пробуйте 14 дней бесплатно
Наведите порядок в заявках АХО и эксплуатации за 1 час
Типовые заявки уже настроены в системе 🔥
Быстрый старт
В любом крупном офисе жизнь кипит: кто-то пролил кофе, где-то перегорела лампочка, в переговорной сломался кондиционер, а на кухне забыли вынести мусор. Каждая такая мелочь напрямую влияет на комфорт и рабочее настроение сотрудника.
АХО в такие моменты становятся точкой опоры: прислушиваются, реагируют, заботливо приводят всё в порядок. Но чтобы помочь, сначала нужно узнать о проблеме.
Когда вы принимаете бытовые обращения хаотично: в личных чатах, по телефону, на почту или при встрече в коридоре — часть из них теряется, другая забывается. Иногда люди и вовсе молчат, потому что не знают, как к вам обратиться, и потом молча копят раздражение.
Решение простое: нужно дать людям понятный и удобный канал для обращений. И самый удачный и верный выбор — QR-код.
Почему у QR-кода нет конкурентов
У QR-кода нет конкурентов, если ваша цель — дать любому сотруднику возможность обратиться в АХО быстро, удобно и без лишних действий. И вот почему:
- Всегда под рукой
Лампочка перегорела над рабочим столом? QR-код на стене. Кофемашина барахлит? Код на ней. Сотруднику не нужно возвращаться на место, искать нужный чат или номер телефона — он сообщает о проблеме здесь и сейчас.
- Не требуется ничего, кроме смартфона
Смартфон уже есть в кармане почти у каждого, а значит, инструмент для связи с АХО тоже всегда с собой.
- Не нужно обучать
Сканирование QR-кода это уже не что-то из ряда новшеств, особенно после пандемии. Не нужно писать инструкции или проводить обучение. Люди видят код и интуитивно понимают, что делать.
- Отвечает ожиданиям молодого поколения
В офисах всё больше молодых специалистов, которые привыкли к быстрому сервису в одно касание. Им неудобно звонить или писать формальные письма, они хотят решать бытовые вопросы так же легко, как заказывают такси. QR-код отлично отвечает их привычкам.
Если за QR-кодом стоит специализированная для АХО система, то вы получаете не просто канал для обращений, а полноценный инструмент управления сервисом.
QR-код как главный канал для обращений в Wave Service
Wave Service — это система для управления бытовыми заявками и сервисом, а QR-код у нас выступает удобным связующим звеном между сотрудником в офисе и административно-хозяйственной службой.
Чтобы не перегружать вас теорией, давайте просто посмотрим, как это работает, на примере нашего героя — Ивана Ивановича, который готовится к важной встрече в переговорной.
Один QR-код — и всё под контролем: уборка, кофе, техника. Иван Иванович спокоен
| 15:00 | Иван Иванович заходит в комнату, чтобы всё подготовить и настроиться. Настроение боевое, презентация наготове, но после предыдущей встречи остались кружки на столе и пара фантиков. Раньше пришлось бы искать уборщицу или звонить офис-менеджеру. Сейчас он спокойно достаёт телефон, сканирует QR-код на стене и в пару касаний создаёт заявку на уборку. Система тут же передаёт обращение клинеру, который уже через 5 минут наводит порядок. |
| 15:30 | Совещание в самом разгаре. Участники немного устали, хочется сделать паузу на кофе, но отвлекать Ивана Ивановича не хочется. Коллега сам сканирует тот же QR-код, видит меню, выбирает напитки для всех. Заказ уходит секретарю или кофе-леди, и через пару минут кофе уже в переговорной. Встреча продолжается без пауз. |
| 16:15 | В самый неподходящий момент начинает барахлить проектор. Иван Иванович не паникует. Он снова обращается к знакомому QR-коду, но теперь выбирает категорию «Проблема с техникой». Система тут же отправляет уведомление ИТ-специалисту Олегу. Пока участники обсуждают детали, Олег приходит и за пару минут всё чинит. |
Так выглядит Wave Service на смартфоне Ивана Ивановича: в примере — заявка на кофе и чай. Типы заявок, иконки, поля формы настраиваются под ваши задачи
Пока Иван Иванович проводил свою презентацию, руководитель АХО не получил ни одного звонка или панического сообщения. Он спокойно занимался своими делами, а в Wave Service перед ним разворачивалась полная и прозрачная картина происходящего:
- Он увидел заявку на уборку, отметил, что клининг справился за 7 минут, и получил оценку «отлично» от Ивана.
- Он увидел заказ на напитки и снеки, проконтролировал, как быстро его доставили, и отследил, какие расходники списали на складе.
- Он увидел обращение в IT, убедился, что специалист отреагировал оперативно, и взял на заметку, что проектор в этой переговорной стал часто барахлить — пора задуматься о замене.
Ни звонков, ни напоминаний — всё видно в системе. АХО спокойно контролирует процесс
Преимущества QR-кода в Wave Service: мысли и наблюдения наших клиентов
- Нет проще способа подать обращение
Если верно разместить QR-коды в местах, где может потребоваться услуга, сотруднику не придётся ломать голову, как связаться с АХО. Всё решается в моменте: что-то беспокоит — сразу поделились.
Пример размещения QR-кодов
А ещё в Wave Service даже не нужно регистрироваться или устанавливать приложение — достаточно отсканировать код и выбрать нужное обращение.
- Отлично подходит для разноплановых и нестандартных задач АХО
В Wave Service с помощью QR-кода можно не только оставить заявку в АХО, но и быстро получить нужную инструкцию (например, схему офиса), пройти опрос о качестве питания в столовой или поделиться идеей по улучшению офиса.
QR-коду можно доверить разные задачи: быстрый доступ к инструкциям, участие в опросе или сбор идей по улучшению
- Ни одно обращение точно не потеряется
Все бытовые обращения QR-код передаёт системе, где фиксируется всё: что случилось, где, контакт, срочность, кто взял в работу, когда выполнил, остался ли сотрудник доволен, и т. д.
Списки заявок со статусами и сроками в веб-версии Wave Service
- QR-код выслушает любую жалобу, если нужно — анонимно
Как говорят наши клиенты: «бездушной машине можно всё высказать, что наболело». Это снимает напряжение — иногда просто важно выпустить пар, особенно если что‑то раздражает по мелочам.
Можно настроить анонимную подачу заявки. Так часто делают, например, в столовых, чтобы люди могли спокойно рассказать о качестве еды или сервисе.
- Убирает субъективизм и лишние эмоции
Человеческий фактор — деликатная зона в работе АХО. Эту тонкость отлично подметила Татевик Оганнисян, административный директор компании ООО «Ипсос Комкон»: «Сотрудники АХО всегда готовы прийти на помощь, но они очень чувствительные, им нельзя приказывать — это создаёт напряжение, иногда даже возникают конфликты».
QR-код и система меняют эту динамику. Обращение становится обезличенным: это не просьба с определённой интонацией, а рабочая задача. Фиксируется только суть, а не эмоции.
- Помогает, когда неловко или неудобно сказать лично
История из практики: сотрудник случайно пролил кофе на ковролин на кухне. С кем не бывает? Но ситуацию нужно было решать быстро, пока пятно не въелось. Искать офис-менеджера, отвлекать его, а потом объясняться — долго и неловко.
На холодильнике был QR-код. Сотрудник отсканировал его, в двух словах описал ситуацию, по-человечески добавил «прошу прощения» и отправил заявку. Задача без лишних слов и неловких пауз ушла напрямую в клининг. Проблему решили быстро, а неловкость нивелировали деликатно.
Мы описали, как QR-код помогает в разных ситуациях, но понимаем, что у вас может остаться вопрос:
«Звучит хорошо, но как это будет работать у нас?»
Лучший способ получить на него ответ — увидеть всё своими глазами. Приглашаем вас на живую демонстрацию Wave Service. За 30 минут покажем систему на ваших реальных задачах и ответим на все вопросы.
Не убедили? Развеиваем ваши сомнения
Любой инструмент можно покритиковать, и мы согласны, что QR-код не панацея и каким бы классным он ни был, всегда найдётся «но». Давайте разберём частые сомнения.
«Мои сотрудники не будут этим пользоваться, особенно старшее поколение»
Всё зависит от коллектива, привычек и даже формата работы, но на практике чаще бывает наоборот.
Например, на заводе WILO RUS большинство сотрудников — синие воротнички, люди занятые, и в ИТ‑инновации погружаться не любят. Но через QR-коды только за год создали больше 1000 заявок.
Похожая история на промышленном комбинате: у рабочих времени разбираться с новыми системами нет вообще. И всё равно: QR‑коды сработали, каждый месяц появляется по 300+ сервисных обращений.
Это примеры из производственной сферы, где люди в целом старой закалки или им совсем не до технологий. В крупных офисах с более развитой цифровой культурой вовлечённость обычно приходит ещё быстрее.
«А вдруг обращений будет слишком много, мы не справимся?»
Понимаем, когда канал только запускается, кажется, что теперь «всё подряд будут писать» и работы в АХО станет в разы больше.
По опыту можем сказать, что резкого скачка обращений не бывает. Люди привыкают к новому инструменту постепенно. Ни разу клиенты не говорили: «Отключайте, мы ничего не успеваем».
Напротив, когда рутина переходит в систему, и вас не дёргают в личных чатах, устно или при встрече, чтобы передать обращение, работать становится спокойнее.
«Быстро портится внешний вид, придётся постоянно менять таблички»
Да, если QR‑код распечатать на обычной бумаге и приклеить на скотч, он долго не протянет. Поэтому мы советуем делать таблички из твёрдых материалов, например, пластика. Такие спокойно выдерживают ежедневную влажную уборку, не мнутся и не выцветают. В нашем офисе пластиковые QR-коды висят уже 5 лет.
«А как же живое общение?»
QR-код не отменяет и не подменяет живой контакт с людьми, наоборот, снимает с вас рутину и даёт время на настоящее, человеческое общение там, где оно реально важно. Мы знаем, что специалисты АХО очень душевные люди!
QR-код это ваш помощник для спокойной работы и комфорта сотрудников, который экономит время и не требует лишних слов.
«А безопасно ли это?»
Уместное опасение, ссылки всегда нужно проверять. Мы можем отвечать за QR-коды Wave Service: они ведут исключительно в нашу систему. Wave Service — отечественное решение, мы есть в реестре Минцифры, соблюдаем 152-ФЗ и пристально следим за безопасностью.
«А зачем, если можно просто подойти на ресепшн?»
В маленьком офисе действительно так и делают. Коллектив на виду, задач немного, бытовые просьбы передают на ходу: заменить лампочку, пополнить бумажные полотенца — всё решается быстро.
Но если офис побольше, обстановка меняется. На ресепшн начинают обращаться с разными вопросами: кто-то сообщает о неполадке, кто-то просит уборку, кто-то жалуется на кондиционер.
Административный сотрудник становится точкой сбора обращений, при этом продолжает выполнять свою основную работу. И даже при самом добросовестном подходе легко что-то забыть или потерять. А потом обращение возвращается, но уже с эмоциями и раздражением.
Когда всё это происходит каждый день, система нужна не потому, что «так модно», а потому, что всем становится легче. QR-код упрощает приём обращений, не отрывает людей от работы и помогает избежать обид и недопониманий.
«У нас не везде есть интернет, а телефоны запрещены в некоторых помещениях»
Здесь спорить не будем. Если в помещении нет стабильного интернета или пользоваться смартфоном запрещено, QR-коды действительно не подойдут.
Как сделать QR-код так, чтобы им пользовались
Поделимся советами, которые и сами всегда используем при подготовке QR-кодов для наших клиентов. Следуйте этим принципам, и ваш QR-код станет не просто непонятной наклейкой на стене, а надёжным помощником и тем самым понятным и доступным каналом для обращений в АХО.
- Простой и уместный дизайн
| Как правильно | Как лучше не делать |
|---|---|
| Табличка с QR-кодом заметна, но не бросается в глаза. Дизайн лаконичный, цвета спокойные, материал — твёрдый пластик или другой прочный вариант. Размер может быть разным, в среднем — 10х12 см. | Яркая и аляпистая табличка в спокойном офисе начнёт раздражать. Бумажные таблички выглядят неопрятно, быстро портятся, не любят уборку. |
Пример удачных по дизайну табличек. Плохие таблички в кадр не попали, и правильно :) 2. Органичный сопроводительный текст и призыв к действию
| Как правильно | Как лучше не делать |
|---|---|
| На табличке всегда есть короткая, понятная надпись: «Сообщить о проблеме», «Нужна уборка? Сканируйте», «Что-то сломалось? Дайте знать». | Просто QR-код без пояснений никто не будет сканировать — человек не поймёт, зачем это нужно, и пройдёт мимо. |
QR-код без подписи вряд ли кто-то отсканирует. Чтобы сканировали, дайте понять, зачем это нужно
- Выбираем правильное место для размещения
| Как правильно | Как лучше не делать |
|---|---|
| QR-код стоит разместить там, где реально может понадобиться услуга: возле выключателя в кабинете, у зеркала в уборной, у кофемашины, на рабочем месте. Высота — на уровне глаз или приподнятой руки, чтобы сканировать было удобно. | Прятать QR-коды в углах, клеить слишком высоко или низко, где никто не увидит и не достанет. |
Старайтесь размещать QR-коды на видных местах
- Не стоит делать отдельные QR-коды для каждой задачи
Андрей Никифоров, рукрводитель по работе с клиентами Wave Service, постарался — и наглядно показал, почему так не надо. Один QR-код лучше десяти
Частая история, когда делают много QR-кодов, и на каждую задачу — отдельный: вот один для клининга, второй для Wi-Fi, третий для принтера, четвёртый — уже забыли зачем.
Вроде бы инструмент один, а на деле получается много разных точек входа. Сотрудники путаются, не понимают, к какому коду идти, и возвращаются к привычному: «я лучше в чате, устно, по телефону».
- После сканирования тоже должно быть всё просто
| Как правильно | Как лучше не делать |
|---|---|
| После сканирования сотрудник сразу попадает на короткую и простую форму для обращения, где с первого взгляда понятно, что нужно сделать. | QR-код ведёт на общий сайт компании, длинную регистрацию или нерабочую страницу — люди теряют время, раздражаются и больше не пользуются этим каналом. |
QR-код работает, когда за ним — понятная форма, а не «глухая стена»
QR-код — самый удобный канал для обращений в АХО, особенно в крупном офисе. Он понятен сотрудникам и снимает головную боль с руководителя.
А если за ним стоит специализированная система, вы получаете не просто канал, а инструмент, который помогает автоматизировать весь процесс: от приёма обращения до детального отчёта.
Но как выбрать систему, которая действительно подойдёт вашему отделу — без сложных внедрений, участия ИТ-специалистов и с учётом специфики ваших разноплановых задач?
Подготовили для вас ответ на этот вопрос в формате детального чек-листа — читайте в этой статье.
