Top.Mail.Ru
Баннер: Быстрый старт, обзорный кейс

Кейс

Внедрение

2 истории успеха и 1 отказ — чего ожидать на «Быстром старте»

Author avatar

Изабелла Полякова

читать 8 минут
18 февраля 2023
Author avatar

Изабелла Полякова

читать 8 минут
18 февраля 2023
Делимся реальными историями клиентов о том, что можно ожидать на «Быстром старте».

По пробному периоду «Быстрый старт» у нас есть несколько материалов:

  • Вводная статья — поможет разобраться, нужен ли вам бесплатный период, и зачем мы его придумали.

  • Инструкция — рассказываем и показываем, как начать работу с «Быстрым стартом». Если уже готовы начать, смело переходите к инструкции :)

  • И сейчас вы читаете обзорный кейс начала работы с Wave Service на «Быстром старте».

Наши материалы о «Быстром старте» Наши материалы о «Быстром старте»

Это не типичный кейс по формуле «проблема-решение-результат».

Здесь мы собрали реальные истории клиентов, и на их примере рассказываем, чего вы можете ожидать на бесплатном периоде.

Названия компаний и объектов огласить не можем, соблюдаем конфиденциальность. Но на сути историй это никак не отразится.

История 1. Рассказываем, как уйти от бумажных журналов к цифре, быть уверенными в работе сотрудников и выглядеть современно в глазах заказчиков.

История 2. История «неуспеха». Объясняем, по каким причинам руководители отказываются внедрять ИТ-решения, и что с этим можно сделать.

История 3. Показываем на примере, как уже в первые дни внедрения выявить проблемы, которые давно раздражали многих.

История 1. Пристегните ремни, у нас уже пошли заявки

Это история, где у нас с клиентом всё получилось. Но сначала детали:

client icon

О клиенте

Сервисная компания

Деятельность

ТО инженерных систем и инфраструктуры

Объект, где тестировался Wave Service

Офис компании

Цели на период «Быстрого старта»

  • Выглядеть современно и технологично для заказчиков

  • Разобраться с хаосом в Excel-таблицах

  • Перевести чек-листы в цифровой формат

  • Использовать аналитику в принятии решений

Успешный «Быстрый старт» в сервисной компании.png Успешный «Быстрый старт» в сервисной компании

Что было до Wave Service

До внедрения Wave Service в компании все дела вели по старинке — с бумажными журналами и по телефону.

  1. В сервисную компанию звонил клиент за услугой -> менеджеры фиксировали запрос в журнале.
  2. В другом журнале отслеживали свободных исполнителей -> звонили им -> сотрудники выезжали на объект.

Нам хотелось сделать хоть что-то, чтобы выглядеть современнее в глазах заказчиков. А когда всё по телефону и от руки… Это явно путь не туда. — Сервисная компания

А ещё в работе использовали множество Excel-таблиц по разным процессам. Например, составляли чек-листы для обходов обслуживаемых объектов.

Как выглядят распечатанные чек-листы Как выглядят распечатанные чек-листы

Эти чек-листы распечатывали, выдавали сотрудникам перед работой, и на этом контроль заканчивался.

У нас была неприятная ситуация с чек-листами. Сотрудник отмечал всё галочками, «выполнено», а когда мы приехали проверять, ничего по факту не сделано. Нам крупно повезло, что это не дошло до нашего заказчика. — Сервисная компания

Что получилось на «Быстром старте»

  1. Таблички с QR-кодами сделали свою работу по привлечению внимания. Теперь главный офис воспринимается как современное и технологичное пространство — даже с порога.

QR-коды — это +100 к имиджу современной компании QR-коды сразу дают понять: в этой компании — порядок

  1. На пробном периоде получилось перевести несколько Excel-таблиц в систему. Лучше всего сработало на обходах, потому что как раз эти процессы были в приоритете.

Теперь исполнители не возят по объектам распечатанные из Excel чек-листы, а просто открывают мобильное приложение и всю работу фиксируют в системе.

Чек-листы в мобильном приложении Wave Service Чек-листы в мобильном приложении Wave Service

  1. Благодаря функции отслеживания по геолокации все выездные работы не вызывают подозрений. Сотрудник отмечается на месте, и руководитель уверен в том, что работа сделана.
Подтверждение геолокации в приложении

Подтверждение геолокации в приложении

  1. Автоматические отчёты в системе сократили количество таблиц. Менеджерам не нужно тратить рабочее время на поиск данных в журналах и переносить их в Excel.

Обычно это занимало больше двух часов в неделю, а теперь — 0 минут, потому что это делает Wave Service :)

Отчёты в системе Wave Service Отчёты в системе Wave Service

  1. За первые две недели тестирования клиент получил 237 заявок в системе.

Это подтверждает нашу гипотезу о том, что QR-коды — понятный инструмент и удобный канал связи.

Заявка на влажную уборкуЗаявка на исправление проблемыЗаявка на ремонт
Заявка на влажную уборку
  • iconicon
Заявка на влажную уборку
Заявка на исправление проблемы
  • iconicon

Заявки на пробном периоде «Быстрый старт»

И что же дальше

Масштабирование Wave Service в сервисной компании Масштабирование Wave Service в сервисной компании

Хотя и бесплатный период ещё не подошёл к концу, ценность системы клиент уже увидел и захотел попробовать больше:

  • Расширить список доступных локаций

    На пробном периоде настроена одна локация. Подробнее об этом рассказали в инструкции. Этого достаточно для знакомства с системой, но мало для процессов сервисной компании, которая обслуживает несколько объектов.

  • Добавить новых исполнителей

    Штат сотрудников нашего клиента — более 150 человек. В рамках «Быстрого старта» отследить всю работу силами одного руководителя тяжело. Здесь уже нужны индивидуальные настройки системы.

  • Построить сложные маршруты создания заявок

    Удобно, когда определённая задача приходит на нужного сотрудника автоматически. Менеджеру не надо уточнять занятость и каждый раз звонить.

  • Внедрить на новые объекты, которые обслуживает сервисная компания

    Возвращаемся к цели №1 — выглядеть технологично и современно для заказчиков. В этом и помогают ИТ-решения для автоматизации процессов обслуживания :)

Если вы и хотите попробовать, кликайте на кнопку. Сделаем всё, что умеем, чтобы ваш опыт знакомства с Wave Service был таким же классным. Напоминаем — это всё бесплатно.

История 2. Нам начальство такое не разрешает

С этой компанией у нас не вышло. Но «неуспех» — это тоже неизбежно, на таких кейсах мы неплохо набираемся опыта и становимся лучше.

Делимся с вами:

client icon

О клиенте

Управляющие деловым центром

Деятельность

Аренда, обслуживание и эксплуатация объекта

Объект, где тестировался Wave Service

Деловой центр

Цели на период «Быстрого старта»

  • Упростить контроль выполнения работ

  • Получить доступ к аналитике

  • Повысить уровень сервиса

Когда руководители против автоматизации Когда руководители против автоматизации

Причины и аргументы против Wave Service

  • В деловом центре небольшой объём обращений от арендаторов. Заявки легко обрабатывать вручную и фиксировать на бумаге.

    Даже при небольших объёмах отчёты о работе нужно собирать вручную. А ещё риск потерять обращение арендатора или не учесть выполненную работу сотрудника всё равно сохраняется. И если такое случится, впечатление уже испортится — а это, как мы знаем, дело тонкое.

  • Арендаторы уже привыкли к существующим процессам. Офис-менеджер опасается, что инновации вызовут негатив.

    Бороться с привычками в любой сфере — это сложно, но вполне возможно. Стоит начинать с малого — для этого и придуман «Быстрый старт». И небольшими шажками двигаться к полноценной автоматизации.

  • Руководители «старой закалки» уверены в одном — если арендаторы привыкнут к QR-кодам, необходимо будет внедрять систему на постоянной основе, а это время и дополнительные расходы.

    Да, на ИТ-решения нужен бюджет. Но на самом деле, системы автоматизации обслуживания — это путь к экономии и времени, и ресурсов. На старте может казаться иначе, потому что обучение работе с инструментом требует усилий. Но через пару недель вы уже вольётесь в процесс, по опыту знаем.

Экспертный совет

Если вы хотите попробовать новый инструмент, а руководитель выступает против, можем дать несколько проверенных советов:

Совет 1. Подключите к проблеме подрядчика ИТ-решения

Мы всегда на связи, и у нас уже большой опыт работы с сомнениями. На рынке мы больше трёх лет и знаем основные возражения, которые мешают начать.

Руководитель отдела продаж Wave Service

Андрей Никифоров

Руководитель отдела продаж в Wave Service

Привет, я Андрей. С радостью помогу вам.
Обычно отвечаю до конца дня.

Совет 2. Подготовьте презентацию для руководителя

Если вы понимаете, что руководитель не видит ценности продукта, попросите у подрядчика или совместно подготовьте презентацию о системе.

Пример презентации о продукте для руководителей Пример презентации о продукте для руководителей

Совет 3. Пилотируйте в своём отделе

Попробуйте автоматизировать вашу зону ответственности. Пусть для начала это будет автоматизация внутренних задач ваших подчинённых. Вы сможете бесплатно в течение двух недель оценить возможности. И если это принесёт положительный эффект, сообщить руководителю о результатах. Вполне вероятно, это переубедит тех, кто принимает финальные решения.

Если советы не помогли, а желание внедрить ИТ-инструмент не покидает, свяжитесь с нами. Проконсультируем и найдём решение.

История 3. А кому можно пожаловаться?

Спойлер: в этой истории всё получилось. Но сначала познакомим вас с клиентом.

client icon

О клиенте

Управляющая компания

Деятельность

Аренда, обслуживание и эксплуатация БЦ

Объект, где тестировался Wave Service

Бизнес-центр

Цели на период «Быстрого старта»

  • Повысить качество сервиса

  • Добавить удобный канал связи с арендаторами

  • Автоматизировать выдачу пропусков

  • Упростить контроль за работой подрядчиков

«Быстрый старт» для быстрого решения проблем «Быстрый старт» для быстрого решения проблем

Наболевшие проблемы управляющих

  1. У управляющих бизнес-центром не было никакого канала связи с арендаторами.

То есть с проблемами обслуживания — например, поломки, клининг, расходники — арендаторы обращались к управляющей компании лично. Это время и лишние движения.

Как арендаторы сообщали о проблемах Как арендаторы сообщали о проблемах

Складывалась сложная ситуация. С одной стороны, закрыть глаза на проблемы арендаторов никак нельзя. С другой — основная работа тоже требует времени и внимания.

Как совместить эти обязанности без переработок и негатива — этот тот вопрос, который решили закрыть на «Быстром старте».

  1. Проход в бизнес-центр осуществляется по пропускам.

Чтобы пригласить сторонних специалистов по ремонту, курьеров или даже гостей, нужно было писать официальное заявление на пункт охраны. Всегда. Иначе — не пропустят.

Заявление от руки на оформление пропуска Заявление от руки на оформление пропуска

С этим тоже нужно было быстро что-то сделать. Заявления на пропуск арендаторы писали каждый день, и эта монотонная процедура порядком нервировала.

В чём помог «Быстрый старт»

  1. Запустили новый канал связи для решения проблем.

Теперь на страже комфорта внимательный слушатель, который всегда под рукой — наш QR-код. Достаточно его отсканировать и описать проблему. Система направит заявку нужным людям.

Уже в первые дни после внедрения выяснилась любопытная ситуация — таблички для обозначения мужского и женского туалета были не совсем удачными. Арендаторы и посетители бизнес-центра путали уборные, и возникали те самые чувства раздражения и неловкости.

Жалоба на неловкую ситуацию

Жалоба на неловкую ситуацию

Кто-то сообщил о проблеме через QR-код, и управляющие быстро всё исправили. Итого: таблички поменяли, ситуацию решили, раздражение и неловкость — убрали.


Кстати, проблемы в офисе — это большой цикл интересных и иногда совсем неожиданных историй. Почитайте наш материал на эту тему — там и травмы, и не самые приятные запахи, даже побеги с места происшествий от неловкости. А если захотите узнать больше, мы подготовили детальное исследование возможных проблем в офисе площадью 5 000 м².


  1. Никаких больше писем на охрану для выдачи пропусков.

Теперь всё через приложение:

  • Арендатору нужно просто открыть приложение и завести заявку без дополнительного согласования на пунктах охраны.
Заявка на оформление пропуска в приложенииИнформация для оформления пропуска
Заявка на оформление пропуска в приложении
  • iconicon
Заявка на оформление пропуска в приложении
Информация для оформления пропуска

Оформление пропуска в приложении

  • Система проверяет наличие прав и корректность заполнения данных.
  • Если всё в порядке, заявка подтверждается. Если что-то не так, заявка отклоняется и обязательно указывается причина.

С пропусками мы работаем давно, это одна из самых популярных заявок среди всех наших клиентов. Если вам интересно, как внедрить именно такую возможность, советуем почитать наш кейс с цифрами, решениями и пошаговыми процессами.

Итоги и планы

Пробный период прошёл отлично. За это время в системе завели 297 заявок, из них 46 — заказ пропуска. Полёт нормальный :)

Мы продолжаем сотрудничество и уже настраиваем систему индивидуально под эту управляющую компанию.

Планы: настроить сложные маршруты назначения заявок для автоматизации работы внешних подрядчиков. В частности, специалистов по клинингу. Это освободит время ответственному менеджеру для решения других, не менее важных задач.

Мы надеемся, что сотрудничество будет только развиваться, и мы обязательно расскажем продолжение историй про работу с Wave Service на этих объектах.


А сейчас главный вопрос: Готовы узнать о скрытых проблемах на вашем объекте, решить их и улучшить качество сервиса?

Переходите на современный уровень обслуживания вместе с Wave Service

Бесплатно 14 дней 🔥

icon

Быстрый старт

icon
Логотип «АХП объединение»
Логотип «РКН»
Логотип «Роспатент»
Логотип «Реестр программного обеспечения»
Логотип «Минцифры России»

Пробуйте бесплатно 14 дней

Начните использовать современный инструмент для обслуживания недвижимости.

iconiconiconiconiconicon

+7 (812) 600-20-11

г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А

OOO «ВейвПоинт», ИНН 7840475500

iconiconiconiconicon
iconiconiconiconicon

Техподдержка

Центр поддержкиsupport@waveservice.app+7 (921) 189-79-96
iconicon

С 9:00 до 18:00 МСК в рабочие дни.
Ответим в течение 4-x часов
по любому удобному каналу связи.

google-play-button button
app-store-button button
app-gallery-button button
rustore-button button

+7 (812) 600-20-11

г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А
г. Санкт-Петербург, Каменноостровский проспект, дом 11, корпус 2А

OOO «ВейвПоинт», ИНН 7840475500

Техподдержка

Центр поддержкиsupport@waveservice.app+7 (921) 189-79-96
iconicon

С 9:00 до 18:00 МСК в рабочие дни.
Ответим в течение 4-x часов
по любому удобному каналу связи.

Приложение

icon

Отсканируйте код,
чтобы загрузить

google-play-button button
app-store-button button
app-gallery-button button
rustore-button button

Техподдержка

Центр поддержкиsupport@waveservice.app+7 (921) 189-79-96
iconicon

С 9:00 до 18:00 МСК в рабочие дни.
Ответим в течение 4-x часов
по любому удобному каналу связи.

Приложение

icon

Отсканируйте код,
чтобы загрузить

Отсканируйте код,
чтобы загрузить

google-play-button button
app-store-button button
app-gallery-button button
rustore-button button