Wave Service — это цифровой помощник для специалистов АХО. Продукт автоматизирует рутинные административно-хозяйственные процессы: от клининга и обработки заявок до инвентаризации и учёта расходных материалов. И теперь у нас появился новый модуль — «Ассистент для организации эвакуации сотрудников».
Идею подсказали нам специалисты административно-хозяйственных служб. Они искали простое и эффективное решение для контроля эвакуации сотрудников «в пару кликов» — и у нас получилось такое реализовать.
В этой статье расскажем, как работает модуль для организации эвакуации, и какие преимущества он даёт.
Проблемы при контроле эвакуации сотрудников
Современные системы безопасности не всегда включают возможности для контроля эвакуированных
Современные системы оповещения (СОУЭ), пожаротушение, аварийное освещение играют ключевую роль при эвакуации персонала, но нередко они не обеспечивают контроль эвакуированных в режиме реального времени и не помогают отследить местонахождение каждого человека.
Получается, что в условиях стресса ответственным специалистам приходится брать эти задачи на себя:
- Оповестить сотрудников
Даже если есть готовые шаблоны писем, корпоративный портал или чат в мессенджере, нет гарантии, что информация до всех дойдёт вовремя. Ручные рассылки — ненадёжны: легко допустить ошибку, пропустить кого-то из списка или потратить время на поиск нужного контакта.
- Выяснить, кто где находится
Оповестить сотрудников — это полдела. Ещё сложнее в режиме реального времени понимать, кто фактически находится в здании и нуждается в помощи.
- Скоординировать действия при эвакуации и собрать данные
В условиях эвакуации информация поступает из разных источников: кто-то отмечается в чате, кто-то отправляет сообщение, кто-то звонит. Ответственным приходится тратить время, чтобы собрать все данные, а затем осмыслить их и принять решение.
Подобная фрагментарность и несвоевременность информации создают хаос, замедляют процесс эвакуации и увеличивают риски. Более того, разрозненные данные затрудняют последующий анализ и поиск точек роста для оптимизации процесса, что особенно важно при проведении тренировочной эвакуации.
Решение: модуль «Ассистент для эвакуации сотрудников»
Вместе с практикующими специалистами АХО мы разработали новый модуль — «Ассистент для эвакуации сотрудников» — это цифровое решение для безопасности офисов, бизнес-центров и других объектов коммерческой недвижимости.
«Ассистент» позволяет административно-хозяйственным службам сосредоточиться на главном – безопасности людей – в критической ситуации.
- Мгновенная рассылка
Специалисту не нужно вручную составлять и отправлять сообщения каждому сотруднику. Достаточно одного нажатия — и оповещения мгновенно будут доставлены всем нужным людям.
Кнопка «Начать эвакуацию» в мобильном приложении
- Оперативная обратная связь
SMS-рассылки обеспечат быструю и надёжную связь с сотрудниками в чрезвычайной ситуации.
- Автоматический отчёт со списком сотрудников
Система формирует онлайн-отчёт со списком всех сотрудников, их контактными данными и статусом: кто получил уведомление, и кто подтвердил эвакуацию.
Кто это работает
- Если нужно провести эвакуацию, ответственный сотрудник может создать заявку в мобильном приложении или в веб-версии Wave Service — в зависимости от того, что удобнее в данный момент.
Система позволит быстро оповестить сотрудников как о чрезвычайных ситуациях внутри офиса, требующих эвакуации (пожар, задымление и т.д.), так и о внешних чрезвычайных ситуациях, представляющих угрозу для сотрудников компании. 
Начало эвакуации и передача инструкций в Wave Service При создании заявки ответственный сотрудник может указать тип эвакуации — плановая или внеплановая — и добавить важные инструкции для сотрудников: схемы эвакуации или напоминания о необходимости взять с собой специальное оборудование (например, респираторы).
- После запуска эвакуации система автоматически отправит SMS всем сотрудникам по заранее заданному списку.
SMS о начале учебной эвакуации
- По мере того как сотрудники отвечают на SMS, в системе отображается актуальный статус каждого человека из списка: находится ли он в безопасности, нужна ли ему помощь. Это позволяет руководству компании в режиме реального времени отслеживать ситуацию и владеть информацией обо всех сотрудниках, даже если кто-то работает удалённо.
Информация об эвакуированных сотрудниках
В списках, помимо статуса, отображаются контактные данные сотрудников (номер телефона и адрес электронной почты), их должность и отдел.
Это позволяет не только быстро связаться с нужным человеком в случае необходимости, но и эффективнее координировать действия в рамках эвакуации, учитывая специфику работы разных отделов и возможные особенности их местонахождения внутри здания.
- Когда эвакуация завершена, ответственный может через систему передать сотрудникам дальнейшие инструкции. Например, сообщить, можно ли отправиться домой или стоит дождаться дополнительных указаний, где можно укрыться от непогоды, когда и где будет возможно забрать личные вещи и т.д.
Инструкции о действиях после окончания эвакуации
- Все действия фиксируются в истории, а данные доступны для формирования отчётов по эвакуации и анализа процесса.
История эвакуаций в системе
При таком подходе к управлению эвакуацией у специалистов остаётся больше времени и ресурсов для координации действий в критических ситуациях.
Мы уже тестируем новый модуль для учебных эвакуаций на объектах наших клиентов. Надеемся, что другие виды эвакуации и не понадобятся.Если мы заинтересовали вас простым решением для контроля эвакуации персонала, запишитесь на бесплатное тестирование.
Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами, чтобы обсудить варианты пилотного проекта с учётом вашей специфики.
Полезные материалы для специалистов АХО:
Зачем АХО автоматизация — разбираем, с какими вызовами сталкиваются специалисты АХО, и предлагаем решение.
Автоматизация управления в бизнес-центре — кейс об автоматизации процессов обслуживания и эксплуатации в бизнес-центре класса В.
Для специалистов АХО и HR-менеджеров: мы знаем, о каких проблемах молчат сотрудники. Как наладить обратную связь с сотрудниками и создать атмосферу доверия? Делимся опытом, основанным на анализе более 2 миллионов заявок и реальных историях.
