Посчитать сколько на складе осталось ручек, бумаги и печенья — кажется несложной задачей, но и это может перерасти в серьёзную проблему, если не использовать программы для учёта.
Сложные системы часто бывают дорогими и трудоёмкими, а простые — удобны для небольших компаний, но в крупных организациях приводят к путанице и пересортице.
Мы в Wave Service предлагаем альтернативный вариант: заточенную под АХО систему, которая обеспечивает прозрачный учёт и исключает человеческий фактор.
Учёт расходников в Wave Service: описание модуля
Система позволяет легко контролировать запасы расходных материалов с помощью виртуальных складов и QR-кодов. В этом разделе расскажем подробно про модуль, и как настроить его к работе.
- Чтобы вести учёт расходников в системе, мы создаём виртуальные склады для хранения нужных вам товарно-материальных ценностей.
Виртуальный склад — это цифровой двойник вашего склада ТМЦ, независимо от того, где они физически находятся.
Представьте: у вас есть одно помещение, разделённое на секции. На полке А лежат бумажные полотенца, на полке Б — конфеты. В системе каждая полка будет представлена отдельным виртуальным складом, а физически это может быть одно помещение.
На таких складах вы можете учитывать всё — от канцелярии и кофе до автозапчастей и корпоративных подарков.
Список виртуальных складов в системе
- Wave Service работает на базе QR-кодов, поэтому, создав виртуальный склад, необходимо связать его с физическим пространством. Для этого достаточно разместить табличку с QR-кодом на видном месте вашего склада.
QR-код может быть один, общий. Такой вариант подходит для нужд среднего по размеру офиса. Если же у вас склад побольше, можно сделать отдельный QR-код для каждой зоны.
- Сотрудник сканирует QR-код на складе и в мобильном приложении выбирает тип заявки — поставка или списание.
Выбор типа заявки в мобильном приложении
При поставке нужно заполнить поля формы заявки и отправить данные в систему. 
Заявка на поставку
При списании алгоритм такой же. 
Заявка на списание
Все поля настраиваются. Вы можете указать, какая информация вам нужна при поставке или списании товара. Например, добавить поля для названия компании-поставщика, ответственного сотрудника, кто принимал/списывал товар, номер и дату накладной/счёта.
Всё, что мы описали выше для мобильного приложения, доступно также и на других устройствах. Заявки на списание/поставки можно заводить через веб-версию системы.
- Информация о поставках и списаниях автоматически подтягивается в журнал учёта.
Журнал учёта ТМЦ в системе
Какой способ учёта выбрать: сравниваем Excel, 1C и Wave Service
Этот раздел поможет вам определиться с оптимальным способом ведения складского учёта. Сравним традиционные методы (записки от руки и Excel), решение Wave Service и специализированную систему для складского учёта — для примера взяли популярный 1С.
1С: для тех, кому важен полный контроль
1С — это система автоматизации бизнеса, которая включает в себя широкий функционал для ведения складского учёта и управления закупками (есть соответствующие модули «Закупки», «Склад»).
Преимущества 1С:
- Широкие возможности
1С позволяет вести полноценный складской учёт с адресным хранением, управлять закупками, формировать разнообразные отчёты и анализировать большие объёмы данных.
- Интеграция
1С легко интегрируется с другими системами, например, с бухгалтерскими программами и CRM-системами.
Недостатки 1С:
- Нет мобильного приложения
Вся работа с 1С ведётся только с компьютера.
- Перегруженный интерфейс
1С — это сложная система с огромным количеством функций, поэтому интерфейс кажется громоздким и не всегда удобным. К тому же, для комфортной работы с 1С требуются специальные знания и навыки.
- Стоимость
Лицензии на 1С и услуги по внедрению и сопровождению системы могут быть достаточно дорогими, что делает её менее доступной для малого и среднего бизнеса.
1С — это оптимальное решение для крупных компаний с большим объёмом складских операций и высокими требованиями к уровню автоматизации. Если вам нужен полный контроль над движением товаров, возможность детального анализа данных и интеграция с другими системами, то 1С — это ваш выбор.
Excel — нормальный инструмент для небольших компаний
Многие считают Excel универсальным инструментом, который подходит для любых задач, включая учёт товаров на складе. Действительно, при должном усердии можно создать сложные таблицы с отслеживанием прихода и расхода, формированием прайсов и отчётов.
Преимущества Excel:
- Главное преимущество Excel — гибкость настройки.
Опытные пользователи могут создать мощный инструмент, используя формулы, макросы и готовые шаблоны из интернета. На помощь приходят даже нейросети, генерирующие скрипты для формул и макросов.
Однако для большинства сотрудников гибкость Excel оборачивается недостатком. Создание и поддержка сложных таблиц требует времени, навыков и чревато ошибками.
Недостатки Excel:
- Не всегда удобно работать с телефона
Хотя у Excel есть мобильное приложение, его функционал уступает десктопной версии. Работа с большими таблицами на смартфоне имеет свои ограничения, а возможности по сканированию меток и оперативному учёту сильно ограничены.
- Ручной ввод данных
Excel требует много ручного труда: ввод данных, кропотливая работа с артикулами и сводками, расчёт остатков, формирование отчётов. Это занимает много времени, увеличивает риск ошибок и делает невозможным оперативный контроль над движением товаров.
- Ограничения автоматизации
Возможности автоматизации в Excel ограничены. Например, вы не сможете полноценно интегрировать таблицы с бухгалтерским ПО.
- Низкая производительность
При большом объёме данных Excel начинает «тормозить», что делает работу с ним неудобной.
Excel — это нормальное решение для небольших компаний. Со временем, когда компания начнёт расти, вам понадобятся более продвинутые инструменты.
Wave Service: фокус на эффективности и удобстве для офиса
Wave Service предлагает альтернативный подход к учёту расходных материалов, основанный на простоте, интуитивно понятном интерфейсе и доступности на мобильных устройствах.
Преимущества:
- Минимум действий
Система создана так, чтобы сотрудники тратили на учёт товаров минимум времени (отсканировать QR-код и несколько раз нажать на экран).
- Актуальная информация всегда под рукой
Данные о состоянии склада доступны в любое время и из любого места.
- Гибкость и адаптация
Wave Service можно легко настроить под специфику различных отделов и категорий товаров. Система позволяет вести учёт как канцелярских принадлежностей и бытовой химии, так и автозапчастей или маркетинговых материалов.
- Интеграционные возможности
Для компаний, использующих 1С или другие системы учёта, предусмотрена возможность интеграции. Это позволяет наладить обмен данными между системами, избежать дублирования информации и повысить общую эффективность работы.
На что важно обратить внимание:
Wave Service не является специализированным решением для складского учёта. Мы решаем проблемы учёта ТМЦ в офисах, а не на крупных складах с большим ассортиментом.
У нас нет документооборота по движению ТМЦ. Это не наша цель. Мы фокусируемся на простом и понятном учёте расходников.
У нас пока нет прогнозирования остатков. Но мы планируем добавить простые формулы, которые помогут не забывать делать офисные закупки вовремя.
Wave Service — это простое, удобное и доступное решение для учёта расходных материалов. Сервис поможет вам освободить сотрудников от рутинных операций, снизить риск ошибок и обеспечить оперативный контроль над движением ТМЦ.
Сомневаетесь в выборе решения? Запишитесь на демо, и мы подробно расскажем о возможностях и ответим на все ваши вопросы!
Полезные материалы:
Инвентаризация по QR-коду — кейс внедрения модуля «Имущество» для отслеживания действий с ТМЦ и их состояния.
Как автоматизировать заявки на клининг по QR-коду — платные и бесплатные способы от современного специалиста АХО.
SLA для обслуживания коммерческой недвижимости — поможем разобраться, с чего начать контроль уровня сервиса на вашем объекте.
