2 истории успеха и 1 отказ — чего ожидать на «Быстром старте»

Делимся реальными историями клиентов о том, что можно ожидать на «Быстром старте».

По пробному периоду «Быстрый старт» у нас есть несколько материалов:

• Вводная статья — поможет разобраться, нужен ли вам бесплатный период, и зачем мы его придумали.
• Инструкция — рассказываем и показываем, как начать работу с «Быстрым стартом». Если уже готовы начать, смело переходите к инструкции :)
• И сейчас вы читаете обзорный кейс начала работы с Wave Service на «Быстром старте».

Наши материалы о «Быстром старте»

Это не типичный кейс по формуле «проблема-решение-результат».

Здесь мы собрали реальные истории клиентов, и на их примере рассказываем, чего вы можете ожидать на бесплатном периоде.

Названия компаний и объектов огласить не можем, соблюдаем конфиденциальность. Но на сути историй это никак не отразится.

История 1. Рассказываем, как уйти от бумажных журналов к цифре, быть уверенными в работе сотрудников и выглядеть современно в глазах заказчиков.

История 2. История «неуспеха». Объясняем, по каким причинам руководители отказываются внедрять ИТ-решения, и что с этим можно сделать.

История 3. Показываем на примере, как уже в первые дни внедрения выявить проблемы, которые давно раздражали многих.

История 1. Пристегните ремни, у нас уже пошли заявки

Это история, где у нас с клиентом всё получилось. Но сначала детали:

Успешный «Быстрый старт» в сервисной компании

Что было до Wave Service

До внедрения Wave Service в компании все дела вели по старинке — с бумажными журналами и по телефону.

1. В сервисную компанию звонил клиент за услугой -> менеджеры фиксировали запрос в журнале.
2. В другом журнале отслеживали свободных исполнителей -> звонили им -> сотрудники выезжали на объект.

Нам хотелось сделать хоть что-то, чтобы выглядеть современнее в глазах заказчиков. А когда всё по телефону и от руки… Это явно путь не туда. — Сервисная компания

А ещё в работе использовали множество Excel-таблиц по разным процессам. Например, составляли чек-листы для обходов обслуживаемых объектов.

Как выглядят распечатанные чек-листы

Эти чек-листы распечатывали, выдавали сотрудникам перед работой, и на этом контроль заканчивался.

У нас была неприятная ситуация с чек-листами. Сотрудник отмечал всё галочками, «выполнено», а когда мы приехали проверять, ничего по факту не сделано. Нам крупно повезло, что это не дошло до нашего заказчика. — Сервисная компания

Что получилось на «Быстром старте»

1. Таблички с QR-кодами сделали свою работу по привлечению внимания. Теперь главный офис воспринимается как современное и технологичное пространство — даже с порога.

   QR-коды сразу дают понять: в этой компании — порядок

2. На пробном периоде получилось перевести несколько Excel-таблиц в систему. Лучше всего сработало на обходах, потому что как раз эти процессы были в приоритете.

   Теперь исполнители не возят по объектам распечатанные из Excel чек-листы, а просто открывают мобильное приложение и всю работу фиксируют в системе.

   Чек-листы в мобильном приложении Wave Service

3. Благодаря функции отслеживания по геолокации все выездные работы не вызывают подозрений. Сотрудник отмечается на месте, и руководитель уверен в том, что работа сделана.

   

   Подтверждение геолокации в приложении

4. Автоматические отчёты в системе сократили количество таблиц. Менеджерам не нужно тратить рабочее время на поиск данных в журналах и переносить их в Excel.

   Обычно это занимало больше двух часов в неделю, а теперь — 0 минут, потому что это делает Wave Service :)

   Отчёты в системе Wave Service

5. За первые две недели тестирования клиент получил 237 заявок в системе.

   Это подтверждает нашу гипотезу о том, что QR-коды — понятный инструмент и удобный канал связи.

   

   

   

   

   • 
   • 
   • 

   

   

   

   • 
   • 

   Заявки на пробном периоде «Быстрый старт»

И что же дальше

Масштабирование Wave Service в сервисной компании

Хотя и бесплатный период ещё не подошёл к концу, ценность системы клиент уже увидел и захотел попробовать больше:

• Расширить список доступных локаций

  На пробном периоде настроена одна локация. Подробнее об этом рассказали в инструкции. Этого достаточно для знакомства с системой, но мало для процессов сервисной компании, которая обслуживает несколько объектов.

• Добавить новых исполнителей

  Штат сотрудников нашего клиента — более 150 человек. В рамках «Быстрого старта» отследить всю работу силами одного руководителя тяжело. Здесь уже нужны индивидуальные настройки системы.

• Построить сложные маршруты создания заявок

  Удобно, когда определённая задача приходит на нужного сотрудника автоматически. Менеджеру не надо уточнять занятость и каждый раз звонить.

• Внедрить на новые объекты, которые обслуживает сервисная компания

  Возвращаемся к цели №1 — выглядеть технологично и современно для заказчиков. В этом и помогают ИТ-решения для автоматизации процессов обслуживания :)

Если вы и хотите попробовать, кликайте на кнопку. Сделаем всё, что умеем, чтобы ваш опыт знакомства с Wave Service был таким же классным. Напоминаем — это всё бесплатно.

История 2. Нам начальство такое не разрешает

С этой компанией у нас не вышло. Но «неуспех» — это тоже неизбежно, на таких кейсах мы неплохо набираемся опыта и становимся лучше.

Делимся с вами:

Когда руководители против автоматизации

Причины и аргументы против Wave Service

• В деловом центре небольшой объём обращений от арендаторов. Заявки легко обрабатывать вручную и фиксировать на бумаге.

  Даже при небольших объёмах отчёты о работе нужно собирать вручную. А ещё риск потерять обращение арендатора или не учесть выполненную работу сотрудника всё равно сохраняется. И если такое случится, впечатление уже испортится — а это, как мы знаем, дело тонкое.

• Арендаторы уже привыкли к существующим процессам. Офис-менеджер опасается, что инновации вызовут негатив.

  Бороться с привычками в любой сфере — это сложно, но вполне возможно. Стоит начинать с малого — для этого и придуман «Быстрый старт». И небольшими шажками двигаться к полноценной автоматизации.

• Руководители «старой закалки» уверены в одном — если арендаторы привыкнут к QR-кодам, необходимо будет внедрять систему на постоянной основе, а это время и дополнительные расходы.

  Да, на ИТ-решения нужен бюджет. Но на самом деле, системы автоматизации обслуживания — это путь к экономии и времени, и ресурсов. На старте может казаться иначе, потому что обучение работе с инструментом требует усилий. Но через пару недель вы уже вольётесь в процесс, по опыту знаем.

Экспертный совет

Если вы хотите попробовать новый инструмент, а руководитель выступает против, можем дать несколько проверенных советов:

Совет 1. Подключите к проблеме подрядчика ИТ-решения

Мы всегда на связи, и у нас уже большой опыт работы с сомнениями. На рынке мы больше трёх лет и знаем основные возражения, которые мешают начать.

Совет 2. Подготовьте презентацию для руководителя

Если вы понимаете, что руководитель не видит ценности продукта, попросите у подрядчика или совместно подготовьте презентацию о системе.

Пример презентации о продукте для руководителей

Совет 3. Пилотируйте в своём отделе

Попробуйте автоматизировать вашу зону ответственности. Пусть для начала это будет автоматизация внутренних задач ваших подчинённых. Вы сможете бесплатно в течение двух недель оценить возможности. И если это принесёт положительный эффект, сообщить руководителю о результатах. Вполне вероятно, это переубедит тех, кто принимает финальные решения.

Если советы не помогли, а желание внедрить ИТ-инструмент не покидает, свяжитесь с нами. Проконсультируем и найдём решение.

История 3. А кому можно пожаловаться?

Спойлер: в этой истории всё получилось. Но сначала познакомим вас с клиентом.

«Быстрый старт» для быстрого решения проблем

Наболевшие проблемы управляющих

1. У управляющих бизнес-центром не было никакого канала связи с арендаторами.

   То есть с проблемами обслуживания — например, поломки, клининг, расходники — арендаторы обращались к управляющей компании лично. Это время и лишние движения.

   Как арендаторы сообщали о проблемах

   Складывалась сложная ситуация. С одной стороны, закрыть глаза на проблемы арендаторов никак нельзя. С другой — основная работа тоже требует времени и внимания.

   Как совместить эти обязанности без переработок и негатива — этот тот вопрос, который решили закрыть на «Быстром старте».

2. Проход в бизнес-центр осуществляется по пропускам.

   Чтобы пригласить сторонних специалистов по ремонту, курьеров или даже гостей, нужно было писать официальное заявление на пункт охраны. Всегда. Иначе — не пропустят.

   Заявление от руки на оформление пропуска

   С этим тоже нужно было быстро что-то сделать. Заявления на пропуск арендаторы писали каждый день, и эта монотонная процедура порядком нервировала.

В чём помог «Быстрый старт»

1. Запустили новый канал связи для решения проблем.

   Теперь на страже комфорта внимательный слушатель, который всегда под рукой — наш QR-код. Достаточно его отсканировать и описать проблему. Система направит заявку нужным людям.

   Уже в первые дни после внедрения выяснилась любопытная ситуация — таблички для обозначения мужского и женского туалета были не совсем удачными. Арендаторы и посетители бизнес-центра путали уборные, и возникали те самые чувства раздражения и неловкости.

   

   Жалоба на неловкую ситуацию

   Кто-то сообщил о проблеме через QR-код, и управляющие быстро всё исправили. Итого: таблички поменяли, ситуацию решили, раздражение и неловкость — убрали.

   ---

   Кстати, проблемы в офисе — это большой цикл интересных и иногда совсем неожиданных историй. Почитайте наш материал на эту тему — там и травмы, и не самые приятные запахи, даже побеги с места происшествий от неловкости. А если захотите узнать больше, мы подготовили детальное исследование возможных проблем в офисе площадью 5 000 м².

   ---

2. Никаких больше писем на охрану для выдачи пропусков.

   Теперь всё через приложение:

• Арендатору нужно просто открыть приложение и завести заявку без дополнительного согласования на пунктах охраны.

  

  

  

  • 
  • 

  

  

  Оформление пропуска в приложении

• Система проверяет наличие прав и корректность заполнения данных.

• Если всё в порядке, заявка подтверждается. Если что-то не так, заявка отклоняется и обязательно указывается причина.

С пропусками мы работаем давно, это одна из самых популярных заявок среди всех наших клиентов. Если вам интересно, как внедрить именно такую возможность, советуем почитать наш кейс с цифрами, решениями и пошаговыми процессами.

Итоги и планы

Пробный период прошёл отлично. За это время в системе завели 297 заявок, из них 46 — заказ пропуска. Полёт нормальный :)

Мы продолжаем сотрудничество и уже настраиваем систему индивидуально под эту управляющую компанию.

Планы: настроить сложные маршруты назначения заявок для автоматизации работы внешних подрядчиков. В частности, специалистов по клинингу. Это освободит время ответственному менеджеру для решения других, не менее важных задач.

Мы надеемся, что сотрудничество будет только развиваться, и мы обязательно расскажем продолжение историй про работу с Wave Service на этих объектах.

---

А сейчас главный вопрос: Готовы узнать о скрытых проблемах на вашем объекте, решить их и улучшить качество сервиса?