В инструкции рассказываем, как проходит внедрение Wave Service по этапам.
Все шаги расписали подробно, так вы точно будете знать, чего от нас ждать и как мы выстраиваем работу.
Схематично процесс внедрения выглядит так:
Процесс внедрения Wave Service
Если вы уже начинаете работу с нами и хотите узнать, что будет дальше, переходите на актуальный для вас этап по заголовку:
Шаг 1. Знакомство и начало сотрудничества. Рассказываем, кто с вами свяжется, как пройдёт демонстрация системы в действии, и что делать дальше.
Шаг 2. Всё о настройке и классификаторе — это Excel-таблица с подробным описанием бизнес-процессов на вашем объекте. Объясним, чего ожидать от этой задачи, и как мы можем помочь.
Шаг 3. Обучение ключевых пользователей и подготовка QR-кодов. Расскажем, и как пройдёт обучение, и что делать с QR-кодами.
Шаг 4. Запуск системы. Посмотрим, что должно быть готово для старта, и дадим советы по внедрению.
Шаг 5. Масштабирование системы. Покажем, как выглядит презентация с итогами пилота, и наметим планы по масштабированию.
Шаг 1. Знакомство: лично или онлайн
Мы не знаем, как вы нас найдёте, но точно знаем, что случится с вашим обращением после того, как оно попадает к нам в систему.
С вами в течение рабочего дня свяжется Андрей Никифоров. Это наш эксперт по внедрению Wave Service.
Андрей много знает об автоматизации и готов за одну встречу ответить на ваши вопросы, разобрать сомнения и объяснить, что умеет Wave Service и как система пригодится в вашей сфере.
Если на этом этапе всё в порядке, и вы хотите перейти от теории к практике, мы пригласим вас на демонстрацию возможностей Wave Service в реальном времени.
Демо, или демонстрация системы в действии
Где проходит
Где проходит демо
Видеозвонок
Мы можем организовывать звонки на любых площадках: будь то Teams, Zoom, или видеозвонки в популярных мессенджерах.
Личная встреча
Если вы находитесь в Санкт-Петербурге или Москве, сможем подъехать к вам или пригласим в наш офис в Санкт-Петербурге, в котором уже висят QR-коды, и сотрудники пользуются Wave Service.
Чего ожидать
На демо мы спрашиваем вас о целях и задачах автоматизации на вашем объекте, чтобы глубже понять вашу потребность и показать, как поможет Wave Service.
Примеры вопросов:
- Чего вы ожидаете от автоматизации?
Пример: прозрачной аналитики — хочу видеть, как идёт работа на моём объекте по часам. Кто выполняет заявки вовремя, кому нужно больше положенного времени и почему.
- Был ли ранее опыт в использовании подобных инструментов?
Такое спрашиваем не для того, чтобы показать, что мы лучше и удобнее всех. Когда у вас есть опыт в автоматизации, вы точно знаете и понимаете, чего вы не хотите видеть в системе, а чего — не хватает.
После вопросов сразу приступаем к демо и показываем, как Wave Service справится с обозначенными вами задачами.
Расскажем, где разместить QR-коды, какие настройки мы вносим в систему под ваш случай, как эти задачи будут выглядеть в мобильном приложении у исполнителя, какие статусы получит руководитель, и как это всё формируется в отчёты и дашборды.
Скриншот демо с клиентом
После демо есть несколько сценариев: 
- Вы точно знаете, что продукт не подойдёт.
И это нормально. Мы к такому относимся спокойно и не навязываемся, но остаёмся на связи и открыты к обмену опытом.
- Вы ещё сомневаетесь, вам нужно время обсудить и согласовать внедрение с коллегами.
В таком случае мы предлагаем «Быстрый старт» — это пробный 30-дневный период с типовой конфигурацией без сложных настроек и заполнения классификаторов для лёгкого и бесплатного начала с Wave Service. Как правило, этого хватает для того, чтобы сделать выводы и принять решение.
Здесь собрали для вас полезные материалы по «Быстрому старту»: зачем мы его придумали, кейсы внедрения, пошаговая инструкция.
- Вы понимаете, что продукт подходит, и готовы перейти к внедрению.
Мы высылаем вам классификатор — документ для настройки системы, согласовываем условия NDA и договора.
Шаг 2. Классификатор и настройка системы к работе
Классификатор — нуж(д)ная таблица в формате Excel
Классификатор — это такой Excel-документ, где вы описываете существующий бизнес-процесс. Другими словами — предоставляете требования, или техническое задание, для старта внедрения:
Как выглядит классификатор
Мы всё покажем, подробно объясним и отправим вам примеры заполнения подобной таблицы.
И тут уже с вашей стороны потребуется время на вдумчивую работу, что не всегда легко. Мы понимаем: перспектива потратить немало рабочего времени на описание требований и составление технического задания — это скучно, долго и нудно.
Классификатор требует времени
Однако, если вы хотите получить полноценный опыт автоматизации с системой Wave Service, продукт нужно настраивать под ваш объект — а данные мы можем узнать только от вас.
Если вы понимаете, что вам не хватит времени или нет нужного человека для заполнения классификатора, мы готовы провести аудит ваших бизнес-процессов и сбор требований для настройки системы вместо вас.Настройка: на нашей стороне опытной техподдержкой
Когда классификатор будет готов, мы приступим к настройке системы по тем данным, которые вы указали в таблице. Обычно укладываемся в интервал от 1 до 3 рабочих дней.
Хотите посмотреть, как проходит настройка? У нас есть видео на YouTube, где Борис разбирает всё в деталях.
Опционально — брендирование: приложение под вашим именем и в узнаваемом фирменном стиле
Мы предлагаем клиентам возможность брендировать систему под фирменный стиль: сохранить иконки, логотипы, цвета, понятные и привычные пользователю названия.
Согласованный вариант опубликуем в App Store, Google Play, RuStore и Huawei AppGallery.
Пример брендирования системы для разных организаций
Шаг 3. Обучение ключевых пользователей и подготовка QR-кодов
Обучение: покажем руководителям, как работать с системой
Приедем на объект или по видео покажем ключевым пользователям, куда попадают заявки, где смотреть статистику и как выгружать отчёты. Такая встреча занимает полчаса.
Ключевые пользователи — это, как правило, руководители отделов (например, АХО) в вашей организации, которые отслеживают процессы через Wave Service, назначают заявки исполнителям и просматривают аналитику и отчёты.«Обучение» в теории звучит серьёзнее, чем на практике, поэтому не пугайтесь. У системы интуитивный интерфейс, и как только вы создадите заявку и откроете отчёты, вы всё освоите. Вспомните, сколько времени у вас ушло на «обучение» заказа такси через приложение? Здесь всё тоже быстро и просто.
QR-коды: вашему помещению — красивые таблички
QR-коды — это отличительный инструмент для работы Wave Service. Он выступает как связующее звено между пользователем и системой.
Общий сценарий описываем так:
Сотрудник, арендатор, заказчик, гость или резидент замечает, что в помещении что-то не так → Сканирует ближайший QR-код и заводит заявку → Заявка попадает автоматически нужному сотруднику → Вся работа сохраняется в отчёты для руководителей.
Почему QR-коды? Они простые, понятные каждому, подходят любому интерьеру и для работы с ними не нужно никакого дополнительного оборудования, QR-код считывается камерой любого смартфона. Ещё в QR-коде скрыта локация — так исполнитель всегда будет знать, где произошел инцидент, а заявителю не надо думать, как описать конкретное помещение.На этом этапе мы согласовываем с вами количество табличек, дизайн и текстовки под разные ситуации. Главное правило — сделать QR-код понятным любому человеку.
Примеры размещения QR-кодов для разных целей
Если вы хотите узнать больше о работе с QR-кодами, у нас есть подробная инструкция по выбору QR-кодов для разных целей с советами по размещению и оформлению.
Как только всё согласовано, передаём вам готовые для печати таблички в электронном виде с советами по выбору материала и размещению.
Чтобы распечатать таблички, вы можете обратиться в ближайшую типографию. В среднем это занимает три дня.
Эту задачу мы также можем взять на себя, отправим вам готовые таблички курьером. Стоимость зависит от размеров, материалов, количества партии. 
Примеры табличек и их стоимость (актуальна на 2023 год)
Шаг 4. Пилот — плавное начало без головной боли
На момент запуска пилота мы должны подготовить классификатор, распечатать таблички с QR-кодами и настроить систему.
Что должно быть готово к пилоту
Если всё готово, нас ничего не задерживает, и мы начинаем плавное внедрение.
Если у вас сложилось впечатление, что подготовка займёт вечность — это не так. В среднем на то, чтобы заполнить классификатор, согласовать и распечатать QR-коды и настроить систему, уходит до 5 дней в спокойном режиме.Советы для успешного внедрения
- Первым этапом разместите QR-коды на видных местах помещений в зависимости от целей автоматизации.
Подробнее о размещении QR-кодов читайте в нашей инструкции.
- Оповестите сотрудников, арендаторов, заказчиков по привычным каналам связи (электронная почта, телефон, доска объявлений), зачем в здании появились новые таблички.
Мы с этим поможем: для этого у нас уже заготовлены письма, видеоролики, понятные и простые презентации.
Пример понятной презентации о продукте
- Действуйте постепенно.
Важно дать людям возможность привыкнуть и освоить систему. Совет актуален, если вы внедряете несколько модулей Wave Service: инвентаризацию, сервисные заявки, обходы и т. п.
Попробуйте начать с малого — в первые недели активно предлагайте заводить обращения через QR-код. Почитайте, как это делали в бизнес-центре «Лидваль», где внедрение проходило постепенно и безболезненно для сотрудников.
- Показывайте на своём примере, почему такие инструменты — удобные.
Создавайте заявки через систему в присутствии сотрудников. Заинтересуйте людей, и внедрение пройдёт успешно.
- Спрашивайте, интересуйтесь, задавайте вопросы.
Уточняйте у сотрудников, как у них обстоят дела с изучением нового инструмента. Это не значит, что в таком режиме вам придётся работать всё время. Обычно на привыкание нужно от 3 до 5 дней. Со временем вопросов станет меньше, а пользы — больше.
Шаг 5. Итоги первых недель и масштабирование системы
В конце первого месяца работы с Wave Service мы предложим вам провести встречу, чтобы подвести итоги.
Всё это делаем для того, чтобы улучшить процесс внедрения, подкорректировать работу и разобрать ошибки.
Пример презентации с подведением первых итогов
Технических моментов при переходе на полноценное использование системы нет. Вы становитесь постоянными пользователями, и мы вместе планируем масштабирование, если оно требуется.
Например, для начала вы внедрили сервисные заявки и бронирования. Система собирает аналитику по этим процессам, составляет отчёты и помогает вам в принятии решений.
Если вы захотите автоматизировать и другие процессы — ТО и ППР, пропуска, инвентаризацию или чек-листы — мы расскажем, как это сделать в спокойном режиме и без хаоса. Запланируем и внедрим, если вас всё устроит.
Ознакомьтесь со всеми возможностями Wave Service и выберите, что подойдёт вашим бизнес-процессам. Если сомневаетесь, свяжитесь с нами, мы поможем разобраться.
Приятный бонус: при внедрении Wave Service вы получаете 30-дневный доступ к специализированному мессенджеру, в котором можно создавать, отслеживать и закрывать рабочие задачи прямо в чате. Все данные автоматически попадают в отчёты, и их не придётся искать в переписках.
А дальше мы масштабируемся
После внедрения мы остаёмся на связи, продолжаем техническое сопровождение и поддержку.
Есть идея, как сделать продукт удобнее? Мы прислушиваемся к вашим пожеланиям
Чем дольше вы пользуетесь системой, тем лучше вы её понимаете, и, возможно, видите, что ещё стоит добавить для удобства пользователей.
Как только у вас возникает такая мысль, связывайтесь с нами. На любом этапе взаимодействия мы прислушиваемся к любым идеям заказчика по улучшениям или исправлениям.
В инструкции по шагам рассказали, как проходит внедрение Wave Service по стандартному сценарию. В среднем на подготовку нужно 5 рабочих дней, 3 встречи по видео или лично (демо, обучение, первые итоги), 3 документа (договор, NDA, классификатор) и набор QR-кодов.
Если мы что-то забыли или рассказали недостаточно подробно, напишите нам. Этот материал будет дополняться на основе ваших вопросов.
