Переходите на современный уровень обслуживания вместе с Wave Service
Бесплатно 14 дней 🔥
Быстрый старт
Знакомьтесь, это Олег. Он работает в административно-хозяйственном отделе офиса средней компании.
Олег любит проявлять инициативу и предлагает руководству идеи по улучшению процессов. В общем, Олег — современный специалист АХО.
Чем занимается специалист АХО
В офисе средней компании у нашего специалиста АХО много обязанностей, в том числе клининг — Олег управляет клининговым подразделением компании.
Зачем Олегу автоматизировать уборку в офисе:
У него много времени уходит на распределение заявок по исполнителям. Приходится постоянно отслеживать нагрузку сотрудников по клинингу и переназначать задачи вручную.
Процессы хаотичны: необходимо и заявки на клининг обработать, и отчёты составить, и расходники учесть. Иногда заявки теряются: забыл, не записал, пропустил.
Бывает и так, что наш специалист АХО поздно узнаёт о проблемах, потому что сотрудники не знают, как о них сообщить.
Сотрудники офиса, занятые рабочими делами, тоже устали постоянно звонить на занятый телефон или ходить к Олегу, чтобы пожаловаться.
Недовольство обеих сторон
Как быть?
Олег решает автоматизировать клининг и рассматривает два варианта — бесплатный и платный.
Главное, чтобы сотрудники могли быстро и без обучения отправлять обращения. В этом отлично помогают QR-коды, знакомый многим инструмент.
Бесплатный вариант — развесить по офису QR-коды и привязать их к форме, например, Яндекс.
Платный — найти систему автоматизации по бюджету.
Как бесплатно автоматизировать сбор заявок на уборку с помощью QR-кодов и Yandex.Forms
Любые формы в связке с QR-кодом — это нормальный рабочий инструмент, который соберёт данные, не потребует времени на обучение и бюджета на внедрение. Мы дали Олегу проверенную инструкцию, которой делимся ниже.
Шаг 1. Готовим форму заявки
Выберите предпочитаемый для вас сервис — мы в статье в основном говорим о формах Яндекса — и создайте на нём форму.
Пропишите в форме заявки на уборку помещений уточняющие вопросы: например, контакты заявителя, указание места, где нужна уборка, и комментарии, чтобы люди могли высказаться.
Не забудьте настроить ответы на форму: в Яндексе ответы собираются на одноименной вкладке «Ответы» в меню настройки формы. Есть возможность скачать отчёт в формате Excel.
Делимся шаблоном Яндекс-формы.
Шаг 2. Создаём QR-коды для заявок на уборку помещений, привязываем к форме
Подробно о создании табличек с QR-кодами для клининга рассказали в инструкции: перечислили, как сгенерировать QR-код, как красиво оформить таблички и где разместить. Там же бесплатно можно скачать шаблон с табличками разного размера.
Здесь кратко перечислим основные шаги:
- После создания формы сгенерируйте QR-код с помощью бесплатных сервисов для генерации кодов.
- Вставьте QR-код в подготовленную табличку в любом привычном вам графическом или текстовом редакторе.
- Распечатайте готовые таблички и разместите их на вашем объекте в местах, где требуется уборка.
Шаг 3. Оповещаем сотрудников о новом инструменте
Оповестите сотрудников по привычным каналам связи (почта, информационная доска), зачем в здании появились QR-коды, и расскажите, как ими пользоваться.
Пример оповещения сотрудников по электронной почте
Олег всё так и сделал. Теперь сотрудникам не нужно ходить или звонить на вечно занятый телефон специалиста АХО, а QR-коды не вызвали удивления.
Все обращения из формы попадают в таблицу единым списком, выглядит это примерно так:
Данные по заявкам в единой таблице
Начать автоматизацию клининга по QR-коду подобным методом — это уже большой шаг. Формы собирают данные в одном месте, руководитель быстрее ставит задачи, а сотрудники не отвлекаются от рабочих дел.
Однако при выборе решения важно понимать, что бесплатная автоматизация клининга с помощью форм и QR-кодов при всех своих плюсах всё равно не сможет полностью избавить вас от рутинных задач.
Итого: выстроить работу клининга по QR-коду и формам довольно просто, не займёт больше одного рабочего дня. Нужно подготовить форму и таблички, всё распечатать, настроить таблицу и оповестить сотрудников.
Плюсы: бесплатно, просто в использовании, помогает систематизировать данные.
Минусы: время реагирования не моментальное, могут быть очереди и задержки, данные всё равно придётся обрабатывать вручную, сложно масштабировать.
Что понял Олег спустя две недели:
Не всегда удаётся моментально отреагировать на обращения.
Регулярная практика с отчётами никуда не пропала, ему всё так же приходится переносить данные из таблиц и подставлять в формулы.
Масштабировать на другие типы обращений — ремонт, проблемы с Wi-Fi, отопление — возможно, но сложно с технической точки зрения. Придётся придумать единую форму и настроить фильтры в таблице, либо готовить другие QR-коды.
Однако сотрудники рады — им не приходится бегать по офису в поисках Олега — и активно пользуются QR-кодами.
Цифровой помощник по QR-коду, или Service desk
А что, если бы Олег согласовал бюджет на систему автоматизации?
Для Олега мы предложили автоматизировать сервисные заявки на клининг с помощью системы Wave Service.
- На первом этапе внедрения Олегу не нужно готовить формы или придумывать другие способы сбора заявок, но задача не менее интересная: нужно заполнить классификатор.
Олегу нужно было внести исполнителей по клинингу и список помещений офиса.
Какие данные нужно внести для автоматизации клининга
Зачем это нужно? Система автоматизации работает с данными, а данные мы можем узнать только от заказчика. Подробнее все этапы запуска системы мы описали в гайде по внедрению продукта.
- Далее готовим QR-коды.
Только теперь Олегу не нужно самостоятельно придумывать дизайн табличек, мы берём это на себя.
Заказчикам мы предлагаем несколько вариантов дизайна на выбор, чтобы таблички соответствовали интерьеру помещений, и люди понимали, зачем они нужны.
Таблички с QR-кодами
- Затем таблички по уже привычной практике заказчик размещает по офису и рассказывает коллегам, зачем появились QR-коды.
Мы с этим тоже помогаем: отправили Олегу шаблоны писем для рассылки, презентации и видеоматериалы.
Пример презентации о продукте
Чтобы научиться работать с системой, достаточно один раз создать заявку — и всё, так же просто, как заказать такси.
Как Wave Service помогает с заявками на клининг по QR-коду
Когда сотрудник обнаруживает, что в помещении пыльно, грязно, кто-то что-то пролил, он сканирует QR-код и описывает ситуацию.
Создание заявки по QR-коду
Заявка мгновенно попадает нужному исполнителю, который заранее знает, что ему взять с собой для уборки, чтобы не бегать по офису за нужными инструментами.
Статистика по заявкам — сколько сделали, где просрочили — автоматически собирается в отчётах и дашбордах, которые формируются в два клика. Олег не переносит данные вручную.
Данные по заявкам в системе
Итого: система помогает избавиться от хаоса не только на этапе сбора заявок, но и сопровождает весь процесс: назначение, оповещение, контроль выполненной работы и отчёты.
Плюсы:
- Обращения автоматически поступают ответственным исполнителям — Олегу не нужно мониторить таблицу заявок и распределять задачи специалистам по клинингу.
- Олег всегда знает, что происходит, может легко отслеживать статусы — больше нет хаоса в заявках.
- Автоматизированные отчёты экономят 2 часа в неделю.
- Подобные инструменты позволяют следить за качеством уборки и легко масштабируются.
Минусы:
- Внедрение требует финансовых вложений.
- На внедрение системы потребуется время — запуск займёт до 5 дней, и сотрудникам нужно привыкнуть к новому процессу.
Сравним: формы с QR-кодами или service desk для АХО
Сравнили два варианта — бесплатный и платный — и тезисно собрали данные в таблице ниже.
Сравниваем бесплатные и платные способы автоматизации клининга
Выводы:
Формы и QR-коды — это удобные инструменты, подойдут для небольших объектов.
Если же, например, в вашем офисе создают более 10 заявок в день на уборку, эффект от такого решения не будет играть особой роли — в этом случае нужно задуматься о программных продуктах.
Если вы, как и Олег, не хотите тратить часы на ручное заполнение отчётов, поиск данных в таблицах, отвлекаться на рутину, разбирать хаос в обращениях и портить впечатление сотрудников, приходите к нам на видеозвонок.
Проведём демо, покажем систему на ваших реальных задачах.
