Обеспечить комфорт сотрудников, оптимизировать расходы, проконтролировать работу подрядчиков — эти задачи требуют от специалистов АХО и управляющих принятия взвешенных и эффективных решений.
Но как выбрать верный курс, когда данные о ситуации в офисе разрознены по отчётам, электронным таблицам и журналам? Для этого нужно обратиться к аналитике, а именно — дашборду — инструменту, который помогает собрать всю важную информацию и наглядно её проанализировать.
В статье расскажем, что такое дашборды, как они помогают управлять обслуживанием объектов коммерческой недвижимости, и как создать собственный дашборд, адаптированный под ваши задачи.
Переходите на современный уровень обслуживания вместе с Wave Service
Бесплатно 14 дней 🔥
Быстрый старт
Что такое дашборд
Дашборд — это интерактивный инструмент визуализации, который преобразует разрозненные данные о ключевых показателях эффективности и другую операционную информацию в наглядное, консолидированное представление.
Скажем проще: дашборд — доска с данными на экране. Отображает показатели работы отдела в наглядном виде — графики, диаграммы, цифры — в режиме реального времени.
Пример дашборда для управления офисом
Что специалисты АХО и управляющие могут отслеживать с помощью дашборда:
Эффективность работы отдела: SLA, средняя оценка работ, количество выполненных заявок, загруженность исполнителей.
Данные IoT (интернет вещей): показания датчиков и счётчиков (температура и влажность).
Распределение общих ресурсов компании: занятость переговорных, парковочных мест.
Контроль доступа: выдача гостевых пропусков, время входа/выхода сотрудников.
Главное преимущество дашборда — помощь в принятии обоснованных решений.
Пример. Директор компании поставил цель: повысить уровень удовлетворённости сотрудников офисом. Для этого важно оперативно реагировать на обращения, будь то просьба починить кофемашину или вопрос о температуре в помещении.
Но как это отслеживать, особенно если офис распределён, а сотрудники АХО заняты множеством других задач?
В этой ситуации поможет дашборд, который в режиме реального времени отображает информацию о поступивших заявках: общее количество обращений за день, количество заявок в работе, количество заявок, выполненных в срок, количество просроченных заявок и среднюю оценку работ.
Любое отклонение от нормы сразу бросается в глаза, и руководитель может оперативно принять меры: например, перераспределить задачи между сотрудниками или провести дополнительное обучение.
Дашборды — это инструмент для руководителей, который помогает принимать взвешенные решения на основе данных. Созданием дашбордов в основном занимаются аналитики, но их удобство и простота делают данные доступными для всех.
Современные сервисы предлагают интуитивный интерфейс и готовые шаблоны, поэтому вы сможете настроить отображение данных под свои задачи. Главное — чётко понимать, какую информацию вы хотите видеть и как её использовать.
В статье приведём несколько примеров реальных дашбордов. Возможно, они помогут вам определиться с выбором метрик и функционала для собственного дашборда.
Чем дашборд отличается от таблиц, отчётов и инфографики
Чтобы эффективно управлять административно-хозяйственными процессами, важно использовать правильные инструменты.
Таблицы, инфографика, отчёты и дашборды — это инструменты для разных задач.
Отчёты фиксируют состояние дел на определённый момент времени. Используются для анализа данных за прошедший период, составления планов и подведения итогов.
Инфографика представляет данные в наглядном и доступном виде, легко воспринимается и запоминается. Используется для презентации ключевых показателей и тенденций широкой аудитории. Например, с помощью инфографики можно показать общую статистику по использованию ресурсов в офисе за год.
Таблицы незаменимы, когда нужен глубокий анализ данных. В таблицах удобно проводить сортировку, фильтрацию, применять формулы. Такой формат подходит для оперативного мониторинга задач на уровне отдельных сотрудников. Например, офис-менеджер может отслеживать статус и сроки выполнения каждой задачи.
Дашборды агрегируют данные из разных источников и представляют их в виде интерактивных графиков, диаграмм и показателей. Используются для оперативного мониторинга ключевых показателей, быстрой оценки ситуации и принятия решений.
Что нужно, чтобы создать дашборд
Что вам понадобится для создания дашборда
- Определите цель дашборда
Прежде чем приступать к работе, нужно понять, зачем вам нужен дашборд:
- Какую информацию вы хотите отслеживать?
- На какие вопросы важно получить ответы?
- Какие решения вы сможете принимать на основе этих данных?
Главное — понять, что вы хотите узнать с помощью дашборда Например, вы хотите ежемесячно отслеживать эффективность работы АХО.
- Выберите ключевые метрики
Определитесь с показателями, которые точно отражают цель дашборда.
Для отслеживания эффективности работы можно взять такие метрики:
- Среднее время реакции на заявку: показывает оперативность реагирования на запросы сотрудников офиса или арендаторов.
- Процент заявок, закрытых в срок (SLA): отражает соблюдение сроков выполнения работ по заявкам.
- Средняя оценка удовлетворённости: поможет оценить качество предоставляемых услуг.
Метрики по ходу работы можно менять. Начните с тех показателей, которые кажутся вам наиболее важными, и корректируйте выбор по мере того, как вы будете лучше понимать работу с данными.
- Соберите данные
Главное правило работы с данными: garbage in, garbage out — какие данные поступают на вход, такие результаты и получаются на выходе.
Качество данных — ключевой фактор эффективности дашборда. Откуда берутся данные? Насколько они точны и достоверны? Эти вопросы нужно проработать ещё до того, как вы начнёте строить графики.
Источники могут быть разными: CRM-системы, сервис-деск, Excel-таблицы, показания с датчиков IoT. Зависит от того, какие системы и процессы уже выстроены в компании.
Важно проанализировать, какие данные вы уже собираете, и оценить, насколько легко их можно «подключить» к дашборду.
В Wave Service мы уделяем особое внимание качеству данных: наша система структурирует информацию даже из переписки в мессенджерах, чтобы вы могли быть уверены в достоверности аналитики.
Если данные хранятся фрагментарно (журналы заявок, переписки в мессенджерах): придётся запастись терпением и каждый раз собирать необходимую информацию вручную. Поэтому рекомендуем уже сейчас задуматься об автоматизации сбора данных.
- Продумайте структуру и визуализацию дашборда
Продумайте структуру дашборда: как расположить графики, чтобы информация воспринималась легко и логично.
Выберите подходящие типы графиков и диаграмм: линейные графики хорошо показывают динамику во времени, гистограммы подходят для сравнения показателей, круговые диаграммы наглядно отображают соотношение частей и целого.
Соблюдайте принципы визуализации. Даже самые важные данные не будут иметь смысла, если их невозможно понять с первого взгляда.
- Лаконичность: избегайте перегрузки дашборда ненужными элементами. Каждый график и цифра должны нести конкретный смысл.
- Информативность: выбранные графики должны однозначно доносить ключевую информацию.
- Удобство восприятия: используйте контрастные цвета и продуманное расположение элементов, чтобы дашборд было легко читать.
Где создать дашборд
Выбор инструмента зависит от потребностей, бюджета и технических возможностей.
Простые инструменты 
Microsoft Excel / Google Таблицы
Вполне реально создать информативный дашборд в Excel, Google Таблицах и их аналогах. Эти инструменты просты в использовании и позволяют создавать простые графики и диаграммы, чего достаточно для визуализации небольших объёмов данных.
Продвинутые инструменты BI-системы (Business Intelligence)
Автоматизируют сбор данных из разных источников и предлагают различные инструменты анализа и визуализации больших объёмов данных. Пример: Power BI, Tableau, Qlik Sense или другие отечественные аналоги.
Индивидуальная разработка
Подходит крупным компаниям с уникальными требованиями к функционалу и интеграциям. Позволяет создать решение, адаптированное под нужды бизнеса, но требует финансовых и временных затрат.
Встроенные в специализированные решения дашборды
Специализированные решения уже включают в себя встроенную аналитику и готовые дашборды, адаптированные под специфику административно-хозяйственных задач.
Преимущества встроенной в сервис-деск аналитики:
Это быстро
Вся информация уже собрана в одном месте, и вам не нужно тратить время на поиск данных в разных источниках. Часто этого достаточно для решения большинства бизнес-задач.
Готовые инструменты аналитики
Можно сразу приступать к работе с данными и использовать готовые отчёты и преднастроенные дашборды.
Простота использования
Интуитивно понятный интерфейс позволяет работать с аналитикой даже без специальных навыков.
Практика. Создаём базовый дашборд с нуля в Excel
Для знакомства с аналитикой на базовом уровне подойдут Excel, Google Таблицы и аналоги.
Вспомним наш пример с отслеживанием эффективности работы АХО. Мы выбрали следующие метрики: среднее время реакции на заявку, процент заявок, закрытых в срок, и средняя оценка сотрудников.
Создаём таблицу и задаём метрики
В первой строке указываем заголовки столбцов: «Ключевые метрики», «Январь», «Февраль», «Март» и т.д.
В следующих строках вводим названия KPI и соответствующие данные за каждый месяц.
Шаг 1. Прописываем метрики и вносим данные
Строим графики и диаграммы
Для этого выделяем столбцы с данными для каждого KPI и столбцы с месяцами.
На вкладке «Вставка» выбираем подходящий тип графика (например, для времени реакции — линейчатую диаграмму, для процента выполнения SLA — гистограмму, а для оценки удовлетворённости — график с областями).
Шаг 2. Строим графики
Делаем дашборд визуально понятным
Выбираем цвет столбцов и шрифта, отображение легенды.
Шаг 3. Работаем с визуальным отображением данных
Готово! Конечно, это базовый пример. В работе вам предстоит решать более сложные задачи.
Кейсы Wave Service: дашборды для решения задач АХО и управляющих
Типовой дашборд, в котором всё учтено
Создание дашборда с нуля может оказаться сложной задачей, особенно если вы не знаете точно, какие данные вам нужны и как их лучше визуализировать.
Мы взяли эту задачу на себя и разработали комплексный дашборд, который уже содержит набор нужных инструментов для эффективного управления.
Типовой дашборд состоит из 9 разделов: общая информация по заявкам, популярные запросы, эффективность сотрудников, статус задач и многое другое. Подробнее о каждом разделе — в нашем центре поддержки.
Скриншот типового дашборда из системы
Пример. Что можно узнать из типового дашборда в Wave Service
Ситуация: вы хотите отследить картину дел в офисе за последнюю неделю, для этого открываете аналитику.
В разделе «Общие сведения о заявках» вы замечаете, что средняя оценка выполненных работ ниже нормативной — например, 4,3.
Анализ общей оценки выполненных работ в типовом дашборде
Анализируя комментарии, понимаете, что сотрудники недовольны качеством уборки.
Анализ комментариев сотрудников
В разделе «Популярные заявки и помещения» обнаруживаете, что большинство жалоб поступает из новых переговорных. 
Анализ заявок из помещений
В разделе «Работа персонала» анализируете, кто из клинеров ответственен за эти кабинеты, смотрите среднюю оценку работы, проверяете, нарушается ли SLA, чтобы выявить возможные причины снижения качества работы (например, нехватка инвентаря или нереальные сроки SLA).
Детальный анализ работы исполнителей
Вы понимаете, что Иванова Мария Ивановна, клинер в переговорных, стала хуже справляться с работой.
Связавшись с исполнителем, выясняете, что SLA для новых переговорных проставлен неверно — 15 минут на уборку не хватает, но исполнитель пожертвовал качеством, чтобы успеть.
Принимаете решение скорректировать SLA, информируете персонал о корректировке и с новым подходом ожидаете результат.
В этом примере мы не воспользовались всеми разделами дашборда, и это демонстрирует его гибкость. Типовой дашборд — это основа, которую можно адаптировать под ваши потребности.
Наши клиенты используют дашборды для решения разных задач. При этом кто-то начинает с простых и наглядных вариантов (например, отслеживание корпоративных зонтов), а кто-то — отслеживает работу подрядчиков, формирует систему мотивации на основе данных и многое другое.
Ни одной пропущенной заявки: дашборд для лучшего сервиса
Ситуация: в конце рабочего дня вам нужно составить отчёт о работе сервисной службы. Вместо того чтобы просматривать десятки заявок, вы открываете дашборд и сразу видите общую картину.
Дашборд для ежедневного мониторинга заявок
Как это работает
Дашборд создан по принципу светофора:
- Красный — заявки, которые не были выполнены в течение дня.
- Жёлтый — заявки, выполненные с нарушением SLA (срока реакции и/или срока исполнения).
- Зелёный — заявки, выполненные точно в срок.
Преимущества
Достаточно одного взгляда на дашборд, чтобы оценить ситуацию. Вы можете быстро выявить проблемные заявки (например, заметить, что нарушение срока вызвано отсутствием расходников) и принять меры по их решению. Вам не нужно тратить время на сбор и обработку данных, вся информация уже есть на дашборде.
Мотивация на результат: данные для расчёта KPI
Дашборды могут быть полезны не только для контроля за работой сервисных служб, но и для построения прозрачной и эффективной системы мотивации сотрудников.
Дашборд для расчёта KPI
На таком дашборде можно увидеть реальную картину работы каждого сотрудника, его вклад в общее дело и уровень клиентоориентированности.
Это кейс управляющей компании «Теорема», HR-специалисты ежемесячно рассчитывают премии на основе данных.
Какие данные может отображать такой дашборд
- Количество выполненных заявок и задач
- Соблюдение сроков SLA
- Оценка качества работ
- Количество инициативных задач — например, сотрудник не просто заменил лампочку, но и сам заметил отходящий плинтус и устранил проблему, не дожидаясь отдельной заявки
- Участие в решении сложных задач в качестве помощника
На основе этих показателей и собственной формулы УК «Теорема» рассчитывает премии исполнителям. Благодаря прозрачной системе, сотрудники знают, за что получают премию, и стремятся работать лучше, проявляют инициативу и уделяют больше внимания качеству обслуживания.
Клининг, ремонт, обслуживание — всегда видно, чем занимается сервисная бригада
На крупном металлургическом комбинате для управления административно-хозяйственной деятельностью используют более 15 дашбордов.
Один из них позволяет отслеживать ключевые показатели работы сервисной службы. Эта служба является подрядной бригадой, в которую входят электрики, сантехники и ремонтники. Они занимаются обходами помещений, устранением неисправностей и реагируют на заявки сотрудников.
Сервисная бригада на комбинате работает в тесной связке с АХО и операторами питания, чтобы обеспечивать бесперебойную работу всех объектов питания. Подробнее об опыте автоматизации крупного комбината — в кейсе по ссылке.
Дашборд для мониторинга работы сервисной бригады
Для оценки эффективности работы бригады используется специальный дашборд, который отображает:
- Количество выполненных заявок
- Соблюдение сроков SLA — насколько оперативно бригада реагирует на заявки и устраняет неисправности.
- Качество выполненных работ — основываясь на отзывах и оценках заказчиков.
- Количество выявленных и устранённых недостатков во время превентивных обходов.
- Динамика всех этих показателей в разрезе времени — по неделям, месяцам, кварталам.
Нестандартные дашборды: 3 примера
Помимо контроля за ключевыми показателями, дашборды Wave Service помогают отслеживать и анализировать нестандартные процессы.
Например, с помощью дашбордов можно наладить учёт корпоративных зонтов. Офис-менеджер видит общее количество зонтов, список сотрудников, которые взяли зонт, и может отслеживать сроки возврата. Система автоматически подсвечивает «просроченную аренду» — зонты, которые находятся у сотрудников дольше установленного срока.
Дашборд для отслеживания корпоративных зонтов
Такой подход помогает минимизировать потери и своевременно пополнять запасы.
Подробнее об идее с корпоративными зонтами рассказывали в подборке. Почитайте, как можно сделать офис комфортным с помощью автоматизации.
Аналогичным образом можно отслеживать занятость водителя или курьера. Если в вашей компании есть штатный водитель, и вам важно оперативно планировать его рабочее время, такой дашборд станет незаменимым помощником для быстрого и наглядного ответа на простой вопрос: «Свободен ли сейчас водитель?».
Дашборд отображает занятость водителя
А ещё дашборд поможет навести порядок с выдачей и возвратом временных пропусков: система фиксирует время выдачи, ответственного сотрудника и контактные данные владельца. Это снижает риск потери пропусков и упрощает контроль за соблюдением мер безопасности.
Дашборд позволяет оперативно отслеживать ситуацию с пропусками на ваш объект
Мы умеем настраивать дашборды для визуализации специфичных данных. Это помогает сократить время на контроль и обеспечить эффективное управление административно-хозяйственными процессами.
Дашборды — это не просто красивая картинка на экране, а необходимый инструмент для эффективного управления обслуживанием объектов недвижимости в современных реалиях. В этой статье мы показали, насколько гибким и удобным может быть этот инструмент.
Вы можете уже сейчас создать свой первый дашборд в бесплатных инструментах и экспериментировать с аналитикой.
Если же вы ищете комплексный подход, запишитесь на демо.
Wave Service создан для специалистов АХО и управляющих и помогает автоматизировать ключевые процессы: от учёта заявок и внутренних задач до бронирований, инвентаризации и аналитики.
В вашем распоряжении будет готовый дашборд и множество других инструментов, доступных с первого дня использования.
