Создать комфортную рабочую атмосферу — значит, позаботиться не только об эргономике и дизайне, но и о бесперебойном функционировании всех систем жизнеобеспечения. Например, вентиляция, отопление, электроснабжение — за всем этим стоит слаженная работа инженерного оборудования. 
Невидимая сторона комфортного рабочего пространства
Любое оборудование требует постоянного контроля и своевременного обслуживания. Для этого и существуют системы ТОиР (техническое обслуживание и ремонт) .
Классические ТОиР, разработанные для крупных промышленных предприятий, часто оказываются избыточными, например, для обслуживания бизнес-центров, офисов компаний или университетов.
В отличие от тяжёлых и дорогих систем класса Enterprise, мы в Wave Service предлагаем простое и интуитивно понятное решение для автоматизации управления и эксплуатации зданий и сопутствующей инфраструктуры.Модуль «Управление эксплуатацией» — это цифровая замена бумажным журналам и Excel-таблицам. Автоматизированное планирование и контроль исполнения графиков упрощают распределение работ, повышают эффективность технического обслуживания и позволяет грамотно планировать затраты без сложного функционала ТОиР.
В статье расскажем, что включает наш модуль «Управление эксплуатацией», и приведём 3 ёмких кейса о том, как этим пользуются наши клиенты.
Обзор модуля «Управление эксплуатацией»: подробно о том, что умеет Wave Service
Модуль «Управление эксплуатацией», или же автоматизированные обходы и осмотры, у нас состоит из чек-листов для обхода помещений или оборудования, маршрутов обхода, уведомлений и журнала обходов.
Стандартный алгоритм работы системы на примере Ивана Ивановича выглядит так: 
Стандартный алгоритм автоматизированных обходов в Wave Service Далее мы подробнее расскажем о том, что входит в модуль, и как это всё работает — в деталях и со скриншотами.
- График плановых работ
Расписание в веб-версии системы Система позволяет задавать расписание планово-предупредительных работ.
Вы один раз настраиваете, когда и какие регламентные работы должны быть проведены, а система автоматически создаёт задачи для ответственных сотрудников. Они получают уведомления на мобильный телефон в нужное время. Например, каждый будний день в 8:00 задачи автоматически назначаются на Ивана Ивановича.
Если же требуется внеплановый обход, заявку можно создать вручную. Это удобно для внепланового контроля и оперативного реагирования на запросы.
- Чек-листы
Электронные и бумажные таблицы легко заменить специализированным мобильным приложением — для этого есть мобильные чек-листы. Они представляют собой понятный маршрут для исполнителя и содержат критерии для проверки.
Примеры чек-листов в мобильном приложении
Что-то забыть или не внести в чек-лист не получится — приложение автоматически контролирует заполнение полей, прикрепление фотографий и геолокацию.
- Подтверждение местоположения сотрудника
Иногда важно не просто получить отчёт об осмотре, но и убедиться, что сотрудник действительно был на месте. Для этого в системе есть два варианта: подтверждение по геолокации и валидация по QR-коду.
Геолокация В настройках системы можно указать координаты объекта, который нужно проверить. Во время обхода сотрудник сможет подтвердить своё местоположение нажатием кнопки в мобильном приложении. Допустимая погрешность составляет 50 метров — как правило, этого достаточно, чтобы убедиться, что сотрудник находился на объекте.
Подтверждение присутствия на объекте
Валидация через QR-коды Если нужно проверить нахождение сотрудника в конкретном помещении, мы предлагаем использовать QR-коды. К каждому помещению привязывается уникальный QR-код, который сотрудник сканирует во время обхода, чтобы его начать или окончить.
На самом деле, наши клиенты редко пользуются геолокацией и валидацией по QR-кодам. Как правило, отношения исполнителей и руководителей всё-таки доверительные, и многие системы — не попытка контроля, а, напротив, дружелюбный помощник. Поэтому хватает и фотофиксации — подтверждения фотографией. Загрузить фото из галереи, кстати, не получится, придётся делать вживую.
- Уведомления и напоминания
Все регламентные события и действия сопровождаются уведомлениями в системе. Начало обхода, выявленные замечания, закрытие обхода — система сообщает обо всех промежуточных и конечных этапах по почте, пуш-уведомлениям или SMS.
Примеры пуш-уведомлений в мобильном приложении
- Журнал обходов
От бумажного журнала обходов с его бесконечными списками и пометками тоже можно отказаться. Все данные по обходам попадают в электронный журнал автоматически.
Главный инженер, техническая служба, руководители получают удобный инструмент для контроля за состоянием здания и работой службы эксплуатации: в режиме реального времени они видят историю осмотров, выявленные замечания, и могут оперативно назначать ответственных за устранение неполадок, либо настроить автоматическое создание заявок на устранение замечаний.
Журнал обходов в веб-версии системы
Wave Service работает по принципу присвоенных ролей и прав доступа. Это значит, что каждый пользователь видит только ту информацию, которая релевантна его задачам и должностным обязанностям. Например, техник по вентиляции и кондиционированию видит график обходов вентиляционных систем, отмечает выполненные проверки и фиксирует замечания. Специалисты по клинингу будут видеть только задачи, связанные с уборкой. При этом руководители всегда имеют доступ ко всем данным для полного контроля за ситуацией.
- Реестр устранения замечаний по итогам обхода
Wave Service не просто фиксирует замечания в самом обходе, но и помогает их устранять.
Например, если во время обхода обнаружили неисправность кондиционера, система автоматически сформирует дополнительную заявку на ремонт. Заявка с описанием проблемы и фотографиями будет направлена ответственному техническому специалисту.
Автоматическая заявка на устранение неисправности
Если же проблему удастся устранить сразу, например, заменить перегоревшую лампочку, сотрудник может отметить это в чек-листе, описав характер неполадки и способ её устранения. Так все действия становятся прозрачными и подотчётными.
- Карточка объекта с быстрым доступом к важной информации
Если во время обхода нужно уточнить какую-то информацию — например, найти инструкцию по эксплуатации оборудования или технический паспорт — достаточно просто открыть карточку объекта в мобильном приложении.
Пример заполненной карточки. В карточку объекта можно внести необходимую документацию и составить подробное описание
Как автоматизированные обходы помогают бизнесу: 3 реальных кейса на объектах клиентов
Обходы — важная часть эксплуатации любых объектов, будь то производственные мощности, бизнес-центры или корпоративные столовые. Они являются неотъемлемой частью планово-предупредительных работ (ППР), направленных на предотвращение аварий, грамотное планирование затрат, повышение надёжности оборудования и качества сервиса. Современные системы автоматизации обходов позволяют сделать этот процесс ещё проще и удобнее.
«Зачем системы? Поставили IoT — и не надо ногами ходить»
Отчасти согласны. При современном развитии IoT логично было бы доверить контроль за оборудованием умным датчикам. Но не всё так просто.
- Модернизировать устаревшее оборудование под интеграцию с IoT дорого или вовсе технически невозможно.
- Датчики видят не всё. IoT хорош для мониторинга температуры, давления и т.п., но обнаружить трещину, оценить степень износа или мельчайшую протечку может только человек.
- IoT не сможет конкурировать со знаниями и опытом Ивана Петровича с 20-летним стажем обходов. Визуальный осмотр, анализ контекста — это тоже важно для своевременного выявления проблем.
Поэтому сейчас, если бюджет позволяет, можно использовать комбинированный подход: IoT берёт на себя рутинный мониторинг параметров, а обход с использованием мобильных технологий позволяет решать задачи, где без человека не обойтись.
Ниже кратко описали три кейса об автоматизированных обходах на объектах наших клиентов, и подчеркнули, как этот модуль помогает бизнесу.
Инженер ушёл, а данные остались: теперь в «Лидвале» всё под контролем
В этом кейсе мы подсвечиваем, как автоматизированные обходы снижают влияние человеческого фактора на планирование и исполнение ППР, повышают исполнительскую дисциплину и помогают создать историю обслуживания объекта.
Подробно о внедрении Wave Service в этом бизнес-центре вы можете почитать в нашем блоге.
Клиент
Бизнес-центр «Лидваль» в Санкт-Петербурге
Контекст
Стандартная процедура обходов, основанная на бумажных журналах, была непрозрачной и неэффективной. Управляющие не имели оперативного доступа к информации о состоянии объекта, а частая смена инженеров у подрядчика приводила к потере данных об истории обслуживания.
Чтобы исправить ситуацию, внедрили автоматизированные обходы. Внедрение проходило по стандартному алгоритму: настроили маршруты, описали чек-листы, назначили исполнителей и разместили QR-коды — подробнее описали в этой статье.
Польза бизнесу
- Прозрачность
Все этапы обходов теперь фиксируются в системе — работа подрядчика стала прозрачной и контролируемой. У управляющих всегда есть аргументы перед подрядчиками, понимание истории эксплуатации объекта, почва для анализа проблемных мест.
- Электронная история обслуживания
Система хранит всю историю технических обходов, что исключает потерю информации при смене ответственных лиц. Новые специалисты могут быстро вникнуть в курс дела, имея доступ к полной картине обслуживания объекта.
- Отсутствие человеческого фактора
Чек-листы в приложении исключают пропуск важных этапов проверки. Что-то забыть, пропустить, внести неправильно — не получится, система контролирует правильность заполнения чек-листов.
- Оптимизация работы
Отказ от бумажных журналов и автоматизация процессов позволили сократить временные затраты на проведение обходов и обработку информации.
10 лет между ремонтами и ни одной сгоревшей гарантии: опыт АХО на крупном комбинате
В этом кейсе мы кратко рассказываем об опыте работы с крупным промышленным комбинатом. Полный кейс можно почитать в нашем блоге.
Клиент
Управление объектами непроизводственной сферы крупного комбината (административно-хозяйственный отдел)
Контекст
В 2022 году на комбинате стартовала масштабная программа ремонтов. Перед административно-хозяйственным отделом встала важная задача — увеличить межремонтный период объектов.
Однако отсутствие системы учёта затрудняло контроль и создавало риски: от упущенных гарантийных случаев до преждевременного износа.
Ситуация осложнялась ещё и тем, что под управление АХО передали 42 столовые, о санитарном состоянии которых нужно было отчитываться перед Роспотребнадзором. Комплексным решением этих задач стало внедрение системы Wave Service.
Польза бизнесу
- Централизованный контроль подрядчиков
АХО платит подрядчикам за качественную услугу, выполнение которой нужно проконтролировать. Процесс обходов выстроен так: ответственный сотрудник АХО следит, сервисная бригада проводит осмотры по утверждённым чек-листам и мелкий ремонт, а операторы питания оперативно сообщают о любых неполадках — и всё это фиксируется в единой системе. Такой подход гарантирует прозрачность и позволяет АХО быть уверенным в том, что услуги оказываются качественно и в срок.
- Увеличение межремонтного периода и корректировки стандартов ремонта
Регулярные осмотры помогают не только поддерживать помещения в порядке, но и выявлять слабые места в работе подрядчиков и корректировать стандарты ремонта. Например, если определённый тип отделочных материалов оказался недолговечным, его можно заменить на более качественный аналог уже на этапе планирования следующих работ. Учитывая, что на комбинате ежегодно ремонтируют более 300 зданий, такой подход позволяет избежать серьёзных финансовых потерь в будущем.
- Контроль гарантийных условий
В стандартный алгоритм обходов добавили обязательный шаг с проверкой гарантийной документации. Если обходчик находит проблему, система предлагает сначала просмотреть гарантийные условия — если проблема по гарантии, открывается форма Акта; если нет — автоматически создаётся задача на сервисную службу. 
Алгоритм обходов с проверкой гарантийных условий
Вкусно и точка безопасно: Wave Service для корпоративного кафе
В этом кейсе расскажем, как обеспечить безупречную работу корпоративного кафе и повысить лояльность сотрудников с помощью осмотров.
Опыт использования автоматизированных обходов в корпоративном кафе доказывает, что этот инструмент подходит не только для масштабных задач, но и легко адаптируется под нужды небольших объектов.
Клиент
Крупная ИТ-компания
Контекст
Корпоративное кафе — это не просто место, где сотрудники могут перекусить. Это важная часть корпоративной культуры, которая влияет на настроение и продуктивность всей команды. А значит, и требования к сервису здесь особые: свежесть продуктов, соблюдение санитарных норм, актуальность меню и моментальное реагирование на любые пожелания.
На объекте сейчас используют чек-листы для плановой проверки работы кафе и обеспечения единого стандарта обслуживания.
Чек-листы для осмотров корпоративного кафе
Польза бизнесу
- Контроль качества продукции
Чек-листы позволяют отслеживать сроки годности продуктов, правильность хранения, соответствие ассортимента меню, внешний вид и состав блюд.
- Соблюдение санитарных норм
Обходчики контролируют чистоту помещений, оборудования, посуды, наличие и состояние спецодежды сотрудников.
- Оперативное реагирование на замечания
Система фиксирует любые недочёты с фотофиксацией и автоматически назначает задачи ответственным сотрудникам, если возникает проблема.
- Точность информации
Чек-листы включают пункты, связанные с корректностью ценников, состава блюд, указанием аллергенов, работой системы электронного меню.
- Бонус: геймификация процесса
Wave Service — цифровой инструмент с интерактивным интерфейсом. Элементы геймификации делают работу более увлекательной, особенно для молодых специалистов, привыкших к современным IT-решениям. Система ненавязчиво мотивирует сотрудников: с помощью напоминаний, отслеживания статуса задач и получения отзывов о проделанной работе.
Wave Service или ТОиР: оптимальное решение для вашего бизнеса
Wave Service — это не классическая система ТОиР (EAM), ориентированная на крупные промышленные предприятия со сложной инфраструктурой и производственными процессами.
Мы точно сможем помочь, если вам нужно:
- Автоматизировать технические и сервисные процессы обслуживания объектов недвижимости — от планирования обходов до контроля качества ремонта и клининга.
- Действовать на опережение: превентивные меры помогают не доводить до критических состояний активы компаний.
- Повысить эффективность работы технических и сервисных служб: упростить распределение задач, отслеживать исполнение и сократить количество ошибок.
- Наладить прозрачную и оперативную коммуникацию между сотрудниками офиса и АХО.
- Оптимизировать расходы на обслуживание и снизить риски аварийных ситуаций.
Закажите демо, чтобы узнать подробнее и посмотреть на все возможности модуля «Управление эксплуатацией» в реальном времени для ваших процессов.
Если же для вашего бизнеса критически важны следующие функции, то мы рекомендуем рассмотреть специализированные системы ТОиР:
- Продвинутая интеграция с производственными системами (ERP, MES)
- Аналитика надёжности оборудования и прогнозирование отказов
- Детальный учёт затрат на обслуживание, включая расходные материалы и рабочее время специалистов
- Управление складом запчастей
Мы постоянно развиваем продукт и добавляем новые функции, основываясь на потребностях наших клиентов. Однако мы всегда готовы честно сказать, если задача требует более специализированного решения.
Что ещё почитать по этой теме:
Чек-листы для проверки оборудования на складе. Кейс внедрения чек-листов для проверки стеллажей, погрузчиков и транспорта.
Гайд о внедрении Wave Service. В 5 этапах описали, как проходит внедрение продукта.
Советы: как задействовать QR-код в работе. Рассказали о 5 способах работы с QR-кодами в обслуживании коммерческой недвижимости.
