструмент учёта ТМЦ в системе Wave Service. В отличие от аналогичных решений мы используем QR-коды, которые стали уже вполне привычными для людей. Важно: не нужно никакого дополнительного оборудования, QR-код считывается камерой любого смартфона.Все QR-коды генерируются автоматически, а распечатать их можно на любых принтерах термоэтикеток — например, PROTON TTP-4206.
Затем все полученные QR-коды размещаются на ТМЦ.
Пример размещения QR-кода на ТМЦ
При сканировании QR-кода с ТМЦ пользователь увидит карточку объекта с детальной информацией о ТМЦ.
Пример формы просмотра информации о ТМЦ
Автоматизировали процесс инвентаризации
Перед внедрением заказчик обозначил график регламентного проведения инвентаризации, а мы настроили расписание. Так, система автоматически заводит задачи на проведение инвентаризации для ответственных сотрудников в нужную дату и время.
Информация наглядно представлена в мобильном приложении в соответствии с правами доступа.
Уведомление об инвентаризации в Wave Service
Важно: система позволяет проводить и внеплановую инвентаризацию. Здесь тоже нет ничего сложного — руководители могут создать заявку через веб-версию, мобильное приложение или путём сканирования QR-кода.
Заявка на проведение инвентаризации в Wave Service
После получения заявки ответственный сотрудник получает уведомление на мобильный телефон и приступает к работе.
Для удобства исполнителей инвентаризация проводится через мобильное приложение. В задаче указана локация, где нужно провести инвентаризацию, и инструкции в виде списка ТМЦ для учёта.
Инвентаризация с помощью мобильного приложения
Исполнитель сканирует QR-коды на объектах по списку. Приложение автоматически вычёркивает найденные ТМЦ. Если в помещении находится лишний объект — система автоматически создаёт заявку на перемещение.
Если же исполнитель не нашёл объект из списка — заводится заявка о его отсутствии. Так мы сохраняем порядок учёта и детально отслеживаем все ТМЦ.
В конце процедуры при отсутствии проблем исполнитель закрывает заявку, а руководитель может просмотреть аналитику и отчёт в системе.
Аналитика по инвентаризациям в Wave Service
Статусы ТМЦ
Для прозрачной аналитики заказчику важны статусы ТМЦ. Статусы отслеживают и фиксируют, где находятся ТМЦ и в каком они состоянии.
Все статусы настраиваются под требования клиента. В нашем кейсе, например, обозначены следующие статусы:
- Обычный — ТМЦ находится в указанном месте и исправна.
- Списан — объект списан по причинам, которые указываются в комментариях и подкрепляются актами.
- Продан — объект был продан, и это тоже фиксируется подписанной накладной.
- Передан в аренду — указывается арендатор и новое местоположение ТМЦ.
- Перемещён — описываются причины перемещения и указывается новое местоположение ТМЦ.
- Возвращён — если в ходе инвентаризации ТМЦ находилась не на своём месте, её возвращают и отмечают в системе.
Как это работает на практике Например, если в ходе инвентаризации исполнитель на нашёл в объект, который по регламенту должен находится в помещении, система создаёт заявку «Отсутствует объект».
Смена статуса ТМЦ в ходе инвентаризации
В таком случае заявка попадает руководителю или ответственному лицу на смену статуса. Например, сломался монитор — этот объект можно списать или отправить исполнителя на поиски, если причины списания неясны.
Руководитель проверяет информацию и принимает решение о смене статуса. При необходимости процесс подтверждается актами или накладными с подписью ответственного. А система хранит информацию в истории изменений.
Таким образом мы соблюдаем полную подотчётность и фиксируем любые операции над ТМЦ: утери, возвраты, поломки и прочее.
Акты и накладные
Акты и накладные формируются по внутренним порядкам компании. Доступны в виде экспорта документа в форме PDF.
При необходимости пользователь может распечатать документ из системы и подписать. А затем прикрепить скан.
Например, когда статус ТМЦ меняется на «списан», ответственному нужно прикрепить акт списания. Весь документооборот доступен в отчётах.
Пример формы добавления отчётных документов
Передача ТМЦ
В системе за каждой ТМЦ закрепляется материально ответственное лицо. Передать ответственность за объект может только администратор или руководитель — для этого есть специальная роль.
Пример формы отслеживания ответственных и пользователей ТМЦ
Также помимо ответственных можно отметить пользователей. Как правило, это разные люди. Все изменения можно отследить в истории.
История всех изменений и операций с ТМЦ
Такой учёт полезен, например, при увольнении сотрудника или при частой передаче имущества от одного сотрудника к другому.
Результат
Система позволила компании сделать процесс инвентаризации быстрым и прозрачным. Отчёты детально показывают расположение ТМЦ и все операции, которые с ними совершались. Сводятся к минимуму потери объектов, ошибки и путаница в данных. Акты и накладные сразу отражаются в системе рядом с нужными ТМЦ.
В цифрах:
- Площадь объекта клиента — 25 000 м2
- За год инвентаризацию с помощью Wave Service провели 400 раз
- Система помогла отследить 1582 объекта, которые отсутствовали на положенных местах в ходе инвентаризации
- И ещё 285 ТМЦ вернулись на свои места после несанкционированных перемещений
- 291 раз зафиксирован запрос на изменение статуса ТМЦ — списание, перемещение и удаление
Руководители видят полностью прозрачную картину всех операций над ТМЦ — какие объекты списывались, а какие требовали обязательного перемещения в другое помещение. Любая смена статуса зафиксирована актом или накладной, которые хранятся в системе. Увеличен контроль за местоположением ТМЦ — всё на своих местах в исправном состоянии.
Если вам интересно узнать больше и попробовать модуль учёта ТМЦ — напишите нам. Мы подробно расскажем и покажем, как Wave Service помогает проводить инвентаризации с помощью смартфона.
