Знакомьтесь, это Олег. Он работает в административно-хозяйственном отделе офиса средней компании.

Олег любит проявлять инициативу и предлагает руководству идеи по улучшению процессов. В общем, Олег — современный специалист АХО.

Чем занимается специалист АХО

В офисе средней компании у нашего специалиста АХО много обязанностей, в том числе клининг — Олег управляет клининговым подразделением компании.

Зачем Олегу автоматизировать уборку в офисе:

1. У него много времени уходит на распределение заявок по исполнителям. Приходится постоянно отслеживать нагрузку сотрудников по клинингу и переназначать задачи вручную.

2. Процессы хаотичны: необходимо и заявки на клининг обработать, и отчёты составить, и расходники учесть. Иногда заявки теряются: забыл, не записал, пропустил.

3. Бывает и так, что наш специалист АХО поздно узнаёт о проблемах, потому что сотрудники не знают, как о них сообщить. Например, из-за неправильно настроенного кондиционера половина отдела ушла на больничный — если бы Олег сразу узнал о проблеме, такого бы не случилось.

4. Сотрудники офиса, занятые рабочими делами, тоже устали постоянно звонить на занятый телефон или ходить к Олегу, чтобы пожаловаться.

Недовольство обеих сторон

Как быть?

Олег решает автоматизировать клининг и рассматривает два варианта — бесплатный и платный.

Главное, чтобы обращение могли завести быстро и без лишнего обучения. В этом отлично помогают QR-коды — они понятные, сканируются камерой любого смартфона и выглядят опрятно.

Бесплатный вариант — развесить по офису QR-коды и привязать их к какой-нибудь форме: например, Google или Яндекс.

Платный — найти систему автоматизации по бюджету.

Как бесплатно автоматизировать клининг с помощью QR-кодов и Google- или Yandex.Forms

Любые формы в связке с QR-кодом — это нормальный рабочий инструмент, который соберёт данные, не потребует времени на обучение и бюджета на внедрение. Мы дали Олегу проверенную инструкцию, которой делимся ниже.

Шаг 1. Готовим форму заявки

1. Выберите предпочитаемый для вас сервис — мы в статье в основном говорим о формах Яндекса и Google — и создайте на нём форму.

2. Пропишите в форме заявки на уборку помещений уточняющие вопросы: например, контакты заявителя, указание места, где нужна уборка, и комментарии, чтобы люди могли высказаться.

3. Не забудьте настроить ответы на форму: в Google ответы собираются в таблицу, в Яндексе — на вкладке «Ответы» в меню настройки формы. Есть возможность скачать отчёт с ответами в формате Excel.

Делимся шаблонами: Яндекс, Google.

Шаг 2. Создаём QR-коды для заявок на уборку помещений, привязываем к форме

Подробно о создании табличек с QR-кодами для клининга рассказали в инструкции: перечислили, как сгенерировать QR-код, как красиво оформить таблички и где разместить. Там же бесплатно можно скачать шаблон с табличками разного размера.

Здесь кратко перечислим основные шаги:

1. После создания формы сгенерируйте QR-код с помощью бесплатных сервисов для генерации кодов.
2. Вставьте QR-код в подготовленную табличку в любом привычном вам графическом или текстовом редакторе.
3. Распечатайте готовые таблички и разместите их на вашем объекте в местах, где требуется уборка.

Шаг 3. Оповещаем сотрудников о новом инструменте

Оповестите сотрудников по привычным каналам связи (почта, информационная доска), зачем в здании появились QR-коды, и расскажите, как ими пользоваться.

Пример оповещения сотрудников по электронной почте

Олег всё так и сделал. Теперь сотрудникам не нужно ходить или звонить на вечно занятый телефон специалиста АХО, а QR-коды не вызвали удивления — это уже давно понятный каждому инструмент.

Все обращения из формы попадают в таблицу единым списком, выглядит это примерно так:

Данные по заявкам в единой таблице

Начать автоматизацию клининга по QR-коду подобным методом — это уже большой шаг. Формы собирают данные в одном месте, руководитель быстрее ставит задачи, а сотрудники не отвлекаются от рабочих дел.

Однако при выборе решения важно понимать, что бесплатная автоматизация клининга с помощью форм и QR-кодов при всех своих плюсах всё равно не сможет полностью избавить вас от рутинных задач.

Итого: выстроить работу клининга по QR-коду и формам довольно просто, не займёт больше одного рабочего дня. Нужно подготовить форму и таблички, всё распечатать, настроить таблицу и оповестить сотрудников.

Плюсы: бесплатно, просто в использовании, помогает систематизировать данные.

Минусы: время реагирования не моментальное, могут быть очереди и задержки, данные всё равно придётся обрабатывать вручную, сложно масштабировать.

Что понял Олег спустя две недели:

• Не всегда удаётся моментально отреагировать на обращение, есть другие важные задачи.

• Регулярная практика с отчётами никуда не пропала, ему всё так же приходится переносить данные из таблиц и подставлять в формулы.

• Масштабировать на другие типы обращений — ремонт, проблемы с Wi-Fi, отопление — возможно, но сложно с технической точки зрения. Придётся придумать единую форму и настроить фильтры в таблице, либо готовить другие QR-коды.

• Однако сотрудники очень рады — им не приходится бегать по офису в поисках Олега — и активно пользуются QR-кодами.

Цифровой помощник по QR-коду, или service desk для клининга

А что, если бы Олег согласовал бюджет на систему автоматизации?

Для Олега мы предложили автоматизировать сервисные заявки на клининг с помощью нашей системы Wave Service.

1. На первом этапе внедрения Олегу не нужно готовить формы или придумывать другие способы сбора заявок, но задачка не менее интересная: нужно заполнить классификатор.

Олегу нужно было внести исполнителей по клинингу и список помещений офиса.

Какие данные нужно внести для автоматизации клининга

Зачем это нужно? Система автоматизации работает с данными, а данные мы можем узнать только от заказчика. Подробнее все этапы запуска системы мы описали в гайде по внедрению продукта.

2. Далее готовим QR-коды.

Только теперь Олегу не нужно самостоятельно придумывать дизайн табличек, мы берём это на себя.

Заказчикам мы предлагаем несколько вариантов дизайна на выбор, чтобы таблички соответствовали интерьеру помещений, и люди понимали, зачем они нужны.

Таблички с QR-кодами

3. Затем таблички по уже привычной практике заказчик размещает по офису и рассказывает коллегам, зачем появились QR-коды.

Мы с этим тоже помогаем: отправили Олегу шаблоны писем для рассылки, презентации и видеоматериалы.

Пример презентации о продукте

Чтобы научиться работать с системой, достаточно один раз создать заявку — и всё, так же просто, как заказать такси.

Как Wave Service помогает с заявками на клининг по QR-коду

Когда сотрудник обнаруживает, что в помещении пыльно, грязно, кто-то что-то пролил, он сканирует QR-код и описывает ситуацию.

Создание заявки по QR-коду

Заявка мгновенно попадает нужному исполнителю, который заранее знает, что ему взять с собой для уборки, чтобы не бегать по офису за нужными инструментами.

Статистика по заявкам — сколько сделали, где просрочили — собирается в автоматических отчётах и дашбордах, которые формируются в два клика по фильтрам. Олег не переносит данные вручную.

Данные по заявкам в системе

Итого: система помогает избавиться от хаоса не только на этапе сбора заявок, но и сопровождает весь процесс клининга — назначение, оповещение, исполнение, контроль качества и отчёты.

Плюсы:

• Обращения автоматически поступают ответственным исполнителям — Олегу не нужно мониторить таблицу заявок и распределять задачи специалистам по клинингу.
• Олег всегда знает, что происходит, может легко отслеживать статусы — больше нет хаоса в заявках.
• Автоматизированные отчёты экономят минимум 2 часа в неделю.
• Подобные инструменты позволяют следить за качеством уборки и легко масштабируются.

Минусы:

• Внедрение требует финансовых вложений.
• На внедрение системы потребуется время — запуск займёт до 5 дней, и сотрудникам нужно привыкнуть к новому процессу.

Сравним: формы с QR-кодами или service desk для АХО

Сравнили два варианта — бесплатный и платный — и тезисно собрали данные в таблице ниже.

Сравниваем бесплатные и платные способы автоматизации клининга

Выводы:

1. Формы и QR-коды — это удобные инструменты, которые давно себя зарекомендовали для небольших объектов.

2. Если же, например, в вашем офисе заводят более 20 заявок в день на уборку, эффект от такого решения не будет играть особой роли — в этом случае нужно задуматься о программных продуктах.

Если вы, как и Олег, не хотите тратить часы на ручное заполнение отчётов, поиск данных в таблицах, отвлекаться от задач на рутину, разбирать хаос в обращениях и портить впечатление сотрудников, свяжитесь с нами.

Мы проведём демо, расскажем, как система может помочь, и настроим под ваши процессы.